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Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

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Microsoft Excel ist eines der am häufigsten verwendeten Tools in Organisationen. Egal, ob Sie Ingenieur oder Datenwissenschaftler sind, am Ende müssen Sie Zahlen auf einer Excel-Tabelle haben, um Ihre Arbeit zu präsentieren. Neben vielen anderen Funktionen in Excel ist die Datenvalidierung eine der häufigsten Funktionen, die in einer Team- oder Gruppenumgebung verwendet werden. Sie können beispielsweise eine Excel-Datei an alle Ihre Kollegen senden, um sie aus den eingeschränkten Werten auszufüllen. Dies hilft Ihnen, die Eingabe von Freitext zu vermeiden und die Daten in einem bestimmten Umfang zu speichern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Datenvalidierung in Microsoft Excel mit verschiedenen Optionen erstellen.

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1 Validierungsregeln definieren

Excel ermöglicht das Festlegen von Validierungsregeln für einzelne Zellen oder Zellbereiche. Damit können Sie die Übernahme bestimmter Werte nur in bestimmten Zellen überwachen.

Nehmen wir ein Beispiel für die Validierung eines Schülernotenblatts.

  • Die Zellen unter der Spalte "Betreff 1" sollten eine Zahl sein.
  • Der zulässige Wert liegt zwischen 0 und 100.
  • Es darf kein Text sein, kleiner als null oder größer als 100.
  • Excel sollte alle anderen Eingaben automatisch ablehnen.

Sie können die Datenvalidierungsregeln in Excel definieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

  • Um diese Validierungen festzulegen, wählen Sie zunächst den Zellbereich aus, für den Sie die Werte einschränken möchten. In unserem Beispiel wählen wir die Zellen D4 bis D7 aus.
  • Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und wählen Sie die Option "Datenvalidierung" in der Gruppe "Datentools".

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Erstellen einer Datenvalidierungsregel in Excel

  • Dadurch wird das Dialogfeld "Datenvalidierung" geöffnet. Unter dem Reiter „Einstellungen” der Dialogbox können Sie erlaubte Einträge für die ausgewählten Zellen einrichten.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Zulassen:” und wählen Sie Ihren bevorzugten Wert aus. In unserem Beispiel wählen wir die ganze Zahl für Markierungen.

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Einstellungen zur Excel-Datenvalidierung

  • Im Listenfeld „Daten” können Sie Gültigkeitsbedingungen definieren. Dies schränkt die Eingabemöglichkeiten ein und wir wählen die Option „zwischen” aus, da wir nur die Werte von 0 bis 100 zulassen müssen. Denken Sie daran, dass sich die Optionen je nach Ihrer Auswahl ändern. Wenn Sie beispielsweise „größer als” auswählen, wird nur ein Textfeld zur Eingabe eines „Minimum”-Werts angezeigt.
  • Für die Bedingung „zwischen” können Sie in den Feldern „Minimum” und „Maximum” die mögliche Spanne festlegen. Wir geben das Minimum als 0 und das Maximum als 100 ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK" und jetzt haben Sie eine Datenvalidierung für die ausgewählten Zellen erfolgreich eingerichtet.

2 Validierungsregel-Fehlermeldung

Mithilfe einer Validierungsregel können Sie die zulässigen Werte in einer Zelle einschränken. Wenn Sie versuchen, einen Wert 110 in die Zelle D4 einzugeben, zeigt Excel Ihnen eine Fehlermeldung an und schränkt Sie ein.

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Daten aufgrund ungültiger Einträge nicht zulässig

Allerdings ist die Fehlermeldung Sie nicht der zulässige Bereich ist 0 bis 100. Um die Fehlermeldung sinnvoller zu machen, können Sie benutzerdefinierte Fehler erstellen Warnmeldung, die Ihnen klare Anweisung gibt, wenn der Fehler auftritt.

  • Wählen Sie die Zelle oder den Zellbereich aus und gehen Sie wie oben beschrieben zu „Daten > Datenvalidierung”. Wir empfehlen Ihnen, diesen Schritt gemeinsam durchzuführen, damit Sie Validierung und Fehlermeldung in einem Schritt einrichten können.
  • Wenn Sie sich im Dialogfeld "Datenvalidierung" befinden, gehen Sie zur Registerkarte "Fehlermeldung".
  • Geben Sie im Feld „Titel” die Überschrift Ihres Fehlers ein.
  • Geben Sie die Details der Regel im Bereich „Fehlermeldung” ein.

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Datenvalidierungsfehlerwarnung

Der wichtige Teil besteht darin, den Stil der Fehlermeldung festzulegen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Stil” und Sie sehen drei Optionen – Stopp, Warnung und Informationen. Je nach Bedarf können Sie den Zellenwert vollständig einschränken oder den Benutzern eine Warn- oder Informationsmeldung zulassen. Wenn der Benutzer beispielsweise in unserem Fall 110 eingibt, erhalten Sie die folgenden Fehler für verschiedene Benachrichtigungsstile.

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2.1. Fehlerwarnung stoppen:

Dies ist auch die Standardwarnung, die angezeigt wird, wenn Sie keine benutzerdefinierten Fehlermeldungen einrichten. Excel erlaubt Ihnen nicht, die ungültigen Einträge einzugeben, und Sie sollten die zulässigen Werte eingeben.

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Fehlerwarnung stoppen

2.2. Informationsfehlerwarnung:

Dies ist eine einfache Informationswarnung und Excel ermöglicht es Ihnen, mit dem ungültigen Wert fortzufahren, wenn Sie auf die Schaltfläche "OK" klicken.

