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12 Microsoft Word-Tipps zur Verbesserung der Produktivität

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Word ist ein Teil des Microsoft Office-Pakets und eines der beliebtesten Textverarbeitungstools. Millionen von Unternehmen und Einzelbenutzern verlassen sich auf die Fähigkeiten dieses leistungsstarken Tools. Menschen erstellen täglich aus Vorschlägen, Berichten und fast jedem anderen Dokument. Word verfügt über zahlreiche Funktionen, die das Vorbereiten und Formatieren von Textdateien oder Dokumenten schneller und einfacher machen. Trotz seiner Popularität und der Tatsache, dass die Mehrheit der Computerbenutzer mit Word vertraut ist, wissen jedoch nur wenige Leute, wie man dieses leistungsstarke Programm in vollem Umfang nutzt. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Ihre Produktivität bei der Verwendung von Microsoft Word zu verbessern.

  1. Automatische Wiederherstellung und AutoSpeichern
  2. Wiederherstellen nicht gespeicherter Dokumente
  3. Passen Sie die Einfügeoptionen an
  4. Inhalt aus der Zwischenablage verwenden
  5. Schnelles Anwenden von Stilen mit Format Painter
  6. Aufrechterhaltung der Formatierungskonsistenz
  7. Inhaltsverzeichnis hinzufügen
  8. Verschieben von Inhaltsblöcken mit dem Navigationsbereich
  9. Schnelle Screenshots einfügen
  10. Trennwände hinzufügen
  11. Pull-Quotes einfügen
  12.  Verwenden Sie Tastenkombinationen

1 Automatische Wiederherstellung und automatisches Speichern von Dokumenten

Eine der größten Frustrationen für Word-Benutzer ist der Verlust ihrer gesamten Arbeit im Falle eines unerwarteten System- oder Programmabsturzes. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihr Dokument nach einigen Änderungen weiter zu speichern. Sie können jedoch einige Word-Funktionen verwenden, um Situationen zu vermeiden, in denen Sie möglicherweise wiederholen müssen, was Sie bereits getan haben.

  • Verwenden Sie die Tastenkombinationen „Strg + S”, um ein Dokument zum ersten Mal zu speichern oder Änderungen in den Dokumenten vorzunehmen.
  • Sie können auch „ AutoSpeicherneinstellen, um das automatische Speichern des Dokuments nach einigen Minuten zu aktivieren. Gehen Sie zu „Datei” und wählen Sie „Optionen” unten in der Liste im linken Bereich.
  • Klicken Sie im resultierenden Popup auf der linken Seite auf „Speichern” und gehen Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt „Dokumente speichern”.
  • Aktivieren Sie die beiden Kästchen „AutoWiederherstellen speichern…” und „Letzte beibehalten…” und geben Sie dann an, nach welcher Zeit Word die Dokumente automatisch speichern soll (zwischen 1 und 10 Minuten), indem Sie auf den Aufwärts- oder Abwärtspfeil klicken. Klicken Sie unten im Fenster auf „OK”.

12 Microsoft Word-Tipps zur Verbesserung der Produktivität

Automatisches Speichern-Optionen in Word festlegen

2 Wiederherstellen nicht gespeicherter Dokumente

  • Sie können auch nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen, indem Sie durch das Menü „Datei > Info” navigieren.
  • Klicken Sie unter „Versionen verwalten” auf „Nicht gespeicherte Dateien wiederherstellen…”.

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Nicht gespeichertes Dokument wiederherstellen

  • Dies öffnet eine Liste nicht gespeicherter Dateien. Doppelklicken Sie auf eine Datei, um sie zu öffnen.

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Option für nicht gespeicherte Dateien

  • Klicken Sie auf „ Speichern unter “, um eine Kopie der Datei zu öffnen und zu speichern.

