কিভাবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে অটো রিকভার সেটআপ করবেন?

আপনি কি কখনও এই পরিস্থিতির মুখোমুখি হয়েছেন – যখন আপনি প্রায় একটি দীর্ঘ নথির কাজ শেষ করেছেন এবং হঠাৎ কম্পিউটার ক্র্যাশ হয়ে গেছে? অথবা আপনার বাচ্চা টাইপ করা ডকুমেন্ট সংরক্ষণ না করেই ওয়ার্ড অ্যাপ বন্ধ করে দিয়েছে? আপনি ডেটা হারানো এবং সময় নষ্ট করে হতাশ হতেন। যাইহোক, কিছু সতর্কতা সঙ্গে, আপনি সহজেই এই ধরনের পরিস্থিতি পরিচালনা করতে পারেন। এই প্রবন্ধে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ার পয়েন্টে কীভাবে অটো রিকভার ফাংশন সেটআপ করবেন তা ডেটা ক্ষতি এড়াতে ব্যাখ্যা করা যাক।

সম্পর্কিত: অফিস নথিতে এম্বেডেড ফাইলের নাম কীভাবে পরিবর্তন করবেন?

অপ্রত্যাশিত ডেটা ক্ষতি এড়ানোর জন্য মাইক্রোসফট অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে অটো রিকভার একটি ডিফল্ট বৈশিষ্ট্য। এটি আপনাকে একটি পূর্বনির্ধারিত সময়ের ব্যবধানে নথিটি সংরক্ষণ করতে দেয়। আপনি সংরক্ষিত অবস্থান থেকে দস্তাবেজটি পুনরুদ্ধার করতে পারেন, যখন আপনি সংরক্ষণ না করে নথিটি বন্ধ করে দেন। এই নিবন্ধে, আমরা একটি উদাহরণ হিসাবে ওয়ার্ড দিয়ে ব্যাখ্যা করব, তবে আপনি একই প্রক্রিয়া এক্সেল, পাওয়ার পয়েন্ট এবং অন্যান্য অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য ব্যবহার করতে পারেন।

অটো রিকভার সেটআপ করতে নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।

• "ফাইল" মেনুতে ক্লিক করুন এবং "বিকল্প" এ যান।

• এটি "ওয়ার্ড অপশন" পপ-আপ খুলবে এবং "সেভ" বিভাগে নেভিগেট করবে। আপনার দস্তাবেজটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করার জন্য আপনাকে প্রথম তিনটি বিকল্প সক্ষম করতে হবে।

  • ফাইল ফর্মা টি – সাধারণত এটি .dotx হওয়া উচিত, স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণের জন্য ফাইল ফরম্যাট পরিবর্তন করুন যদি আপনার বিভিন্ন ফরম্যাটে প্রয়োজন হয়।

  • সময়ের ব্যবধান – "প্রতি মিনিটে অটো রিকভার তথ্য সংরক্ষণ করুন" এর জন্য চেকবক্সটি সক্ষম করুন। আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডকুমেন্ট সেভ করতে চান সেই সময়ের ব্যবধানে প্রবেশ করুন। মনে রাখবেন, 2 মিনিটের মতো খুব ছোট সেটিং প্রক্রিয়া করার গতি কমিয়ে দেবে যখন আপনি বিষয়বস্তু টাইপ করবেন। অতএব, আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে, 10 থেকে 20 মিনিটের মধ্যে যে কোনও জায়গায় সেটআপ করুন।

  • ফাইলের লোকেশন – "যদি আমি সেভ না করে বন্ধ করি তবে শেষ স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষিত সংস্করণটি রাখুন" এর জন্য চেকবক্সটি সক্ষম করুন। সিস্টেম ক্র্যাশ হলে এই বিকল্পটি আপনাকে নথিটি পুনরুদ্ধার করতে সাহায্য করে। যে ফোল্ডারে আপনি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষিত ফাইলগুলি রাখতে চান তা নির্বাচন করুন। আপনি আপনার কম্পিউটারে যেকোন জায়গায় "পুনরুদ্ধারকৃত নথিপত্র" এর মতো একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন এবং পথটি এখানে সেটআপ করতে পারেন। যখন সমস্যা হয়, আপনি নথিটি পুনরুদ্ধার করতে দ্রুত এই ফোল্ডারটি দেখতে পারেন।

• পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করতে "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে অটো রিকভার সেটআপ করুন

এখন আপনি Word এ AutoRecover ফাংশন সেটআপ করেছেন। সমস্ত ওয়ার্ড ডকুমেন্টের জন্য সেটিংস প্রযোজ্য এবং প্রতিটি ডকুমেন্টের জন্য আলাদাভাবে সেটআপ করার প্রয়োজন নেই। যাইহোক, যদি আপনি এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্টের জন্য অটো রিকভার সেটআপ করতে চান, তাহলে আপনাকে স্বাধীনভাবে খুলতে হবে এবং সেটআপ করতে হবে। ওয়ার্ড সেটিংস শুধুমাত্র ওয়ার্ড ডকুমেন্টের জন্য প্রযোজ্য এবং এক্সেল বা পাওয়ার পয়েন্ট অটো রিকভার সেটিংসে এর কোন প্রভাব নেই।

স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ কপি তৈরি করা

অটো রিকভার ফাংশন ছাড়াও, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড আপনার শেষ সংরক্ষিত ডকুমেন্টের একটি ব্যাকআপ কপি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণের জন্য আরেকটি বৈশিষ্ট্য প্রদান করে। যখনই আপনি কোন ডকুমেন্ট সেভ করবেন, ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যাকআপ আপডেট করবে নিশ্চিত করে আপনার কাছে সর্বশেষ ব্যাকআপ কপি থাকবে।

• যখন আপনি "শব্দ বিকল্প" পপ-আপে থাকেন, "উন্নত" বিভাগে যান।
• ডান ফলকে নিচে স্ক্রোল করুন এবং "সংরক্ষণ করুন" বিকল্পগুলি সনাক্ত করুন।
• "সর্বদা একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করুন" বিকল্পের জন্য চেকবক্সটি সক্ষম করুন।
• আপনার পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করতে "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।

ওয়ার্ডে অটোমেটিক ব্যাকআপ কপি তৈরি করা

এখন থেকে, ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার আসল ফাইলের একই স্থানে একটি ব্যাকআপ ফাইল তৈরি করবে। ব্যাকআপ ফাইলটি .wbk এর একটি এক্সটেনশন সহ হবে। উল্লেখ্য, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্ট এই বৈশিষ্ট্যটি প্রদান করে না।

সম্পর্কিত: ওয়ার্ডে বিষয়বস্তুর সারণী কিভাবে তৈরি করবেন?

ডকুমেন্ট রিকভারি ব্যবহার করা

যখন আপনি অপ্রত্যাশিত সিস্টেম ক্র্যাশ বা অ্যাপ ক্র্যাশের মুখোমুখি হন, তখন শব্দটি আবার খুলুন। আপনি শব্দটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে "ডকুমেন্ট রিকভারি" প্যানের অধীনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উদ্ধার হওয়া নথি দেখবেন।

ওয়ার্ডে ডকুমেন্ট রিকভারি পেন

আপনি উদ্ধার করা ডকুমেন্টটি খুলতে, সংরক্ষণ করতে বা মেরামত করতে ক্লিক করতে পারেন।

উদ্ধারকৃত নথি খুলুন বা সংরক্ষণ করুন

উল্লিখিত হিসাবে, নথি পুনরুদ্ধারের প্রক্রিয়াটি এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং অফিস নথিতে একই। যখন আপনি উদ্ধারকৃত ডকুমেন্টটি না খুলে অ্যাপটি বন্ধ করবেন, তখন আপনি পুনরুদ্ধারকৃত ফাইলগুলিকে পরবর্তী ব্যবহারের জন্য সংরক্ষণ করবেন কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য একটি প্রম্পট পাবেন। আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ফাইলগুলি পরবর্তীতে দেখার জন্য মুছে ফেলতে বা রাখতে পারেন।

ডকুমেন্ট পুনরুদ্ধার নিশ্চিতকরণ

সারসংক্ষেপ

আমরা আশা করি আপনি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং অন্যান্য অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে অটো রিকভার সেটআপ করতে শিখেছেন। এটি একটি ওয়ানটাইম সেটআপ; আপনি প্রতিটি আবেদন সেট করতে হবে। এটি আপনাকে ডেটা হারানো, ডকুমেন্টটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ এবং সিস্টেম বা অ্যাপ ক্র্যাশের সময় পুনরুদ্ধার করতে সাহায্য করবে।