ওয়ার্ডে মেল মার্জ কিভাবে ব্যবহার করবেন?

মেইল মার্জ হল একটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ফিচার যা আপনাকে একই ধরনের ডকুমেন্টের প্রতিটি কপির জন্য একটি বিভাগকে ব্যক্তিগতকৃত করতে দেয়। এটি আপনাকে একটি ডাটাবেসে সংরক্ষিত ডকুমেন্টের পরিচিতি বা অন্যান্য অংশের একটি তালিকা ব্যবহার করতে দেয় (একটি ওয়ার্ড মেইল ​​মার্জ লিস্ট, এক্সেল স্প্রেডশীট, অ্যাক্সেস বা ডাটাবেসের অন্যান্য ফর্ম হতে পারে)। অন্য কথায়, মেইল ​​মার্জ ব্যবহারকারীদের একটি অনুরূপ বিন্যাস এবং বিষয়বস্তু সহ নথিগুলির একটি সেট তৈরি করতে সক্ষম করে তবে কিছু বিভাগে (গুলি) বিভিন্ন তথ্যের সাথে।

সম্পর্কিত: অফিস নথিতে এমবেডেড ফাইলের নাম কীভাবে পরিবর্তন করবেন?

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মেইল ​​মার্জ কখন ব্যবহার করবেন?

প্রধানত, এই বৈশিষ্ট্যটি বিভিন্ন প্রাপকদের জন্য অভিন্ন অক্ষর, লেবেল বা ইমেল তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়। আপনি প্রতিবেদন, নিউজলেটার বা অন্য কোন ডকুমেন্ট ব্যক্তিগতকৃত করতে এবং আপনার মেইলিং তালিকার বিভিন্ন পরিচিতিতে ইমেল পাঠাতেও টুলটি ব্যবহার করতে পারেন। সাধারণত, মেইল ​​মার্জ উপকারী হতে পারে যখনই আপনি নির্দিষ্ট আউটপুট ডকুমেন্ট তৈরি করতে চান যেমন কিছু নির্দিষ্ট বিষয়বস্তু যেমন লেটারহেড এবং নির্দিষ্ট অংশের সাথে নির্দিষ্ট ডেটা সোর্সের উপর নির্ভর করে ডেটার নির্দিষ্ট অংশ।

মেইল মার্জের বিভিন্ন উপাদান

• প্রধান ডকুমেন্ট – বিষয়বস্তু সহ ওয়ার্ড ডকুমেন্ট যা সমস্ত আউটপুট জুড়ে একই হবে। এটি সাধারণ টেক্সট হতে পারে, মার্জিং ফিল্ড গাইডিং টেক্সট, কোম্পানির লেটারহেড ইত্যাদি।
• ডেটা সোর্স – ডেটাগুলির একটি তালিকা সহ একটি ডাটাবেস যা প্রতিটি মেইল ​​মার্জ আউটপুটের সাথে পরিবর্তিত হয় (উদাহরণস্বরূপ, আপনার মাসিক নিউজলেটার প্রাপক)।
• ডকুমেন্ট মার্জ করুন – যখন আপনি মূল ডকুমেন্টটিকে ডেটা সোর্সের সাথে একত্রিত করেন তখন ফল পাওয়া যায়।

এই নির্দেশিকায়, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে এমএস ওয়ার্ডে মেইল ​​মার্জ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে হয়।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মেল মার্জ ব্যবহার করা

• শুরু করার জন্য একটি নতুন ডকুমেন্ট, একটি টেমপ্লেট বা ওয়ার্ডে একটি বিদ্যমান প্রধান ডকুমেন্ট খুলুন।
• "মেইলিংস" মেনুতে যান এবং রিবনে, প্রসারিত করতে "স্টার্ট মেল মার্জ" তীরটি ক্লিক করুন।
• মেইল মার্জ উইজার্ড শুরু করতে সর্বশেষ বিকল্প "ধাপে ধাপে …" নির্বাচন করুন।

মেল মার্জ শুরু করুন

• এটি ডকুমেন্টের ডান প্রান্তে একটি মেইল ​​মার্জ উইজার্ড খুলবে। আপনি যে ধরনের নথি প্রস্তুত করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং উইজার্ডের নীচে "পরবর্তী" ক্লিক করুন।

নথিপত্র ধরণ

সম্পর্কিত: মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে ইবুক কিভাবে?

