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Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

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Die meisten von uns verwenden Microsoft Outlook seit vielen Jahren als E-Mail-Client. Im Laufe der Jahre wächst die Größe Ihres Postfachs und die App wird sehr langsam. Die Verwaltung alter E-Mails kann eine entmutigende Aufgabe sein, wenn Sie sie nicht richtig organisieren. Um eine schnelle und reibungslose Outlook- App zu haben, müssen Sie Ihr Postfach regelmäßig bereinigen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie E-Mails in Microsoft Outlook archivieren.

Warum Sie E-Mails in Outlook archivieren sollten

Neben der Geschwindigkeitsverbesserung gibt es viele andere Gründe, warum Sie den Haushalt machen sollten.

  • Im Allgemeinen verwenden Organisationen Exchange Server zum Senden und Empfangen von E-Mails. Wenn Sie über GB E-Mails verfügen, wird der Exchange-Server langsam, um die E-Mails zwischen dem Server und Ihrem Computer zu synchronisieren. Daher haben Sie nur begrenzten Speicherplatz für E-Mails. In diesem Fall sollten Sie E-Mails löschen oder archivieren, um Speicherplatz freizugeben.
  • Möglicherweise ändern Sie die Organisation und möchten alle Ihre alten E-Mails als Referenz migrieren.
  • Wenn Sie den Computer wechseln, müssen Sie möglicherweise die alten E-Mails sichern, um auf einen neuen Computer zu migrieren.

Anzeigen von Speicherplatzdetails in Outlook

Outlook hat verschiedene Ordner wie Posteingang, gesendete Elemente, Kalender usw. Vor der Archivierung können Sie die Größe dieser Ordner anzeigen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Inhalte den Speicher belegen.

  • Starten Sie Outlook und navigieren Sie zum Menü "Datei > Info".
  • Suchen Sie im rechten Bereich nach der Schaltfläche "Bereinigungstools".

Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

Outlook-E-Mail-Bereinigungstools

  • Sie können den Fortschrittsbalken anzeigen, der die Gesamtgröße des Postfachs und den verfügbaren freien Speicherplatz anzeigt .
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bereinigungstools” und wählen Sie die Option „Postfachbereinigung…”.

Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

Postfachbereinigung in Outlook

  • Sie können verschiedene Optionen sehen, um die Größe der E-Mail-Daten im Popup "Mailbox Cleanup" zu erhalten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „AutoArchive”, um das Popup-Fenster „Ordnergröße” zu öffnen.

Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

Postfachgröße in Outlook anzeigen

  • Sie können die Datengröße in verschiedenen Ordnern unter lokalem und Serverspeicher im Popup „Ordnergröße” überprüfen .

Manchmal wird die Größe Ihres Postfachs durch das Archivieren des Posteingangs nicht verringert. Dies ist ein nützliches Werkzeug, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welcher Ordner große Datenmengen enthält. Zum Beispiel können Sie viele Kalenderelemente mit großen Anhängen haben, die den Speicherplatz belegen.

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Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

Outlook bietet Standardfunktionen zum Archivieren von E-Mails in einem Ordner auf Ihrem Computer. Sie können diese archivierte Datei für jedes andere Outlook-Konto verwenden, um das alte E-Mail-Datum anzuzeigen. Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails in Outlook zu archivieren – automatisch und manuell.

E-Mails in Outlook automatisch archivieren

Die einfache Lösung, um Zeit zu sparen, besteht darin, die Archivierung von E-Mails zu planen. Beispielsweise können Sie E-Mails alle 15 Tage automatisch archivieren.

  • Gehen Sie zum Menü „Datei > Optionen” und wählen Sie die Registerkarte „Erweitert”.

Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

AutoArchivierungseinstellungen in Outlook

  • Klicken Sie im Abschnitt „AutoArchive” auf die Schaltfläche „AutoArchive-Einstellungen…”.
  • Aktivieren Sie das erste Kontrollkästchen „Automatische Archivierung alle — Tage ausführen” und wählen Sie die Anzahl der Tage zwischen den Zeitplänen aus.

Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

Planen der AutoArchivierung in Outlook

Sie haben viele weitere Möglichkeiten, die automatische Archivierungsfunktion anzupassen.

  • Erhalten Sie eine Warnung, bevor Outlook die Archivierung automatisch ausführt.
  • Zeigen oder verbergen Sie archivierte Elemente im Abschnitt "Archive" des Postfachs.
  • Richten Sie die Standardzeit für die Bereinigung der E-Mails in „Elemente bereinigen, die älter sind als…” ein. Sie können beispielsweise 3 Monate festlegen, damit Outlook automatisch die Elemente archiviert, die älter als 3 Monate sind.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alte Artikel dauerhaft löschen”, wenn Sie Artikel, die älter als das angegebene Datum sind, endgültig löschen möchten.
  • Ändern Sie den Standardspeicherort auf Ihrem Computer, um die archivierte Datei zu speichern.

Nachdem Sie die Details angegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die AutoArchivierung zu planen.

Manuelles Arching von E-Mails in Outlook

Ein Problem mit AutoArchive besteht darin, dass es gestartet wird, wenn Sie Outlook am geplanten Tag öffnen. Wenn Sie die Warnung nicht aktiviert haben, wird Ihr Arbeitsplan gestört. Die alternative Möglichkeit besteht darin, dass Sie E-Mails manuell archivieren können, wann immer Sie Zeit haben.

  • Gehen Sie zum Menü „Datei > Informationen”.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bereinigungstools” und wählen Sie die Option „Archivieren…”.
  • Wählen Sie im Popup die Ordner aus, die Sie archivieren möchten, und starten Sie die Archivierung der Elemente.
  • Sie können die Statusleiste anzeigen, die den Fortschritt anzeigt.

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Planen der AutoArchivierung für einzelne Ordner

Die obige Art der Planung archiviert alle Elemente im Posteingang, Kalender, gesendeten Elementen und anderen Ordnern. Sie können dieselbe Ordnerstruktur unter „Archive” anzeigen, die im Allgemeinen unter Ihrem Posteingang angezeigt wird.

Sie können jedoch auch unterschiedliche AutoArchivierungs-Zeitpläne für Posteingang, gesendete Elemente und Kalender haben.

  • Nehmen wir an, Sie möchten die AutoArchivierung für den Ordner "Gesendete Objekte" einrichten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die "Gesendeten Objekte", die Sie für die automatische Archivierung einrichten möchten, und wählen Sie "Eigenschaften".
  • Wählen Sie die Option „Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren:” und richten Sie den Zeitplan ein.

Wie archiviere ich E-Mails in Microsoft Outlook?

AutoArchiv-Ordner in Outlook

Anzeigen von archivierten E-Mails

Wie bereits erwähnt, können Sie die archivierten E-Mails in der Outlook-App ähnlich wie in Ihrem regulären Posteingang anzeigen. Outlook speichert die archivierten E-Mails als .pst- oder .ost-Datei. PST steht für Personal Storage Table und ost steht für Offline Storage Table. Sie finden die Archivdatei unter dem Ordner:

C:BenutzerbenutzernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Wenn Sie den Pfad oder Dateinamen in den Einstellungen geändert haben, suchen Sie unter dem ausgewählten Ordner. Sie können diese PST-Datei kopieren und für die Verwendung mit jedem Outlook-Client verwenden. In früheren Versionen von Outlook hatte Microsoft eine Größenbeschränkung von 2 GB für die PST-Dateien. Das Limit beträgt jedoch 50 GB in Outlook 2010 unter Windows und 10 GB in Outlook 2011 auf Mac.

Wenn Sie die Organisation oder den Computer ändern, können Sie die alte Archivdatei kopieren und mit Ihrem neuen Outlook-Konto verknüpfen. Sie sehen den Abschnitt "Archive" unter Ihrem Posteingang in der Seitenleiste. Dies wird Ihnen helfen, die alten E-Mails anzuzeigen und Ihre neuen E-Mails mit derselben alten PST-Datei weiter zu archivieren.

Aufnahmequelle: www.webnots.com
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