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So verwalten Sie Aufgaben in Microsoft Outlook

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Die meisten von uns verwenden Microsoft Outlook zum Senden von E-Mails und Kalenderbesprechungen/Terminen. Sie können jedoch auch Outlook zum Erstellen von Aufgaben verwenden und den Fortschritt bis zum Abschluss verfolgen. Es ist auch möglich, die Aufgaben an Ihre Kollegen und Teammitglieder zu vergeben oder zu delegieren. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Aufgaben in Microsoft Outlook verwalten.

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Wir werden die folgenden Abschnitte in diesem Artikel behandeln:

  • Neue Aufgabe erstellen
  • E-Mail in eine Aufgabe umwandeln
  • Bearbeitungsaufgabe
  • Aufgaben delegieren oder zuweisen

Wie erstelle ich Aufgaben in Microsoft Outlook?

Folgen Sie den Anweisungen, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

Outlook zeigt die E-Mail-, Kalender- und Aufgabensymbole unten in der rechten Seitenleiste an. Dies kann je nach Ihren Einstellungen variieren. Wenn Sie die Option "Aufgaben" nicht sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten unten in der Seitenleistennavigation und wählen Sie die Option "Aufgaben".

So verwalten Sie Aufgaben in Microsoft Outlook

Öffnen Sie Aufgaben in Outlook

Alternativ können Sie das Suchfeld in Outlook 2016 und höher verwenden, um die Aufgabenansicht für Sie zu finden. Sobald Sie sich in der Aufgabenansicht befinden, verfügt Outlook über verschiedene Menüelemente im Menüband.

Standardmäßig können Sie alle Ihre vorhandenen Aufgaben und Aufgabenlisten in der Aufgabenansicht anzeigen. Die To-Do-Liste zeigt alle Aufgaben sowie alle zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails an. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe”, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

So verwalten Sie Aufgaben in Microsoft Outlook

Erstellen neuer Aufgaben in Outlook

Geben Sie den Betreff für Ihre neue Aufgabe ein, die Outlook in der Aufgabenliste anzeigt.

Fälligkeitsdatum, Status und Priorität definieren

Im Gegensatz zu einem Termin ist die Bearbeitung einer Aufgabe nicht an eine feste Zeit und Dauer gebunden. Sie können jedoch ein Fälligkeitsdatum für Aufgaben definieren. Sie können auch Aufgaben ohne festes Fälligkeitsdatum erstellen.

  • Klicken Sie in den Feldern „Startdatum” und „Fälligkeitsdatum” auf das Symbol „Kalender”. Richten Sie die Termine für Ihre Aufgabe nach Ihren Bedürfnissen ein. Sie können auch Datumsbeschreibungen wie Heute, Morgen oder Übermorgen in die Felder Start- und Fälligkeitsdatum eingeben. Outlook rechnet diese automatisch in die entsprechenden Daten um.
  • Klicken Sie nun auf das Feld „Status”. Hier können Sie einstellen, wie weit die Arbeit an der Aufgabe fortgeschritten ist.
  • Über das Feld „Priorität” können Sie festlegen, wie wichtig oder dringend eine Aufgabe ist. Standardmäßig ist die Priorität einer Aufgabe in Outlook als „Normal” definiert.

So verwalten Sie Aufgaben in Microsoft Outlook

  • Im Feld „% abgeschlossen” können Sie bei Bedarf den Prozentsatz der Aufgabenerledigung eingeben.
  • Wenn Sie möchten, können Sie sich von Outlook daran erinnern lassen, eine Aufgabe abzuschließen.
  • Im Textbereich können Sie zusätzliche Informationen zur Aufgabe eingeben oder Elemente einfügen, die sich auf die Aufgabe beziehen.

Verwandte: Wie kann die Produktivität bei der Verwendung von Outlook verbessert werden?

Wiederholungsaufgabe einrichten

Wenn es sich um eine Reihe wiederkehrender Aufgaben handelt, z. B. eine wöchentlich zu erledigende Aufgabe, aktivieren Sie die Schaltfläche „Wiederholung” im Menüband. Anschließend können Sie das Wiederholungsmuster definieren.

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Einstellen der Aufgabenwiederholung in Outlook

Anzeigen erstellter Aufgaben

Nachdem Sie die Aufgabendetails ausgefüllt haben, speichern und schließen Sie die Aufgabe. Sie können die neue Aufgabe in der Aufgabenliste mit dem entsprechenden Fälligkeitsdatum anzeigen.

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Erstellte Aufgabe anzeigen

Konvertieren von E-Mails in Aufgaben

Das Erstellen eigener neuer Aufgaben ist sehr einfach. Möglicherweise müssen Sie jedoch von Zeit zu Zeit eine empfangene E-Mail in eine Aufgabe umwandeln. So wandeln Sie eine empfangene E-Mail in eine Aufgabe um.

