Топ 10 лучших онлайн инструментов для совместной работы в 2019 году
Топ 10
Если вы владеете малым бизнесом, вам могут понадобиться инструменты, которые помогут вам управлять своими проектами со строгим бюджетом. К счастью, есть несколько инструментов для совместной работы, которые позволяют вам сделать это. Хотя большинство инструментов из этого списка не являются полностью бесплатными, они предлагают пробные версии, которые позволяют владельцам бизнеса их опробовать и посмотреть, подходят ли они или нет. Вот вам 10 из лучших.
1. Jira
Jira – это гибкое программное обеспечение для управления проектами, используемое командами разработчиков для планирования, отслеживания и выпуска программного обеспечения. Это популярный инструмент, разработанный специально и используемый гибкими командами. Помимо создания историй, планирования спринтов, отслеживания проблем и поставки новейшего программного обеспечения, пользователи также создают отчеты, которые помогают улучшить команды и создавать свои собственные рабочие процессы. Как часть Atlassian, он интегрируется со многими инструментами, которые позволяют командам управлять своими проектами и продуктами от начала до конца.
2. ProWorkflow
Proworkflow – это веб-приложение для управления проектами, которое позволяет пользователям управлять задачами и проектами, отслеживать время, организовывать контакты и создавать отчеты для своего бизнеса. Это продуктивное приложение, которое предоставляет полный набор функций, но все же простое в использовании для всех членов команды. Помимо великолепных инструментов и функциональных возможностей программного обеспечения, клиенты также получают бесплатную качественную поддержку посредством консультаций и тренингов, которые помогают наладить их бизнес.
3. Office Timeline
Office Timeline – это надстройка для PowerPoint, которая позволяет пользователям легко создавать профессионально выглядящие временные шкалы и диаграммы Ганта. Планы проектов часто обновляются из-за множества факторов. Однако работа с программным обеспечением для планирования проекта может быть сложной, особенно когда необходимо представить только важные сроки и основные этапы. Электронные таблицы могут быть просты в использовании, но они не обеспечивают правильное изображение для хорошей презентации. Теперь есть более простой способ создания впечатляющих графиков и графиков с использованием знакомого программного обеспечения.
Узнайте больше об Office Timeline
4. Приложение Zoho Projects
Zoho Projects – это онлайн-приложение для управления проектами, которое помогает пользователям планировать проекты, сотрудничать с сотрудниками и клиентами, отслеживать время, управлять документами, а также создавать диаграммы и отчеты. Это часть бизнес-пакета Zoho. Пользователи работают на центральной платформе, где они могут отслеживать прогресс, обсуждать идеи, легко общаться и оставаться в курсе. Он основан на облаке и обладает высокой доступностью, где пользовательские данные хранятся в безопасности с помощью строгих систем безопасности. Программное обеспечение также масштабируемо в зависимости от количества проектов с возможностью добавления дополнительных функций.
Узнайте больше о приложении Zoho Projects
5. EasyProjects
Организуйте свою команду и выполняйте проекты вовремя и в рамках бюджета. Пришло время избавиться от этих загроможденных электронных таблиц и использовать возможности управления проектами через Интернет. Вашей команде нужен продукт, который поможет им выполнить свою работу.
6. AceProject
AceProject – это веб-программа для отслеживания проектов, которая помогает управлять проектами от начала до конца. Это комплексное решение по управлению проектами для отдельных лиц, групп и предприятий, которым необходимо контролировать свои важные рабочие процессы и не оставлять на волю случая. AceProject предоставляет инструменты для того, чтобы проекты оставались в срок и в рамках бюджета, благодаря своим функциям отслеживания времени и расходов. Ввод времени очень прост, почти автоматизирован и удобен с часами времени. Пользователи могут легко оставаться в курсе всех своих проектов с помощью панели инструментов проекта, которая дает мгновенную информацию с помощью цветовых графиков и деталей. С помощью диаграмм Ганта они могут просматривать тонкости проекта и его прогресс, чтобы иметь возможность принимать обоснованные решения и необходимые действия.
7. Procore
Создает графики, быстрее закрывает RFI, отслеживает электронную почту проекта, архивирует документы и фотографии. Управляйте подачей заявок, ежедневными журналами, заказами на изменения, оценкой стоимости работ и списками. Интегрируется с MS Project и Sage Timberline Office.
8. Buildertrend
Buildertrend – это программное обеспечение № 1 для домостроителей, подрядчиков и ремонтников. Наше программное обеспечение для строительства – это комплексное решение, в котором есть все необходимое в одном приложении для строительства.
