TechBlogSD - ওয়ার্ডপ্রেস এবং ওয়েব ডেভেলপমেন্টের জন্য সবকিছু
ওয়েব এবং ওয়ার্ডপ্রেস নির্দেশাবলী, খবর, থিম এবং প্লাগইনগুলির পর্যালোচনা

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

13

আমরা অনেকেই মাইক্রোসফট আউটলুককে অনেক বছর ধরে ইমেইল ক্লায়েন্ট হিসেবে ব্যবহার করি। বছরের পর বছর ধরে, আপনার মেইলবক্সের আকার বৃদ্ধি পাবে এবং অ্যাপটিকে খুব ধীর করে দেবে। পুরানো ইমেলগুলি পরিচালনা করা একটি কঠিন কাজ হতে পারে যদি আপনি সেগুলি সঠিকভাবে সংগঠিত না করেন। ক্রম জন্য দ্রুত এবং আউটলুক মসৃণ অ্যাপ্লিকেশন, আপনি পরিষ্করণ পর্যায়ক্রমে আপনার ডাকবাক্স করা প্রয়োজন। এই প্রবন্ধে, আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল সংরক্ষণ করা যায়।

আপনার কেন আউটলুকে ইমেল সংরক্ষণ করা উচিত?

গতির উন্নতি ছাড়াও, গৃহস্থালি করার আরও অনেক কারণ রয়েছে।

  • সাধারণত, সংস্থাগুলি ইমেল প্রেরণ এবং গ্রহণের জন্য এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহার করে। যখন আপনার জিবি ইমেইল থাকে, তখন এক্সচেঞ্জ সার্ভারটি সার্ভার এবং আপনার কম্পিউটারের মধ্যে ইমেল সিঙ্ক্রোনাইজ করতে ধীর হয়ে যাবে। অতএব, আপনার ইমেলের জন্য সীমিত সঞ্চয়স্থান থাকবে। এই ক্ষেত্রে, স্থান খালি করতে আপনার ইমেলগুলি মুছে ফেলা বা সংরক্ষণাগার করা উচিত।
  • আপনি হয়তো সংগঠনটি পরিবর্তন করছেন এবং রেফারেন্সের জন্য আপনার সমস্ত পুরানো ইমেল স্থানান্তর করতে চান।
  • কম্পিউটার পরিবর্তন করার সময় আপনাকে নতুন কম্পিউটারে স্থানান্তরের জন্য পুরানো ইমেলগুলি ব্যাকআপ করতে হতে পারে।

আউটলুকে স্টোরেজ স্পেসের বিবরণ দেখা

আউটলুকের বিভিন্ন ফোল্ডার আছে যেমন ইনবক্স, পাঠানো আইটেম, ক্যালেন্ডার ইত্যাদি আর্কাইভ করার আগে, আপনি কোন স্টোরেজ দখল করে আছে সে সম্পর্কে ধারণা পেতে এই ফোল্ডারগুলির আকার দেখতে পারেন।

  • আউটলুক চালু করুন এবং "ফাইল> তথ্য" মেনুতে নেভিগেট করুন।
  • ডান প্যানে, "ক্লিনআপ টুলস" বোতামটি সন্ধান করুন।

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

আউটলুক মেইল ​​ক্লিনআপ টুলস

  • আপনি মেইলবক্সের মোট আকার এবং উপলভ্য মুক্ত স্থান নির্দেশ করে অগ্রগতি বার দেখতে পারেন ।
  • "ক্লিনআপ টুলস" বোতামে ক্লিক করুন এবং "মেইলবক্স ক্লিনআপ …" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

আউটলুকের মেলবক্স ক্লিনআপ

  • আপনি "মেইলবক্স ক্লিনআপ" পপআপে ইমেল ডেটার আকার পেতে বিভিন্ন বিকল্প দেখতে পারেন। "ফোল্ডার সাইজ" পপ-আপ খুলতে "অটো আর্কাইভ" বোতামে ক্লিক করুন।

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

আউটলুকে মেলবক্স সাইজ দেখুন

  • আপনি "ফোল্ডার সাইজ" পপ-আপে স্থানীয় এবং সার্ভার স্টোরেজের অধীনে বিভিন্ন ফোল্ডারে ডেটার আকার পরীক্ষা করতে পারেন ।

