আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করার জন্য 10 টি এক্সেল টিপস
বিষয়বস্তু
বিশ্বের অধিকাংশ প্রতিষ্ঠানই মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে বিভিন্ন কাজ সম্পন্ন করে। আপনি বিক্রয় ট্র্যাকিং, ইনভেন্টরি ম্যানেজ করা এবং এক্সেলের সাথে মেমো তৈরির মতো জটিল কাজগুলিতে সহজ ডেটা বিশ্লেষণ করতে পারেন। এটি একটি গ্রিড ইন্টারফেস সরবরাহ করে যা ব্যবহারকারীদের তাদের নিজস্ব স্টাইল এবং কাঠামোতে বিভিন্ন ধরণের ডেটা সংগঠিত এবং প্রক্রিয়া করতে দেয়। যাইহোক, বেশিরভাগ ব্যবহারকারী এক্সেলকে শুধুমাত্র পরিসংখ্যানের জন্য একটি প্রোগ্রাম হিসাবে বোঝেন, কিন্তু অনেকগুলি এক্সেল ফাংশন এবং কৌশল রয়েছে যা আপনি আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য ব্যবহার করতে পারেন।
মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করার জন্য এখানে শীর্ষ 10 টি টিপস রয়েছে।
- এক্সেল টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
- এক্সেল চার্ট ব্যবহার করে দেখুন
- রেফারেন্সের জন্য এক্সেল কোষের নাম দিন
- সুন্দর এক্সেল টেবিল তৈরি করুন
- সহজ বিন্যাস
- ফ্ল্যাশ ফিল করার চেষ্টা করুন
- তালিকা ডেটা ব্যবহার করুন
- হেডার ফ্রিজ করুন
- দ্রুত যোগফল পান
- কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে দেখুন
সম্পর্কিত: এক্সেলে সারিগুলিকে কলামে রূপান্তর করুন ।
1 এক্সেল টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
আপনার তথ্যের কাঠামো ডিজাইন করা ক্লান্তিকর এবং সময়সাপেক্ষ হতে পারে। সৌভাগ্যবশত, এক্সেল বিভিন্ন কাজের জন্য বিভিন্ন ধরনের রেডিমেড টেমপ্লেট অফার করে, এবং আপনাকে স্ক্র্যাচ থেকে একটি ডিজাইন তৈরি করতে হবে না।
- এক্সেল টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করতে, স্প্রেডশীটটি খুলুন এবং তারপরে "ফাইল" ড্রপ-ডাউন মেনুতে "নতুন" নির্বাচন করুন।
নতুন ওয়ার্কবুক
- এক্সেল বিভিন্ন ব্যবহারের জন্য টেমপ্লেটগুলির একটি তালিকা প্রদর্শন করবে যেমন আর্থিক ব্যবস্থাপনা, সময়সূচী, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা, ক্যালেন্ডার ইত্যাদি।
এক্সেল টেমপ্লেট তালিকা
- বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন, "বাজেট" বলুন এবং ফলস্বরূপ পপ-আপে "তৈরি করুন" আইকনে ক্লিক করুন।
টেমপ্লেট থেকে তৈরি করুন
- আপনি এখন আপনার প্রয়োজনীয়তা অনুসারে টেমপ্লেটটি কাস্টমাইজ করতে পারেন।
টেমপ্লেট কাস্টমাইজ করুন
দ্রষ্টব্য: ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত হলে আপনি অনলাইনে টেমপ্লেটগুলি অনুসন্ধান করতে পারেন।
2 এক্সেল চার্ট ব্যবহার করুন
চার্টগুলি খুব সহজেই সাধারণ চিত্রের মধ্যে বিশাল তথ্য সংক্ষিপ্ত করতে সাহায্য করে যা বোঝা এবং বিশ্লেষণ করা সহজ। এক্সেলে চার্টের জন্য কয়েকটি কৌশল বোঝা আপনাকে কম সময়ে আরও অর্থপূর্ণ চার্ট তৈরি করতে সাহায্য করবে।
- আপনার ডেটার উপর ভিত্তি করে আপনি যে সবচেয়ে উপযুক্ত চার্ট তৈরি করতে পারেন তা বের করতে "প্রস্তাবিত চার্ট" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন।
- ডেটা রেঞ্জের মধ্যে যে কোন ঘরে ক্লিক করুন এবং "সন্নিবেশ করান" ট্যাবে ডাটা সুপারিশ করুন।