Руководство по средствам совместной работы
Предприниматели постоянно слышат о разных терминах. Как руководитель или владелец бизнеса, ваша задача – решить, стоит ли следовать новой тенденции. В этом руководстве по программному обеспечению для совместной работы мы опишем, что такое программное обеспечение для совместной работы, почему оно необходимо и как принять обоснованное решение о покупке. Таким образом, ваш бизнес сможет воспользоваться преимуществами нового программного обеспечения. Продолжайте читать, чтобы узнать больше информации.
Что такое программное обеспечение для совместной работы?
Существует много дискуссий вокруг словарного определения программного обеспечения для совместной работы. Однако самый простой и запоминающийся из них – это «инструмент, который позволяет людям работать вместе над проектами или совместными задачами». Включенные инструменты, такие как приложения для обмена сообщениями и обмена файлами, позволяют пользователям легко взаимодействовать, чтобы не было путаницы.
Качественный программный продукт должен гарантировать, что вы улучшите такие функции, как распространение информации и координация действий. Общая цель состоит в том, чтобы повысить командную работу до такой степени, чтобы это положительно сказалось на производительности и производительности.
Типы программных инструментов для совместной работы
Есть три основных:
- Однооперационные
- Наборы для совместной работы
- Унифицированные связи
Одноцелевые инструменты для совместной работы
Как следует из названия, специализированные инструменты сосредоточены на одной важной функции, а не на множестве основных тем. Делая это, это делает обсуждение более простым для подражания, не говоря уже о том, чтобы сделать вовлеченных людей более сфокусированными. Когда одновременно нужно сосредоточиться на меньшем количестве задач, нет необходимости тратить время и энергию на их жонглирование.
Электронная почта, безусловно, самая большая и самая популярная версия до сих пор. В то время как формат позволяет вам участвовать в различных задачах, если вам нужно, основная цель – это общение. Вы можете сделать это двумя способами – внутренне или внешне. Но вы можете не найти их такими полезными, как доски объявлений. Для предпринимателей это средство отлично, так как поощряет ряд людей вносить свои идеи. В результате бизнес максимизирует креативность, и вы можете сделать это удаленно без необходимости в длительной и неорганизованной встрече.
Мгновенные сообщения и социальные инструменты быстро становятся силой в отрасли. Каждое руководство по программному обеспечению для совместной работы должно упоминать их, поскольку они вносят вклад в многомиллиардную индустрию. По оценкам TechCrunch, она скоро достигнет отметки в 100 миллиардов долларов. Одной из эффективных функций для бизнеса является мгновенный характер коммуникаций. В прошлом коллегам приходилось покидать свои парты или поднимать трубку, чтобы говорить, тогда как сейчас им нужно только проверить свой сотовый или планшет. Это также изменило способ взаимодействия компаний со своими клиентами, поэтому социальные инструменты удобны.
Хотя они в чем-то похожи на электронную почту, тот факт, что они разработаны с ориентацией на пользователя, означает их превосходство. В то время как вы можете думать, что в настоящее время социальные сети получают все необходимое, возможности для роста еще есть. Почему? Это потому, что они бесплатные, размещаются в облаке и имеют мобильные приложения. Это делает их экономически эффективными, удобными для хранения и доступными инструментами.
Сотрудничество Suites
Наборы для совместной работы объединяют функции, описанные выше, и объединяют их в единую доступную платформу. Объединение инструментов в одном решении устраняет необходимость инвестировать в несколько решений и синхронизировать их по всей компании. В результате вы можете больше сэкономить на затратах на обучение, а также продвигать управление временем и объединять команды.
Все о пакете для совместной работы обменивается информацией, от голосовой связи до веб-конференций. Сложный CRM является отличным примером. Стоит отметить, что комплекты для совместной работы стоят дорого, что делает их непопулярными среди МСП. Обычно их используют крупные корпорации, поскольку они могут позволить себе первоначальный взнос и текущие расходы.
Унифицированные связи
UC – это набор из пакета для совместной работы. Цель состоит в том, чтобы объединить программное обеспечение, которое фокусируется на взаимодействии с инструментами, которые имеют асинхронные возможности. Наряду с реализацией электронной почты и технологии VoIP, помимо прочего, она также связана с функциональностью. Это может означать, что вы можете отслеживать присутствие клиента или клиента и унифицировать ваши сообщения.