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Als Dokument speichern

3 Anpassen der Einfügeoption

Die Kombination aus Kopieren und Einfügen ist sehr hilfreich, wenn Sie an einem Word-Dokument arbeiten, aber manchmal kann es schwierig werden, insbesondere wenn Sie ein voreingestelltes Format einfügen. Sie können die Frustration vermeiden, indem Sie:

  • Drücken Sie "Strg + Alt + V" und wählen Sie "Unformatierter Text", um den hinzugefügten Text automatisch mit dem Format Ihres Dokuments zusammenzuführen, und klicken Sie dann auf "OK".

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Einfügeoptionen

  • Sie können auch die Einfügeoptionen konfigurieren. Gehen Sie dazu zu „Datei”, wählen Sie „Optionen” und klicken Sie auf „Erweitert”.
  • Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Ausschneiden, Kopieren & Einfügen", passen Sie die Einfügeoptionen nach Ihren Wünschen an und klicken Sie auf "OK".

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Einfügen anpassen

4 Verwenden der Word-Zwischenablage

Wenn Sie verschiedene Text- oder Bildblöcke kopieren, können Sie Ihre Produktivität steigern, indem Sie die verschiedenen Kopien in der Zwischenablage speichern.

  • Um Text oder ein Objekt zur Zwischenablage hinzuzufügen, wählen Sie das Element aus und drücken Sie zweimal „Strg + C”.
  • Erweitern Sie die Zwischenablage auf der Registerkarte "Start", um die kopierten Elemente anzuzeigen.
  • Klicken Sie auf den Pfeil auf einem Element und klicken Sie auf "Einfügen". Die Option „Löschen” entfernt das Element aus der Zwischenablage.

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Zwischenablage Dokumente

5 Aufrechterhaltung der Formatkonsistenz mit Textstilen

Verwenden Sie die in Word integrierten Textstile, um Ihr Dokument zu strukturieren und ein konsistentes Dokument zu erstellen. Wählen Sie das Thema aus und legen Sie das Layout für Ihr Dokument fest, damit die Lesbarkeit im gesamten Dokument konsistent ist.

Wenn Sie einen bestimmten Teil Ihres Dokuments formatieren möchten, markieren Sie den Text und wählen Sie einen der Textstile im Menüband "Stile" im Menü "Startseite". Durch das Anwenden der richtigen Formatierung auf Ihre Dokumente können Sie Word-Dokumente ganz einfach in schöne PDF-eBooks konvertieren.

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Textstile in Word

6 Schnelles Anwenden von Stilen

Sie wissen wahrscheinlich, wie Sie die Formatierung eines Segments auf ein anderes Segment anwenden, indem Sie „Format Painter” verwenden.

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Painter in Word formatieren

Sie müssen jedoch nicht jedes Mal auf „Format Painter” klicken, um den ausgewählten Stil auf mehrere Teile Ihres Dokuments anzuwenden.

  • Wählen Sie einen Textteil aus und doppelklicken Sie auf die Option „Format Painter” im Menü „Startseite”.
  • Wählen Sie nun verschiedene Textteile an verschiedenen Stellen in Ihrem Dokument aus, um den Stil anzuwenden.
  • Drücken Sie die Escape-Taste, um den Format Painter zu verlassen.

7 Inhaltsverzeichnis verwenden

Erstellen Sie ein Dokument mit entsprechenden Überschriften. Die Überschriften erleichtern die Navigation (Gliederungsansicht) und helfen bei der Erstellung eines automatischen Inhaltsverzeichnisses auf der Registerkarte „Referenzen”.

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Inhaltsverzeichnis in Word

Wenn Sie viele Überschriften haben, gehen Sie einfach auf die Registerkarte "Referenzen" und fügen Sie das Inhaltsverzeichnis in Ihr Dokument ein. Dies hilft Ihrem Leser, die Zusammenfassung schnell zu verstehen.

8 Navigationsbereich zum Verschieben von Inhaltsblöcken

Ein sehr großes Dokument zu erstellen ist mühsam. Vor allem, wenn Sie das Dokument neu strukturieren möchten, müssen Sie die Dokumente nicht ausschneiden und einfügen. Der Navigationsbereich hilft Ihnen, die Inhaltsblöcke einfach per Drag & Drop zu verschieben. Sie können den Navigationsbereich im Menü „Ansicht” aktivieren. Auf einem Mac können Sie den Bereich unter "Ansicht > Seitenleiste > Dokumentübersichtsbereich" aktivieren.