- বিভিন্ন বিকল্পে ক্লিক করুন, চার্টের পূর্বরূপ দেখুন এবং একবার আপনি সেরা পছন্দটি খুঁজে পেলে সন্নিবেশ করতে "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
প্রস্তাবিত চার্ট
- সমস্ত মেনু আইটেমের উপরে প্রদর্শিত "চার্ট টুলস" ব্যবহার করে চার্ট কাস্টমাইজ করুন।
চার্ট টুলস
- আপনি টেবিলে আরো তথ্য যোগ করতে পারেন এবং এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে চার্ট আপডেট করবে। একটি কলাম (Q4) যোগ করতে, "Q3" হেডারের ডানদিকে "Q4" টাইপ করুন।
- চতুর্থ ত্রৈমাসিকের জন্য ডেটা লিখুন এবং মনে রাখবেন যে চার্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ করা কলামের জন্য ডেটা প্রদর্শন করে।
ডেটা যোগ করুন
মনে রাখবেন, যখন আপনি আপনার ডেটা টেবিলটিকে একটি চার্টে রূপান্তর করতে চান তখন কেবল "Alt + F1" কী টিপুন। এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাচিত টেবিলটিকে একটি মার্জিত চার্টে রূপান্তরিত করবে।
3 সহজ রেফারেন্সিং এর জন্য এক্সেল ঘরের নামকরণ
ঘরের উপরে বাম (ঠিক) এক্সেল "নাম বাক্স" বর্তমান নির্বাচন (টেবিল, সেল ইত্যাদি) এর নাম প্রদর্শন করে।
- ডিফল্টরূপে, প্রোগ্রামটি কলামের অক্ষর এবং সারির সংখ্যাকে একত্রিত করে ঘরে নাম নির্ধারণ করে।
নাম বাক্স
- আপনি একটি নির্দিষ্ট কক্ষ বা পরিসীমা উল্লেখ করার সময় বিভ্রান্তি এড়াতে এবং গতি উন্নত করার জন্য কোষ, একটি পরিসীমা বা একটি টেবিলের জন্য একটি কাস্টম নাম বরাদ্দ করতে পারেন।
- ঘর বা পরিসীমা নির্বাচন করুন এবং এটিতে ডান ক্লিক করুন। মেনু তালিকা থেকে "নাম সংজ্ঞায়িত করুন" নির্বাচন করুন।
নাম সংজ্ঞায়িত করা
- ঘরের জন্য একটি নাম লিখুন এবং সুযোগ নির্বাচন করুন। আপনি "মন্তব্য" পাঠ্য বাক্সে ঘর বর্ণনা করার জন্য কিছু মন্তব্য যোগ করতে পারেন এবং তারপর "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
রত
- আপনি এক্সেল সূত্রে কাস্টম নাম ব্যবহার করেন।
কাস্টম নাম
সম্পর্কিত: এক্সেলে এমবেডেড ফাইলের নাম পরিবর্তন করুন ।
4 সহজ টেবিলকে সুন্দর এক্সেল টেবিলে রূপান্তর করুন
আপনার এক্সেল শীটে ডেটার একটি সাধারণ টেবিল আছে? আপনি সরল টেবিলটিকে সুন্দর চেহারার এক্সেল টেবিলে ফিল্টার এবং সারির বিকল্প রং দিয়ে রূপান্তর করতে পারেন। শুধু আপনার টেবিলের ভিতরে ক্লিক করুন এবং একটি সুন্দর এক্সেল টেবিলে রূপান্তর করার জন্য "কন্ট্রোল + এফ 1" কী টিপুন।
সুন্দর টেবিল তৈরি করুন
5 সহজ বিন্যাস
স্প্রেডশীটে বিপুল ডেটা প্রবেশ করা কেবল ক্লান্তিকরই নয়, ত্রুটি-প্রবণও। আপনার ডেটাতে একটি একক ত্রুটি ব্যয়বহুল হতে পারে, তবে নির্দিষ্ট কৌশলগুলির সাহায্যে আপনি কাজ এবং ত্রুটিগুলি হ্রাস করতে পারেন।
- ত্রুটিগুলি নিয়ন্ত্রণ করার প্রাথমিক উপায় হল একটি নির্দিষ্ট ডেটা টাইপের জন্য আপনার সেলকে ফরম্যাট করা। এটি করার জন্য, ঘর (গুলি) নির্বাচন করুন এবং "হোম" ট্যাবে ফর্ম্যাট "সংখ্যা" বিকল্পগুলি প্রসারিত করুন।
- কোষগুলিতে আপনি যে ডেটা টাইপ করতে চান তা চয়ন করুন। "সংখ্যা" ট্যাবে বিভাগটি নির্বাচন করুন, ডান প্যানেলে পছন্দসই বিন্যাসটি নির্দিষ্ট করুন এবং "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
সংখ্যা বিন্যাস
সম্পর্কিত: আপনার ডেটা প্রসেস করার সময় স্লো এক্সেল শীট ঠিক করুন ।
