TechBlogSD - Все для WordPress и WEB разработки
WEB и WordPress инструкции, новости, обзоры тем и плагинов

10 советов по Excel для повышения производительности

40

Большинство организаций по всему миру используют Microsoft Excel для выполнения различных задач. Вы можете выполнять простой анализ данных для сложных задач, таких как отслеживание продаж, управление запасами и создание заметок с помощью Excel. Он предоставляет сеточный интерфейс, который позволяет пользователям организовывать и обрабатывать различные типы данных в их собственном стиле и структуре. Однако большинство пользователей понимают Excel только как программу для работы с цифрами, но существует множество функций и приемов Excel, которые можно использовать для повышения своей производительности.

Вот 10 лучших советов по повышению производительности в Microsoft Excel.

  1. Используйте шаблоны Excel
  2. Попробуйте диаграммы Excel
  3. Назовите ячейки Excel для справки
  4. Создавайте красивые таблицы Excel
  5. Простое форматирование
  6. Попробуйте заполнить флэш
  7. Использовать данные списка
  8. Закрепить заголовок
  9. Получите быструю сумму
  10. Попробуйте быстрые клавиши

Связано: Преобразование строк в столбцы в Excel.

1 Используйте шаблоны Excel

Создание структуры вашей информации может быть утомительным и трудоемким. К счастью, Excel предлагает множество готовых шаблонов для различных задач, и вам не нужно создавать дизайн с нуля.

  • Чтобы использовать шаблоны Excel, откройте электронную таблицу и затем в раскрывающемся меню «Файл» выберите «Создать».

10 советов по Excel для повышения производительности

Новая рабочая тетрадь

  • Excel отобразит список шаблонов для различных целей, таких как управление финансами, планирование, управление проектами, календари и т.д.

10 советов по Excel для повышения производительности

Список шаблонов Excel

  • Выберите один из вариантов, скажите «Бюджет» и щелкните значок «Создать» в появившемся всплывающем окне.

10 советов по Excel для повышения производительности

Создать из шаблона

  • Теперь вы можете настроить шаблон в соответствии со своими требованиями.

10 советов по Excel для повышения производительности

Настроить шаблон

Примечание. Вы также можете искать шаблоны в Интернете при подключении к Интернету.

2 Использование диаграмм Excel

Диаграммы очень полезны для обобщения огромных данных в простые иллюстрации, которые легко понять и проанализировать. Понимание некоторых приемов работы с диаграммами в Excel поможет вам создавать более значимые диаграммы за меньшее время.

  • Используйте функцию «Рекомендуемая диаграмма», чтобы определить наиболее подходящую диаграмму, которую вы можете создать на основе ваших данных.
  • Щелкните любую ячейку в диапазоне данных и на вкладке «Вставить» выберите рекомендуемые данные.
  • Щелкните различные параметры, просмотрите диаграмму и, когда найдете лучший вариант, нажмите «ОК» для вставки.

10 советов по Excel для повышения производительности

Рекомендуемые графики

  • Настройте диаграмму, используя «Инструменты диаграммы», которые появляются поверх всех пунктов меню.

10 советов по Excel для повышения производительности

Инструменты для диаграмм

  • Вы можете добавить больше данных в таблицу, и Excel автоматически обновит диаграмму. Чтобы добавить столбец (Q4), введите «Q4» в ячейку справа от заголовка «Q3».
  • Введите данные за четвертый квартал и обратите внимание, что диаграмма автоматически отображает данные для добавленного столбца.

10 советов по Excel для повышения производительности

Добавить данные

Помните, что если вы хотите преобразовать таблицу данных в диаграмму, просто нажмите клавиши «Alt + F1». Excel автоматически преобразует выбранную таблицу в элегантную диаграмму.

3 Именование ячеек Excel для упрощения ссылок

Поле «Имя» в Excel слева (прямо) над ячейками отображает имя текущего выбора (таблица, ячейка и т.д. ).

  • По умолчанию программа присваивает имя ячейке, комбинируя букву столбца и номер строки.

10 советов по Excel для повышения производительности

Поле имени

  • Вы можете назначить настраиваемое имя ячейкам, диапазону или таблице, чтобы избежать путаницы и повысить скорость при обращении к определенной ячейке или диапазону.
  • Выберите ячейку или диапазон и щелкните ее правой кнопкой мыши. Выберите «Определить имя» из списка меню.

10 советов по Excel для повышения производительности

Определение имени

  • Введите имя ячейки и выберите область действия. Вы можете добавить некоторые комментарии для описания ячейки в текстовом поле «Комментарий», а затем нажать «ОК».