কখনও কখনও, আর্কাইভ করা ইনবক্স আপনার মেইলবক্সের আকার কমাবে না। কোন ফোল্ডারটি বড় ডেটা দখল করে তা ধারণা পেতে এটি একটি দরকারী সরঞ্জাম। উদাহরণস্বরূপ, আপনার অনেকগুলি ক্যালেন্ডার আইটেম থাকতে পারে যেখানে বড় সংযুক্তিগুলি স্টোরেজ স্পেস দখল করে থাকে।

সম্পর্কিত: কীভাবে আউটলুকের নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল পাঠানো যায়?

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

আউটলুক আপনার কম্পিউটারের একটি ফোল্ডারে ইমেল আর্কাইভ করার জন্য ডিফল্ট ফাংশন অফার করে। আপনি এই আর্কাইভ করা ফাইলটি অন্য যে কোনো আউটলুক অ্যাকাউন্টে পুরনো ইমেইল তারিখ দেখতে ব্যবহার করতে পারেন। Outlook- এ ইমেইল আর্কাইভ করার দুটি উপায় আছে – স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং ম্যানুয়ালি।

আউটলুক এ অটো আর্কাইভ ইমেইল

সময় বাঁচানোর সহজ সমাধান হল ইমেইল সংরক্ষণের সময়সূচী। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রতি 15 দিনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন।

  • "ফাইল> বিকল্প" মেনুতে যান এবং "উন্নত" ট্যাব নির্বাচন করুন।

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

আউটলুকে অটো আর্কাইভ সেটিংস

  • "অটো আর্কাইভ সেটিংস …" বাটনে "অটো আর্কাইভ" বিভাগের অধীনে ক্লিক করুন।
  • প্রথম চেকবক্সটি সক্রিয় করুন "অটোআর্কাইভ চালান প্রতি দিন" এবং সময়সূচীর মধ্যে দিনের সংখ্যা নির্বাচন করুন।

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

আউটলুকে অটো আর্কাইভের সময়সূচী

স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভিং ফাংশন কাস্টমাইজ করার জন্য আপনার কাছে আরও অনেক অপশন আছে।

  • আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগার চালানোর আগে একটি সতর্কতা পান।
  • মেলবক্সে "সংরক্ষণাগার" বিভাগে সংরক্ষণাগারভুক্ত আইটেমগুলি দেখান বা লুকান।
  • "পুরোনো আইটেম পরিষ্কার করুন …" এ ইমেলগুলি পরিষ্কার করার জন্য ডিফল্ট সময় সেটআপ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি 3 মাস সেট করতে পারেন, যাতে আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে 3 মাসের পুরানো আইটেমগুলি সংরক্ষণ করে।
  • যদি আপনি নির্দিষ্ট তারিখের চেয়ে পুরানো আইটেমগুলি স্থায়ীভাবে মুছে ফেলতে চান তবে "স্থায়ীভাবে পুরানো আইটেমগুলি মুছুন" চেকবক্সটি নির্বাচন করুন।
  • সংরক্ষণাগারভুক্ত ফাইল সংরক্ষণ করতে আপনার কম্পিউটারে ডিফল্ট স্থান পরিবর্তন করুন।

বিস্তারিত জানার পরে, অটোআর্কাইভের সময়সূচী সংরক্ষণ করতে বাটনে ক্লিক করুন।

আউটলুক এ ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করা ইমেইল

অটোআর্কাইভের একটি সমস্যা হল আপনি যখন নির্ধারিত দিনে আউটলুক খুলবেন তখন এটি চলতে শুরু করবে। যদি আপনি সতর্কতা সক্ষম না করেন, তাহলে এটি আপনার কাজের সময়সূচী ব্যাহত করবে। বিকল্প বিকল্পটি হল যে আপনি যখনই অবসর সময় পাবেন তখন আপনি ইমেলগুলি ম্যানুয়ালি সংরক্ষণ করতে পারেন।

  • "ফাইল> তথ্য" মেনুতে যান।
  • "ক্লিনআপ টুলস" বোতামে ক্লিক করুন এবং "আর্কাইভ …" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
  • পপআপে, আপনি যে ফোল্ডারগুলি সংরক্ষণ করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং আইটেমগুলি সংরক্ষণাগার শুরু করুন।
  • আপনি অগ্রগতি দেখিয়ে স্ট্যাটাস বার দেখতে পারেন।

সম্পর্কিত: কিভাবে আউটলুকে ইমোজি ertোকানো যায়?