Первый способ – это отличный способ узнать, занят ли контакт или нет, позволяя вам эффективно нацеливать его, а второй дает вам возможность получать ваши сообщения. Предприятия, которые используют UC, получают выгоду от повышения удовлетворенности клиентов, поскольку они могут выполнять задачи из любого места через интерфейс в режиме реального времени.
Проблема, с которой сталкиваются МСП, заключается в том, что программное обеспечение является слишком продвинутым для устаревших систем. Для правильной интеграции вам нужна гиперконвергентная сеть.
Что делает программное обеспечение совместным?
Не каждое программное обеспечение является совместным, хотя производителям и поставщикам нравится использовать этот термин для рекламы своих продуктов. Смешение общения и сотрудничества является честной ошибкой, поскольку вы можете считать их взаимоисключающими. Кроме того, разные версии одного и того же программного обеспечения могут быть совместными и не совместными. Вот как вы можете отличить их друг от друга.
1. Гибкость
Программное обеспечение для совместной работы всегда гибкое. Следовательно, все, что жестко, не подходит для краткости. Электронная таблица является отличным примером. Если нет контроля версий и внесенные вами изменения являются постоянными, то это поможет в общении и командной работе.
Что делает электронную таблицу полезной, так это тот факт, что любой может ее редактировать. Лучшие версии позволяют пользователям комментировать или задавать вопросы.
2. Интеграция
Интеграция инструмента для совместной работы должна сосредоточиться на управлении задачами, а не на самом приложении. Facebook кажется совместным программным инструментом, пока вы не поймете, что единственное преимущество функции чата – это ускорение общения. Хотя это полезно, но это не всеобъемлющая функция, которая позволяет людям делиться идеями или делиться ими.
Для обеспечения совместной работы Facebook или любого инструмента социальных сетей необходимо ускорить взаимодействие, основанное на проектах, с функциональностью совместной работы.
3. Производительность
Использование инструментов, которые блокируют рекламу и отвлекают от работы, становится все более распространенным явлением. Думайте об этом как о функции «не беспокоить», но для вашего веб-браузера. Таким образом, вы можете сосредоточить энергию команды на критических задачах, которые требуют выполнения в сжатые сроки.
Конечно, нет никакого сотрудничества с частью основного программного обеспечения производительности. Платформа становится совместной, когда они предоставляют пользователям возможность решить проблему или создать оригинальную концепцию.
4. Доступность
Хотя интерактивная доска может соответствовать всем требованиям, не стоит судить о книге по ее обложке. Сегодня у большинства фирм нет времени собираться вокруг доски во время встречи и выдвигать идеи. Таким образом, если оборудование недоступно, оно не будет совместным.
Тем не менее, виртуальные технологии решают проблему. Виртуальная доска остается открытой до тех пор, пока вам нужно, чтобы каждый, у кого есть решение, мог ее записать. Доска объявлений похожа, но она концентрируется на том, чтобы задавать вопросы и запрашивать информацию.
Преимущества совместной работы команды
Работа в команде всегда была модным словом, в которое работодатели вкладывали средства для запуска успешного стартапа. Тем не менее, это было в то время, когда руководители использовали свою интуицию и не анализировали данные. В нашем мире, управляемом данными, нетрудно понять, почему совместная работа в команде стала одним из центральных принципов бизнеса во всем мире.
Массовые 96% руководителей и руководителей 21-го века считают, что отсутствие сотрудничества приводит к большинству их проблем. Ниже приведены преимущества этого руководства по программному обеспечению для совместной работы, которые вы можете получить, инвестируя в оборудование, ориентированное на команду.
1. Эффективное управление задачами
Инструменты Collab упрощают управление проектами, поскольку они устраняют ошибки, такие как потеря документов или неправильное сохранение новых версий. Современные компании имеют работодателей, которые являются цифровыми кочевниками, поэтому очень важно, чтобы команда могла зарегистрироваться и задать вопросы, не находясь в комнате.
2. Объединяет людей
То, что они не взаимодействуют лицом к лицу, не означает, что они не связаны. Коллеги часто строят отношения, потому что они регулярно общаются и навязывают друг другу. В результате культура вашей компании не только более креативна, но и более гармонична. Когда сотрудники довольны, производительность и эффективность увеличиваются.
3. Лучшее обслуживание клиентов
Удовлетворение клиентов так же важно, как и удовлетворение сотрудников. Программное обеспечение для коллективной работы делает это, позволяя вашим сотрудникам общаться, чтобы тушить пожары. Когда человек звонит с запросом или жалобой, все, что нужно сделать представителю, – это зайти на платформу, чтобы найти человека, который может ответить на вопрос. Или они могут перепроектировать заметки, чтобы увидеть, что пошло не так, и найти решение.