  • Wechseln Sie in Outlook zur E-Mail-Ansicht.
  • Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine E-Mail in Ihre Aufgabenliste aufzunehmen. Für eine E-Mail haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Solche E-Mails werden in der Aufgabenliste angezeigt, bleiben jedoch E-Mail-Nachrichten. Sie können dies tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken und das Fälligkeitsdatum aus dem Menü "Follow Up" auswählen.

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Nachfolgende Email

  • Sie können eine E-Mail auch vollständig in eine Aufgabe umwandeln. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche „Verschieben” und wählen Sie den Ordner „Aufgaben”.

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Verschieben einer E-Mail in Aufgaben

  • Sie sehen nun das neue Aufgabenfenster mit dem Aufgabenbetreff und dem E-Mail-Betreff. Outlook hängt auch die Original-E-Mail an den Textbereich an, den Sie bei Bedarf mit Doppelklick öffnen können.

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E-Mail in Aufgabe umwandeln

Sie haben alle Optionen wie beim Erstellen einer neuen Aufgabe. Nachdem Sie die Details ausgefüllt haben, speichern Sie die Aufgabe und wechseln Sie dann zurück in die Ansicht „Aufgabe”, um die neue Aufgabe in der Aufgabenliste zu sehen. Denken Sie daran, dass Outlook die E-Mail aus dem Posteingangsordner entfernt.

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E-Mail in Aufgaben verschoben

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Aufgaben bearbeiten

Sie können jede Ihrer Aufgaben nach der Erstellung bearbeiten. Wählen Sie zum Bearbeiten zunächst eine Aufgabe aus.

  • Angenommen, Sie möchten das Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie das Fälligkeitsdatum aus dem Menü „Follow Up”.
  • Klicken Sie nach Abschluss einer Aufgabe entweder auf das Kästchen „Erledigt” vor der Aufgabe oder auf die Flagge in der rechten Spalte.
  • Sie können eine Aufgabe auch als erledigt markieren, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Menüband klicken.
  • Outlook zeigt alle erledigten Aufgaben durchgestrichen an. Wenn Sie eine Aufgabe in der Liste nicht mehr benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aus Liste entfernen”, um sie aus der Liste zu entfernen.

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Bearbeiten von Aufgaben in Outlook

Aufgaben delegieren

In Outlook können Sie auch Aufgaben an andere Personen delegieren. Sie können anderen Personen neue oder bestehende Aufgaben zuweisen. Wenn Sie einer anderen Person eine Aufgabe zuweisen möchten, müssen Sie nur die Person aus Ihren Kontakten auswählen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben.

  • Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, können Sie auf die Schaltfläche „Aufgabe zuweisen” klicken, um sie an eine andere Person zu delegieren.
  • Wenn Sie eine bereits erstellte Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie „Aufgabe zuweisen”. Alternativ öffnen Sie die Aufgabe per Doppelklick in einer Aufgabenansicht und Sie finden im Menüband eine Schaltfläche zum Zuweisen einer Aufgabe.
  • Wählen Sie in diesem Dialogfenster über das Adressfeld die Person aus, die die Aufgabe ausführen soll.

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Delegieren oder Zuweisen einer Aufgabe in Outlook

  • Außerdem verbleibt standardmäßig eine Kopie der Aufgabe zur Information in Ihrer To-Do-Liste. Deaktivieren Sie dieses Feld, wenn die delegierte Aufgabe nicht mehr in Ihrer To-Do-Liste erscheinen soll.
  • Standardmäßig erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn die zugewiesene Aufgabe abgeschlossen ist. Sie können diese Benachrichtigung auch deaktivieren.
  • Nachdem Sie die Details überprüft haben, senden Sie die Aufgabe an die benannte Person.

Annehmen oder Ablehnen von delegierten Aufgaben

  • Das Symbol vor der Aufgabe sagt Ihnen, dass die Aufgabe einer anderen Person zugewiesen wurde. Der Empfänger hat nun die Möglichkeit, die Aufgabe anzunehmen oder abzulehnen.

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Zugeordnete Aufgabe annehmen oder ablehnen

  • Outlook benachrichtigt Sie über den akzeptierten oder abgelehnten Status. Außerdem erhalten Sie Informationen über den Fortschritt bei der Erledigung der Aufgabe, sobald der Empfänger der Aufgabe relevante Informationen eingibt.

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Status der zugewiesenen Aufgaben prüfen

Alle zugewiesenen Aufgaben anzeigen

Wenn Sie sich in der Aufgabenansicht befinden, klicken Sie im Listenelement auf die Ansichtsoption „Zugewiesen”. Jetzt können Sie nur noch die Aufgaben anzeigen, die Sie anderen Personen zugewiesen haben.

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Zeigen Sie delegierte Aufgaben in Outlook an

Sie können den Status der delegierten Aufgaben als separate Spalte in den Ansichten „Detailliert” und „Zugewiesen” anzeigen. In den Ansichten „Aktiv”, „Nächste 7 Tage” und „Überfällig” gibt es separate Spalten für Status und Fortschritt. Alle relevanten Informationen finden Sie auch in der Kopfzeile des Aufgabenfensters, wenn Sie eine Aufgabe öffnen.

Aufnahmequelle: www.webnots.com
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