স্বতন্ত্র ফোল্ডারগুলির জন্য অটো আর্কাইভের সময়সূচী

শিডিউল করার উপরোক্ত উপায় ইনবক্স, ক্যালেন্ডার, পাঠানো আইটেম এবং অন্যান্য ফোল্ডারে সমস্ত আইটেম সংরক্ষণ করবে। আপনি সাধারণত আপনার ইনবক্সের নীচে দেখানো "আর্কাইভস" এর অধীনে একই ফোল্ডারের কাঠামো দেখতে পারেন।

যাইহোক, আপনি ইনবক্স, পাঠানো আইটেম এবং ক্যালেন্ডারের জন্য বিভিন্ন অটোআর্কাইভের সময়সূচীও পেতে পারেন।

  • ধরা যাক আপনি "পাঠানো আইটেম" ফোল্ডারের জন্য অটোআর্কাইভ সেটআপ করতে চান। "পাঠানো আইটেমগুলিতে" ডান ক্লিক করুন আপনি অটোআর্কাইভ সেটআপ করতে চান এবং "বৈশিষ্ট্য" নির্বাচন করুন।
  • "এই সেটিংস ব্যবহার করে এই ফোল্ডারটি আর্কাইভ করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং সময়সূচী সেট করুন।

কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন?

আউটলুকে অটো আর্কাইভ ফোল্ডার

আর্কাইভ করা ইমেইল দেখা

উল্লিখিত হিসাবে, আপনি আপনার নিয়মিত ইনবক্সের মতো আউটলুক অ্যাপে আর্কাইভ করা ইমেলগুলি দেখতে পারেন। আউটলুক আর্কাইভ করা ইমেইলগুলিকে .pst বা .ost ফাইল হিসেবে সেভ করবে। পিএসটি মানে ব্যক্তিগত সংগ্রহস্থল টেবিল এবং অস্ট মানে অফ-লাইন স্টোরেজ টেবিল। আপনি ফোল্ডারের অধীনে আর্কাইভ ফাইলটি খুঁজে পেতে পারেন:

C: UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

যদি আপনি সেটিংসে পাথ বা ফাইলের নাম পরিবর্তন করেন তবে নির্বাচিত ফোল্ডারের নীচে দেখুন। আপনি আউটলুক ক্লায়েন্টের সাথে ব্যবহারের জন্য এই PST ফাইলটি অনুলিপি এবং ব্যবহার করতে পারেন। আউটলুকের আগের সংস্করণগুলিতে, মাইক্রোসফ্টের .pst ফাইলগুলির জন্য 2GB এর আকার সীমাবদ্ধতা ছিল। যাইহোক, সীমা হল উইন্ডোজ এ Outlook 2010 থেকে 50GB এবং Mac এ Outlook 2011 এ 10GB।

সংস্থা বা কম্পিউটার পরিবর্তন করার সময়, আপনি পুরানো সংরক্ষণাগার ফাইলটি অনুলিপি করতে পারেন এবং আপনার নতুন আউটলুক অ্যাকাউন্টে লিঙ্ক করতে পারেন। আপনি সাইডবারে আপনার ইনবক্সের নীচে "সংরক্ষণাগার" বিভাগটি দেখতে পাবেন। এটি আপনাকে পুরানো ইমেলগুলি দেখতে এবং একই পুরানো pst ফাইলের সাথে আপনার নতুন ইমেলগুলি সংরক্ষণ করা চালিয়ে যেতে সহায়তা করবে।

রেকর্ডিং উত্স: www.webnots.com
Leave A Reply

এই ওয়েবসাইট আপনার অভিজ্ঞতা উন্নত করতে কুকি ব্যবহার করে। আমরা ধরে নেব যে আপনি এটির সাথে ঠিক আছেন, তবে আপনি ইচ্ছা করলে অপ্ট-আউট করতে পারেন। আমি স্বীকার করছি আরো বিস্তারিত