6 ফ্ল্যাশ ফিল করার চেষ্টা করুন
- একটি নির্দিষ্ট প্যাটার্নের সাথে ডেটা নিয়ে কাজ করার সময়, স্বয়ংক্রিয়ভাবে এন্ট্রি সম্পন্ন করতে "ফ্ল্যাশ ফিল" ব্যবহার করুন।
- প্রথম কয়েকটি উদাহরণ পূরণ করুন, পরবর্তী সেল নির্বাচন করুন এবং "ডেটা" ট্যাবে "ফ্ল্যাশ ফিল" ক্লিক করুন।
ফ্ল্যাশ ফিল
- এক্সেল বাকি কোষগুলি পূরণ করবে।
ভরা কোষ
- যখন আপনার এন্ট্রিগুলির একটি সংজ্ঞায়িত তালিকা থাকে যেমন পণ্য বিভাগ, বয়স গ্রুপ এবং আরও অনেক কিছু, তখন আপনি সময় বাঁচাতে পারেন এবং বেছে নেওয়ার বিকল্পগুলির একটি তালিকা দিয়ে ডেটা এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।
7 তালিকা ডেটা ব্যবহার করুন
- ঘরগুলি নির্বাচন করুন এবং "ডেটা" ট্যাবে "ডেটা যাচাইকরণ" সরঞ্জামটিতে যান।
- "অনুমতি দিন" এর অধীনে, "তালিকা" নির্বাচন করুন এবং তারপরে কমা দিয়ে আলাদা করা উৎসের অধীনে আপনার বিকল্পগুলি টাইপ করুন। যদি আপনার স্প্রেডশীটে আপনার তালিকা থাকে, পরিসীমা নির্বাচন করুন এবং "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
চেকলিস্ট
- ডেটা পূরণ করার সময়, টাইপ করা তালিকা থেকে নির্বাচন করা আরও দ্রুত হবে।
তালিকা প্রবেশ
সম্পর্কিত: এক্সেলে চেকবক্স এবং রেডিও বোতামগুলি কীভাবে তৈরি করবেন?
8 ফ্রিজ হেডার
যখন আপনি লম্বা এবং চওড়া চাদর দিয়ে কাজ করেন তখন কলামের শিরোনাম মনে রাখা কঠিন। চিন্তা করবেন না, আপনার শিরোনামের নীচে দ্বিতীয় লাইনটি নির্বাচন করুন এবং "ভিউ> ফ্রিজ পেনস" মেনুর অধীনে "ফ্রিজ পেনস" বিকল্পে ক্লিক করুন। এটি প্রথম শিরোলেখ সারি জমাট বাঁধবে এবং যখন আপনি বিষয়বস্তু স্ক্রোল করবেন তখন এটি ভাসমান থাকবে। যখন আপনি শীটটি স্ক্রোল করবেন তখন এটি আপনাকে শিরোনামটি চেক করতে সাহায্য করবে।
প্রথম সারির মতো, আপনি শীটের প্রথম কলামটিও নিথর করতে পারেন।
9 দ্রুত যোগ, সর্বোচ্চ, ন্যূনতম এবং গড়
যখন আপনার একটি কলামে নম্বর থাকে, একটি দ্রুত যোগফল পেতে উইন্ডোতে "কন্ট্রোল + শিফট + টি" বা ম্যাকের "কমান্ড + শিফট + টি" টিপুন।
দ্রুত যোগফল, সর্বোচ্চ, ন্যূনতম এবং গড়
ফিল্টার করা এক্সেল টেবিলে, আপনি যোগফল একটি ড্রপডাউন দেখতে পারেন। অন্যান্য বিকল্প যেমন সর্বোচ্চ, ন্যূনতম, গড়, গণনা, মান বিচ্যুতি ইত্যাদি পেতে এটিতে ক্লিক করুন।
সম্পর্কিত: কিভাবে দুটি এক্সেল ওয়ার্কবুক তুলনা করবেন?
10 এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন
আপনি যদি সঠিক কীবোর্ড শর্টকাট না জানেন তবে শীট এবং বিভিন্ন এক্সেল ডকুমেন্ট জুড়ে চলা ঝামেলা হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি বড় জায়গা পেতে চান, তখন ফিতা লুকানোর জন্য "কন্ট্রোল + এফ 1" টিপুন।
বিশেষজ্ঞ হওয়ার জন্য আমাদের বিনামূল্যে এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাট গাইড দেখুন।
উপসংহার
প্রতিটি ব্যক্তি বা ব্যবসার লক্ষ্য আরও উত্পাদনশীল এবং দক্ষ হওয়া, এবং মাইক্রোসফ্ট এক্সেল এই লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে। যে কেউ এক্সেল ব্যবহার করে বিভিন্ন কাজ সম্পন্ন করার জন্য, উপরের টিপস আপনার ডেটা হ্যান্ডলিং গতি এবং নির্ভুলতা বৃদ্ধি করতে পারে, আপনার সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করে।
রেকর্ডিং উত্স: www.webnots.com