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Dokumentzuordnungsfenster in Mac Word

Sie können die Bereichseinstellungen ändern, um das Dokument seitenweise als Miniaturansicht oder als Dokumentstrukturansicht anzuzeigen.

9 Screenshots schnell einfügen

Screenshots helfen, mit einem einzigen Bild genau das zu zeigen, was Sie in Hunderten von Wörtern erklären. Um einen Screenshot in Word einzufügen, gehen Sie zum Menü „Einfügen > Screenshot”. Sie können entweder die Vollbildaufnahme einer der geöffneten Apps einfügen oder nur den erforderlichen Teil des Fensters mit der Option "Bildschirmausschnitt" aufnehmen.

Verwenden Sie nach dem Einfügen von Bildern die „Bildtools”, um Rahmen hinzuzufügen, während Sie verschiedene Layouts für Ihren Screenshot auswählen .

10 Teiler hinzufügen

Wissen Sie, dass Sie drei Punkte eingeben und die Eingabetaste drücken, um eine Trennlinie in voller Breite im Word-Dokument zu erstellen?

Versuchen Sie es mit verschiedenen Tasten wie Punkt und Stern, um verschiedene Arten von Trennwänden zu erstellen. Erfahren Sie mehr über das schnelle Hinzufügen und Entfernen von Trennlinien in Word-Dokumenten.

11 Pull-Zitate einfügen

Tausende von Wörtern ohne Bild oder Tabelle in einem Dokument langweilen die Leute. Mach dir keine Sorge!!! Sie haben die Möglichkeit, farbenfrohe Anführungszeichen einzufügen, um den Leser auf Ihren Dokumenten zu halten. Gehen Sie zur Registerkarte "Einfügen" und wählen Sie die Option "Textfeld". Sie können entweder einen vordefinierten Zitatstil aus der Dropdown-Liste für das Textfeld auswählen oder ein Standardtextfeld erstellen und in einem anderen Stil formatieren.

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Pull-Zitat in Word einfügen

12 Master-Tastaturkürzel

Tastenkombinationen können Ihnen beim Arbeiten an einem Word-Dokument wirklich Zeit sparen. Hier sind einige der nicht genutzten Verknüpfungen, die Ihre Zeit und Energie sparen.

  • „Umschalt + F5″ – Um zu den Abschnitten zu wechseln, in denen Sie zuletzt am Dokument gearbeitet haben.
  • „Strg” und dann irgendwo innerhalb eines Satzes drücken – Wählen Sie schnell einen ganzen Satz aus.
  • „Umschalt + F3″ – Um die Groß-/Kleinschreibung der Auswahl zu ändern.
  • „Strg + Leertaste” – Um die Formatierung des ausgewählten Textes zu entfernen.
  • „Strg + F” – Um ein Wort oder eine Phrase in einem Dokument zu finden.
  • Sie können „Suchen und Ersetzen” zusammen verwenden, um Wörter in Ihrem Dokument zu ersetzen.

12 Microsoft Word-Tipps zur Verbesserung der Produktivität

Suchen und Ersetzen in Word

Abschluss

Microsoft Word ist ein Standard-Gold-Tool zum Erstellen jeder Art von Dokument. Es verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie Texte, Bilder und andere Illustrationen ganz einfach bearbeiten und formatieren können, um unseren Anforderungen gerecht zu werden. Mit den richtigen Kenntnissen können Sie jedoch die verschiedenen Word-Funktionen nutzen, um Ihre täglichen Aufgaben effizienter und konsistenter zu gestalten. Die oben genannten sind nur einige der Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität mit MS Word, aber Sie können noch viel mehr tun, um Zeit zu sparen und die richtigen Ergebnisse zu erzielen.

Aufnahmequelle: www.webnots.com
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