আপনার মূল নথি নির্বাচন করা

এখানে আপনাকে আপনার প্রারম্ভিক নথি নির্বাচন করতে হবে।

• যদি বর্তমান ডকুমেন্টটি আপনার প্রধান ডকুমেন্ট হয়, তাহলে প্রথম বিকল্পটি বেছে নিন এবং প্রাপককে যোগ করা চালিয়ে যান।
• কিছু ক্ষেত্রে, আপনার একটি টেমপ্লেট থাকতে পারে যা আপনি আপনার চিঠির জন্য ব্যবহার করেন। যদি এমন হয়, টেমপ্লেট বিকল্পটি পরীক্ষা করুন এবং তারপর আপনার সঞ্চিত টেমপ্লেটগুলি থেকে বাছাই করতে "টেমপ্লেট নির্বাচন করুন" ক্লিক করুন।

টেমপ্লেট বাছুন

• যখন আপনার মূল নথি প্রস্তুত থাকে, তখন বিদ্যমান নথির বিকল্পে টিক দিন এবং আপনার পিসি স্টোরেজে নির্দিষ্ট ফাইলটি চয়ন করতে "খুলুন" বোতামে ক্লিক করুন।

বিদ্যমান দলিল থেকে

দ্রষ্টব্য: একবার আপনি একটি টেমপ্লেট বা একটি বিদ্যমান ফাইল বাছাই করলে, নথি লোড হয় এবং বিকল্পটি "বর্তমান নথিটি ব্যবহার করুন" এ স্যুইচ করে।

মেল মার্জে ডেটা (প্রাপক) যোগ করা

এমএস ওয়ার্ড আপনাকে উৎস থেকে তথ্য যোগ করার জন্য তিনটি বিকল্প দেয়।

একটি বিদ্যমান তালিকা থেকে তালিকা নির্বাচন করুন

• আপনার ডেটাবেসে আপনার ডেটা থাকতে পারে (এক্সেল, অ্যাক্সেস এবং আরও অনেক কিছু)। "একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন" নির্বাচন করুন "ব্রাউজ করুন" লিঙ্কে ক্লিক করুন আপনি যে তালিকাটি একত্রিত করতে চান তা নির্দিষ্ট করতে।
• ডাটা উৎস নির্বাচন করুন এবং তালিকা যোগ করতে "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।

তালিকা ব্রাউজ করুন

• আপনি "একটি ভিন্ন তালিকা নির্বাচন করুন" লিঙ্কে ক্লিক করে একাধিক ডেটা উৎস যোগ করতে পারেন। এছাড়াও, "সম্পাদনা করুন …" লিঙ্কে ক্লিক করার পরে, আপনি আপনার তালিকা সম্পাদনা করতে পারেন শুধুমাত্র আপনার পছন্দের ডেটা টুকরা নির্বাচন করতে।

তালিকা সম্পাদনা করুন

আপনার আউটলুক পরিচিতি থেকে তালিকা নির্বাচন করুন

• আপনার আউটলুক মেইলিং পরিচিতি থেকে প্রাপক তথ্য নির্বাচন করার বিকল্পটি চয়ন করুন।
• "পরিচিতি ফোল্ডার চয়ন করুন" এ ক্লিক করুন, আপনার দৃষ্টিভঙ্গি প্রোফাইল নির্বাচন করুন এবং "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।

আউটলুক পরিচিতি

সম্পর্কিত: ওয়ার্ডে বিষয়বস্তুর সারণী কীভাবে যুক্ত করবেন?

ওয়ার্ডে একটি তালিকা তৈরি করুন

• তৃতীয় বিকল্পটি আপনাকে আপনার মেল মার্জের জন্য এমএস ওয়ার্ডে একটি নতুন তালিকা তৈরি করতে দেয়।
• "একটি নতুন তালিকা টাইপ করুন" এ ক্লিক করুন এবং তারপরে নিচের অংশে তৈরি বোতামটি ক্লিক করুন।
• এটি একটি টেবিল ভিউ খোলে যেখানে আপনি আপনার প্রাপকদের তালিকা যোগ এবং সংরক্ষণ করতে পারেন।
• প্রাপকদের বিবরণ টাইপ করুন এবং "ঠিক আছে" টিপুন তারপর নথি সংরক্ষণ করুন।