4. Повышение производительности
Все вместе эти функции гарантируют, что производительность достигнет новых высот. Слишком часто клики рабочей силы обходятся предприятиям в деньги, около 3000 долларов на человека, согласно исследованию. Включая программное обеспечение для коллаборации, компания должна работать вместе, раз и навсегда избавив офис от клики.
Как выбрать сделанное на заказ решение
Если это руководство по программному обеспечению для совместной работы заставило вас задуматься об инвестициях в платформу, то следующим шагом будет решение, какое решение лучше всего подходит для вашего бизнеса. Это факторы, которые необходимо учитывать.
1. Удобный для пользователя
Сотрудники не слушают начальников и не ждут подтверждения относительно инструментов совместной работы. Если это облегчит их жизнь, они загрузят приложение и будут использовать его для общения с коллегами. И процесс без проблем, потому что большинство из них бесплатны.
Хотя это полезно в некоторых отношениях, это означает, что вы должны убедиться, что все используют одну и ту же технологию. В противном случае это сведет на нет смысл инвестирования в него в первую очередь. Имея это в виду, выберите программный продукт, который дает все, что нужно и нужно сотрудникам.
Таким образом, не нужно будет выходить за пределы трассы и разделять офис.
2. Разнообразие
Чтобы мешать вещам быстро выйти из-под контроля и выйти из-под контроля, вы должны выбрать платформу, которая имеет широкий спектр функций. От обмена сообщениями до видеоконференций и обмена календарями, попробуйте собрать все инструменты в одном месте. Тогда доступность и навигация не могут быть более простыми. По этой причине инструмент унифицированных коммуникаций обычно является фантастическим выбором.
3. Личная непринужденность
Все работают по-разному, поэтому не стоит пытаться внедрять единую для всех политику. Вместо этого выберите программное обеспечение, которое интегрируется на различных платформах для дополнительной доступности. Мобильный вариант – это всегда хорошая идея, чтобы люди могли работать удаленно, но не забывайте и о веб-браузерах.
Доступ к данным из настольной версии приложения означает, что вам не нужно ничего скачивать. Все сотрудники должны сделать, чтобы позвонить или посетить видео-встречу, чтобы открыть свой ноутбук.
4. Безопасность
В среде, где хакеры будут нацеливаться на ваши серверы, вы должны защитить ваши конфиденциальные данные. Всегда ищите признаки безопасности, такие как зашифрованные сообщения, прежде чем рекламировать всю информацию о компании в Интернете. Кроме того, спросите, есть ли у поставщика резервная копия, когда программное обеспечение отключается.
Конечно, помните, что вы тоже несете ответственность. Итак, у вас есть человек, который будет контролировать безопасность?
5. Добавлены дополнения
Вы не хотите, чтобы обслуживание завершалось после совершения покупки. Качественное программное обеспечение для совместной работы гарантирует, что качество обслуживания клиентов будет продолжаться в течение нескольких месяцев и лет. Гарантия, которая распространяется на техническое обслуживание, очень важна, так как случаются глюки, а также круглосуточное обслуживание клиентов.
Вероятно, основным дополнением, на которое стоит обратить внимание, является учебный курс. Программное обеспечение сложно интегрировать, поэтому наличие эксперта научит вас его использовать.
Что нужно учитывать
Тот факт, что у вас есть платформа, не означает, что успех гарантирован. Первый шаг – решить, кто возьмет на себя управление программным обеспечением. Управление означает, что один человек с командой под его управлением будет управлять программным обеспечением и создавать политики. Они должны включать процессы, приоритеты и стратегии.
Как вы тренируете свою рабочую силу, еще один важный вопрос. После того, как информация передана вам, она должна четко и кратко продолжить цепочку. В противном случае ваш персонал не поймет, как эффективно его использовать.
Ваш бизнес-план не должен быть отделен от программного обеспечения. Платформа напрямую влияет на то, чего вы хотите достичь, поэтому вы должны определить свои основные цели. Таким образом, вы с большей вероятностью достигнете своих целей в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Заключение
Это руководство по программному обеспечению для совместной работы призвано показать, что вы можете извлечь выгоду из более высокой производительности и эффективности с правильной платформой. Однако вам необходимо сконцентрироваться на таких функциях, как навигация и доступность, а также обучение производителей, чтобы приспособить их к вашим потребностям.
Статья была переведена для блога TechBlog.SDStudio.top
Источник: project-management.com