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10 Excel-Tipps zur Verbesserung Ihrer Produktivität

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Die meisten Organisationen auf der ganzen Welt verwenden Microsoft Excel, um verschiedene Aufgaben zu erledigen. Sie können einfache Datenanalysen bis hin zu komplexen Aufgaben wie der Verfolgung von Verkäufen, der Verwaltung von Lagerbeständen und der Erstellung von Memos mit Excel durchführen. Es bietet eine Rasterschnittstelle, die es Benutzern ermöglicht, verschiedene Arten von Daten in ihrem eigenen Stil und ihrer eigenen Struktur zu organisieren und zu verarbeiten. Die meisten Anwender verstehen Excel jedoch nur als Programm für Zahlen, doch es gibt so viele Excel-Funktionen und Tricks, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können.

Hier sind die 10 wichtigsten Tipps zur Verbesserung Ihrer Produktivität in Microsoft Excel.

  1. Excel-Vorlagen verwenden
  2. Versuchen Sie es mit Excel-Diagrammen
  3. Benennen Sie Excel-Zellen als Referenz
  4. Erstellen Sie schöne Excel-Tabellen
  5. Einfache Formatierung
  6. Versuchen Sie es mit Flashfill
  7. Listendaten verwenden
  8. Kopfzeile einfrieren
  9. Holen Sie sich eine schnelle Summe
  10. Versuchen Sie es mit Tastenkombinationen

Verwandte: Konvertieren von Zeilen in Spalten in Excel.

1 Nutzen Sie Excel-Vorlagen

Das Entwerfen der Struktur Ihrer Informationen kann mühsam und zeitaufwändig sein. Glücklicherweise bietet Excel eine Vielzahl von vorgefertigten Vorlagen für verschiedene Aufgaben, und Sie müssen kein Design von Grund auf neu erstellen.

  • Um die Excel-Vorlagen zu verwenden, öffnen Sie die Tabelle und wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Datei” die Option „Neu”.

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Neue Arbeitsmappe

  • Excel zeigt eine Liste von Vorlagen für verschiedene Zwecke wie Finanzmanagement, Terminplanung, Projektmanagement, Kalender usw. an.

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Excel-Vorlagenliste

  • Wählen Sie eine der Optionen aus, sagen Sie „Budget” und klicken Sie im resultierenden Pop-up auf das Symbol „Erstellen”.

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Aus Vorlage erstellen

  • Sie können die Vorlage nun an Ihre Anforderungen anpassen.

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Vorlage anpassen

Hinweis: Sie können auch online nach Vorlagen suchen, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind.

2 Verwenden Sie Excel-Diagramme

Diagramme sind sehr hilfreich, um große Datenmengen zu einfachen Illustrationen zusammenzufassen, die leicht zu verstehen und zu analysieren sind. Wenn Sie einige Tricks für Diagramme in Excel verstehen, können Sie in kürzerer Zeit aussagekräftigere Diagramme erstellen.

  • Verwenden Sie die Funktion „Empfohlenes Diagramm”, um das am besten geeignete Diagramm zu ermitteln, das Sie basierend auf Ihren Daten erstellen können.
  • Klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb des Datenbereichs und wählen Sie auf der Registerkarte „Einfügen” die Option Daten empfehlen.
  • Klicken Sie auf die verschiedenen Optionen, sehen Sie sich das Diagramm in der Vorschau an und klicken Sie zum Einfügen auf „OK”, sobald Sie die beste Wahl gefunden haben.

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Empfohlene Diagramme

  • Passen Sie das Diagramm mit den „Diagrammtools” an, die über allen Menüelementen angezeigt werden.

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Diagrammtools

  • Sie können der Tabelle weitere Daten hinzufügen und Excel aktualisiert das Diagramm automatisch. Um eine Spalte (Q4) hinzuzufügen, geben Sie „Q4″ in die Zelle rechts neben der Überschrift „Q3″ ein.
  • Geben Sie die Daten für das vierte Quartal ein und beachten Sie, dass das Diagramm automatisch Daten für die hinzugefügte Spalte anzeigt.

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Daten hinzufügen

Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Datentabelle in ein Diagramm umwandeln möchten, drücken Sie einfach die Tasten "Alt + F1". Excel wandelt die ausgewählte Tabelle automatisch in ein elegantes Diagramm um.

3 Benennen von Excel-Zellen für eine einfache Referenzierung

Das Excel-„Namensfeld” links (direkt) über den Zellen zeigt den Namen der aktuellen Auswahl (Tabelle, Zelle usw.) an.

  • Standardmäßig weist das Programm der Zelle den Namen zu, indem es den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummer kombiniert.

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Namensfeld

  • Sie können den Zellen, einem Bereich oder einer Tabelle einen benutzerdefinierten Namen zuweisen, um Verwirrung zu vermeiden und die Geschwindigkeit beim Verweisen auf eine bestimmte Zelle oder einen bestimmten Bereich zu verbessern.
  • Wählen Sie die Zelle oder den Bereich aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie „Namen definieren” aus der Menüliste.

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Name definieren

  • Geben Sie einen Namen für die Zelle ein und wählen Sie den Bereich aus. Sie können im Textfeld „Kommentar” einige Kommentare zur Beschreibung der Zelle hinzufügen und dann auf „OK” klicken.

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Name eingeben

  • Sie verwenden den benutzerdefinierten Namen in der Excel-Formel.