10 советов по Excel для повышения производительности

Введите имя

  • Вы используете собственное имя в формуле Excel.

10 советов по Excel для повышения производительности

Пользовательские имена

Связано: Изменить имя встроенного файла в Excel.

4 Преобразование простой таблицы в красивые таблицы Excel

У вас есть простая таблица данных на листе Excel? Вы можете преобразовать простую таблицу в красивую таблицу Excel с фильтром и альтернативными цветами для строк. Просто щелкните внутри своей таблицы и нажмите клавиши «Control + F1», чтобы преобразовать ее в красивую таблицу Excel.

10 советов по Excel для повышения производительности

Создавайте красивые таблицы

5 Простое форматирование

Ввод больших объемов данных в электронные таблицы не только утомительно, но и подвержен ошибкам. Одна ошибка в ваших данных может стоить дорого, но с помощью определенных уловок вы можете свести к минимуму объем работы и ошибок.

  • Основной способ борьбы с ошибками – отформатировать ячейку для определенного типа данных. Для этого выберите ячейку (я) и разверните параметры формата «Число» на вкладке «Главная».
  • Выберите тип данных, который вы хотите ввести в ячейки. На вкладке «Число» выберите категорию, укажите желаемый формат на правой панели и нажмите «ОК».

10 советов по Excel для повышения производительности

Числовой формат

Связано: Исправить медленный лист Excel при обработке ваших данных.

6 Попробуйте Flash Fill

  • При работе с данными с определенным шаблоном используйте «Flash Fill» для автоматического завершения ввода.
  • Заполните первые несколько примеров, выберите следующую ячейку и нажмите «Flash Fill» на вкладке «Data».

10 советов по Excel для повышения производительности

Flash Fill

  • Excel завершит заполнение остальных ячеек.

10 советов по Excel для повышения производительности

Заполненные ячейки

  • Когда у вас есть определенный список записей, таких как категории продуктов, возрастные группы и т.д., Вы можете сэкономить время и управлять вводом данных с помощью списка вариантов на выбор.

7 Использование данных списка

  • Выделите ячейки и на вкладке «Данные» перейдите к инструменту «Проверка данных».
  • В разделе «Разрешить» выберите «Список», а затем введите параметры в разделе «Источник» через запятую. Если у вас есть список в электронной таблице, выберите диапазон и нажмите «ОК».

10 советов по Excel для повышения производительности

Контрольный список

  • При заполнении данных, будет быстрее выбрать из списка, что для ввода.

10 советов по Excel для повышения производительности

Запись в список

Связанный: Как создать флажок и переключатели в Excel?

8 Закрепить заголовок

Заголовок столбца сложно запомнить при работе с длинными и широкими листами. Не волнуйтесь, выберите вторую строку под заголовком и нажмите «Закрепить панели» в меню «Вид> Закрепить панели». Это заморозит первую строку заголовка и оставит ее плавающей при прокрутке содержимого. Это поможет вам легко проверить заголовок при прокрутке листа вниз.

Как и в случае с первой строкой, вы также можете закрепить первый столбец листа.

9 Quick Sum, Max, Min и Average

Когда у вас есть число в столбце, нажмите «Control + Shift + T» в Windows или «Command + Shift + T» на Mac, чтобы быстро получить сумму.

10 советов по Excel для повышения производительности

Быстрая сумма, максимум, минимум и средние значения

В отфильтрованной таблице Excel вы можете увидеть раскрывающийся список с суммой. Нажмите на нее, чтобы получить другие параметры, такие как макс., Мин., Среднее, количество, стандартное отклонение и т.д.

Связанный: Как сравнить две книги Excel?

10 Используйте сочетания клавиш Excel

Перемещение между листами и разными документами Excel может быть затруднительным, если вы не знаете правильных сочетаний клавиш. Например, если вам нужно большое пространство, нажмите «Control + F1», чтобы скрыть ленту.

Ознакомьтесь с нашим бесплатным руководством по сочетаниям клавиш в Excel, чтобы стать экспертом.

Заключение

Цель каждого человека или компании – стать более продуктивным и эффективным, и Microsoft Excel помогает в достижении этой цели. Для тех, кто использует Excel для выполнения различных задач, приведенные выше советы могут повысить скорость и точность обработки данных, сэкономив ваше время и деньги.

Источник записи: www.webnots.com
Leave A Reply

Этот веб-сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта. Мы предполагаем, что вы согласны с этим, но вы можете отказаться, если хотите. Принимаю Подробнее