নতুন তালিকা

মূল দলিল সম্পাদনা

• এখন মূল নথি সম্পাদনা করতে পরবর্তী পৃষ্ঠায় যান।
• আপনি যদি একটি ফাঁকা নথি বাছাই করেন, নথিতে আপনার সামগ্রী যুক্ত করুন এবং ডেটা একত্রিত করার জন্য অবস্থান নির্ধারণ করুন।
• যে ক্রমে আপনি প্রাপকের বিবরণ দেখাতে চান তা সম্পাদনা করতে "ঠিকানা ব্লক" লিঙ্কে ক্লিক করুন।
• আপনার পছন্দের স্টাইল নির্বাচন করুন এবং ঠিকানা ertোকানোর জন্য "ওকে" ক্লিক করুন।

ঠিকানা ব্লক

• "গ্রিটিং লাইন" এর অধীনে একটি অভিবাদন বাছুন এবং "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।

সালাম

• আপনার যদি আরও বিশদ যুক্ত করার প্রয়োজন হয় তবে "আরও আইটেম" এ যান এবং অতিরিক্ত ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করান।
• একবার আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে, আপনার ডকুমেন্টটি এরকম কিছু দেখতে হবে।

মেইল মার্জ ডক

সম্পর্কিত: ধীর মাইক্রোসফট ওয়ার্ড কিভাবে ঠিক করবেন?

আউটপুট ডকুমেন্টের পূর্বরূপ দেখুন

• প্রিভিউ উইজার্ডে যাওয়ার জন্য পরবর্তী ক্লিক করুন। একাধিক ব্যক্তিগতকৃত নথির পূর্বরূপ দেখতে বাম এবং ডান ডবল তীর ব্যবহার করুন।

প্রিভিউ মেল মার্জ

• আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রাপকের সন্ধানের জন্য বৈশিষ্ট্য খুঁজে পেতে পারেন। একবার আপনি বিবরণ যাচাই করার পরে, মেইল ​​মার্জ সম্পূর্ণ করতে "পরবর্তী" ক্লিক করুন।

মেল মার্জ কীবোর্ড শর্টকাট

যখন আপনি মেইল ​​মার্জ ফাংশন ব্যবহার করেন তখন কিছু কীবোর্ড শর্টকাট এখানে দেওয়া হল।

শর্টকাট	বর্ণনা
Alt + Shift + K	প্রিভিউ মেল মার্জ
Alt + Shift + N	ডকুমেন্ট মার্জ করুন
Alt + Shift + M	মার্জ করা ডকুমেন্ট প্রিন্ট করুন
Alt + Shift + E	মেইল মার্জ ডেটা সম্পাদনা করুন
Alt + Shift + F	মার্জ ফিল্ড োকান
Alt + Shift + D	DATE ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান
Alt + Control + L	LISTNUM ফিল্ড োকান
Alt + Shift + P	PAGE ফিল্ড োকান
Alt + Shift + T	TIME ফিল্ড োকান
নিয়ন্ত্রণ + F9	খালি মাঠ োকান
নিয়ন্ত্রণ + Shift + F7	লিঙ্ক করা ডেটা আপডেট করুন
F9	নির্বাচিত ক্ষেত্রগুলি আপডেট করুন
নিয়ন্ত্রণ + Shift + F9	ক্ষেত্র থেকে লিঙ্ক সরান।
Shift + F9	নির্বাচিত ক্ষেত্রের জন্য টগল কোড এবং ফলাফল
Alt + F9	সমস্ত ফিল্ড কোড এবং ফলাফল টগল করুন
Alt + Shift + F9	GOTOBUTTON অথবা MACROBUTTON চালান
F11	পরবর্তী মাঠ
Shift + F11	আগের মাঠ
নিয়ন্ত্রণ + F11	লক ফিল্ড
নিয়ন্ত্রণ + Shift + F11	ক্ষেত্রটি আনলক করুন

মোড়ক উম্মচন

আপনি যদি একই চিঠি একাধিক প্রাপক পাঠাতে চান, লেবেল মুদ্রণ করতে পারেন অথবা ব্যক্তিগতকৃত কিন্তু মানসম্মত নথি প্রস্তুত করতে চান, তাহলে আপনি আপনার তালিকায় যতগুলি নথি তৈরি করবেন তার পরিবর্তে মেইল ​​মার্জ ব্যবহার করতে পারেন। মেইল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে কিছু অংশে অনন্য বিবরণ সহ অভিন্ন নথির সাথে শেষ করার জন্য আপনার মূল নথিকে একটি ডেটা উত্সের সাথে একত্রিত করতে দেয়।