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Benutzerdefinierte Namen

Verwandte: Ändern des eingebetteten Dateinamens in Excel.

4 Konvertieren Sie eine einfache Tabelle in schöne Excel-Tabellen

Sie haben eine einfache Datentabelle in Ihrer Excel-Tabelle? Sie können die einfache Tabelle in eine gut aussehende Excel-Tabelle mit Filter und alternativen Farben für Zeilen umwandeln. Klicken Sie einfach in Ihre Tabelle und drücken Sie die Tasten "Strg + F1", um sie in eine schöne Excel-Tabelle umzuwandeln.

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Erstellen Sie schöne Tabellen

5 Einfache Formatierung

Die Eingabe riesiger Datenmengen in Tabellenkalkulationen ist nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig. Ein einzelner Fehler in Ihren Daten kann teuer werden, aber mit bestimmten Tricks können Sie den Aufwand und die Fehler minimieren.

  • Die grundlegende Möglichkeit, Fehler zu kontrollieren, besteht darin, Ihre Zelle für einen bestimmten Datentyp zu formatieren. Wählen Sie dazu die Zelle(n) aus und erweitern Sie die Formatoptionen "Zahl" auf der Registerkarte "Startseite".
  • Wählen Sie den Datentyp aus, den Sie in die Zellen eingeben möchten. Wählen Sie auf der Registerkarte „Nummer” die Kategorie aus, geben Sie im rechten Bereich das gewünschte Format an und klicken Sie auf „OK”.

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Zahlenformat

Verwandte: Beheben Sie langsame Excel-Tabellen beim Verarbeiten Ihrer Daten.

6 Versuchen Sie Flash Fill

  • Wenn Sie mit Daten mit einem bestimmten Muster arbeiten, verwenden Sie „Flash Fill”, um die Eingabe automatisch abzuschließen.
  • Füllen Sie die ersten Beispiele aus, wählen Sie die nächste Zelle aus und klicken Sie auf der Registerkarte "Daten" auf "Flash Fill".

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Blitzfüllung

  • Excel füllt die restlichen Zellen vollständig aus.

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Gefüllte Zellen

  • Wenn Sie eine definierte Liste von Einträgen wie Produktkategorien, Altersgruppen usw. haben, können Sie Zeit sparen und die Dateneingabe mit einer Liste von Optionen zur Auswahl steuern.

7 Listendaten verwenden

  • Wählen Sie die Zellen aus und gehen Sie auf der Registerkarte "Daten" zum Werkzeug "Datenvalidierung".
  • Wählen Sie unter "Zulassen" "Liste" und geben Sie dann Ihre Optionen unter Quelle durch ein Komma getrennt ein. Wenn Sie Ihre Liste in der Tabelle haben, wählen Sie den Bereich aus und klicken Sie auf „Ok”.

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Checkliste

  • Beim Ausfüllen der Daten ist es schneller, aus der Liste auszuwählen, was eingegeben werden soll.

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Listeneintrag

Verwandte: Wie erstelle ich Kontrollkästchen und Optionsfelder in Excel?

8 Kopfzeile einfrieren

Es ist schwierig, sich die Spaltenüberschrift zu merken, wenn Sie mit langen und breiten Blättern arbeiten. Machen Sie sich keine Sorgen, wählen Sie die zweite Zeile unter Ihrer Kopfzeile aus und klicken Sie im Menü "Ansicht > Fenster einfrieren" auf die Option "Fenster einfrieren". Dadurch wird die erste Kopfzeile eingefroren und beim Scrollen des Inhalts schwebend gehalten. Dies wird Ihnen leicht helfen, die Überschrift zu überprüfen, wenn Sie auf dem Blatt nach unten scrollen.

Ähnlich wie in der ersten Zeile können Sie auch die erste Spalte des Blatts einfrieren.

9 Schnelle Summe, Max, Min und Durchschnitt

Wenn Sie eine Zahl in einer Spalte haben, drücken Sie "Strg + Umschalt + T" unter Windows oder "Befehl + Umschalt + T" auf einem Mac, um eine schnelle Summe zu erhalten.

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Schnelle Summe, Max, Min und Durchschnitte

In der gefilterten Excel-Tabelle sehen Sie ein Dropdown-Menü für die Summe. Klicken Sie darauf, um andere Optionen wie Max, Min, Durchschnitt, Anzahl, Standardabweichung usw. zu erhalten.

Verwandte: Wie vergleiche ich zwei Excel-Arbeitsmappen?

10 Verwenden Sie Excel-Tastaturkürzel

Das Wechseln zwischen Blättern und verschiedenen Excel-Dokumenten kann mühsam sein, wenn Sie die richtigen Tastenkombinationen nicht kennen. Wenn Sie beispielsweise viel Platz haben möchten, drücken Sie „Strg + F1″, um das Menüband auszublenden.

Sehen Sie sich unsere kostenlose Anleitung zu Excel-Tastaturkürzeln an, um ein Experte zu werden.

Abschluss

Das Ziel jedes Einzelnen oder jedes Unternehmens ist es, produktiver und effizienter zu werden, und Microsoft Excel hilft dabei, dieses Ziel zu erreichen. Für jeden, der Excel zum Ausführen verschiedener Aufgaben verwendet, können die oben genannten Tipps die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung erhöhen und Ihnen Zeit und Geld sparen.

Aufnahmequelle: www.webnots.com

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