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Informationsfehlerwarnung

2.3. Warnung Fehlermeldung:

Dies ist eine Warnung und Excel bietet Ihnen Optionen zum Fortfahren oder Abbrechen.

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Warnung Fehlerwarnung

3 Eingabenachricht für die Validierungsregel

Genau wie bei einer Fehlermeldung können Sie auch beim Klicken auf die Zelle eine Anzeigemeldung erstellen. Dies hilft, die richtigen Daten in einem Schritt einzugeben, bevor der Fehler angezeigt wird.

  • Wählen Sie die Zelle oder den Zellbereich aus und gehen Sie wie oben beschrieben zu „Daten > Datenvalidierung”.
  • Wenn Sie sich im Dialogfeld "Datenvalidierung" befinden, gehen Sie zur Registerkarte "Eingabenachricht".
  • Geben Sie im Eingabefeld „Titel” die Meldungsüberschrift für Ihren Fehler ein.
  • Geben Sie die Details der Regel im Bereich „Nachricht eingeben” ein.

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Eingabenachricht zur Datenvalidierung

Klicken Sie auf die validierte Zelle, um zu sehen, dass die Eingabenachricht wie unten als Anweisung angezeigt wird.

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Eingabenachricht für Validierungsregeln

Dies ist nützlich, wenn Sie ein großes Excel mit verschiedenen Arten der Datenüberprüfung in verschiedenen Zellen haben.

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4 Validierungsregeln für vorhandene Daten

Wenn Sie eine Validierungsregel erstellen, ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Excel-Tabelle noch leer ist. Daher müssen Sie einige Einstellungen beachten, wenn Sie Validierungsregeln für vorhandene Daten verwenden.

4.1. Erweitern der Datenvalidierung

Wenn Sie Zellen außerhalb der Validierungsregeln auswählen und auf die Option "Datenvalidierung" klicken, werden Sie von Excel mit einer Meldung aufgefordert.

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Erweitern der Datenvalidierung

Sie können auf „Ja” klicken, um die Validierung auf die ausgewählten Zellen auszudehnen. Das Problem besteht jedoch darin, dass Excel mit Ihren Validierungsregeln KEINE der vorhandenen Daten validiert. Sie können eine Validierungsregel nur für Einträge verwenden, die einer zuvor festgelegten Regel folgen. Excel ignoriert die vorhandenen Daten ohne Validierung. Die einzige in Excel verfügbare Option besteht darin, die ungültigen Daten zu kennzeichnen, damit Sie sie manuell korrigieren können.

4.2. Beschriften vorhandener ungültiger Werte

Um die ungültigen vorhandenen Datenzellen zu finden, gehen Sie zum Menü "Daten" und klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche " Datenvalidierung " unter der Gruppe " Datentools ". Wählen Sie nun den Eintrag „Circle Invalid Data” aus, um die ungültigen Zellen mit roten Kreisen wie folgt hervorzuheben:

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Einkreisen ungültiger Daten

4.3. Kennzeichnung ungültiger Daten entfernen

Mithilfe von Validierungskreisen können Sie eine klare Übersicht über ungültige Daten in Ihrer Tabelle erstellen. Wenn Sie die Werte korrigiert haben oder die Kreise nicht mehr benötigen, können Sie diese ganz einfach entfernen.

Sie können wieder den Eintrag „Clear Validation Circles” im Dropdown-Menü „Data Validation” verwenden, um die rote Kreisbeschriftung zu entfernen.

5 Liste der Validierungsregeln

Als Alternative zu Validierungsregeln können Sie eine Liste mit allen gültigen Werten verwenden. Daher kann jeder Benutzer einfach zwischen den verfügbaren Werten wählen und die richtigen Daten eingeben. Mit anderen Worten, Sie können den Benutzer auf die Auswahl innerhalb der angegebenen Werte beschränken. In unserem Beispielfall können Sie nur die Markierungen wie 50, 60, 70, 80 und 90 zulassen und alle anderen Benutzereingaben einschränken.

Wenn Sie sich im Popup-Fenster "Datenvalidierung" befinden, gehen Sie zur Registerkarte "Einstellungen":

  • Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Zulassen” den Eintrag „Liste”.
  • Wählen Sie die Option "In-Cell-Dropdown" aus, um die Werte in der Dropdown-Liste anzuzeigen.
  • Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option „Leerzeichen ignorieren” je nach Bedarf.
  • Geben Sie die zulässigen Werte durch Kommas getrennt in das Textfeld „Quelle” ein. Existieren die gewünschten Werte bereits in einer Tabelle oder in anderen Blättern, wählen Sie nach einem Klick in das Feld „Quelle” den entsprechenden Bereich aus, um die Werte zu übernehmen. Stellen Sie sicher, dass die Quelle für die Werte in demselben Excel-Buch verfügbar ist, damit es funktioniert, wenn Sie Excel für andere freigeben.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK”, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wie erstellt man eine Datenvalidierung in Microsoft Excel?

Datenvalidierung mit Listenwerten

Die so formatierte Zelle erhält beim Aktivieren einen Listenpfeil. Sie können nun entweder einen der möglichen Werte manuell eingeben oder die Liste über die Pfeiltaste öffnen und dann den gewünschten Eintrag auswählen.

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Werte aus der Liste auswählen

Sie können auch Eingabenachrichten und Fehlermeldungen wie oben beschrieben einrichten.

Verwenden Sie die Schaltfläche „Alles löschen”, um alle Datenvalidierungen, Eingabemeldungen und Fehlermeldungen mit einem Klick zu entfernen.

Aufnahmequelle: www.webnots.com
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