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Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

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Outlook ist einer der komfortabelsten E-Mail-Clients, unabhängig davon, ob Sie ihn im Unternehmen oder für den persönlichen Gebrauch verwenden. Natürlich können Sie nicht die ganze Zeit arbeiten und müssen wegen Krankheit oder Urlaub eine Pause einlegen. In einem solchen Fall ist es sinnvoll, die Absender der E-Mail darüber zu informieren, dass Sie nicht im Amt sind und wann Sie auf ihre E-Mails antworten können. OOO ist in Organisationen ein beliebter Begriff für die Anzeige von Abwesenheit. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook-E-Mails einrichten.

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Befolgen Sie die folgenden Anweisungen, um automatische Abwesenheitsantworten in Outlook einzurichten:

  • Starten Sie Outlook und gehen Sie zum Menü "Datei > Info". Wenn Sie mehrere E-Mails in Outlook haben, wählen Sie aus, welche E-Mail Sie automatisch beantworten möchten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatische Antworten”.

Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

Automatische Antworten in Outlook

  • Sie sehen zwei Optionen zum Deaktivieren und Aktivieren der automatischen Antwortformulare für Ihre E-Mail.
  • Wählen Sie die Option "Automatische Antworten senden". Jetzt werden Sie sehen, dass Outlook alle anderen Optionen zum Bearbeiten aktiviert.

Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

Automatische Antworten aktivieren

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Zeitbereich für automatische Antwort einrichten

Wenn Sie die automatische Antwort aktivieren, erwägt Outlook, die automatische Antwort sofort ohne Enddatum zu senden. Dies ist nützlich, wenn Sie die E-Mail dauerhaft schließen oder aus Gründen der Mutterschaft lange Urlaub nehmen. Geben Sie in diesem Fall die entsprechende Meldung in das Textfeld ein und klicken Sie auf „OK”, um die Änderungen zu übernehmen.

Die Beurlaubung auf unbestimmte Zeit ist jedoch nicht der allgemeine Fall. Sie können einen Tag oder eine Woche für Krankheit oder Urlaub nehmen. In diesem Fall sollten Sie die genaue Zeit einstellen, zu der Sie die automatische Antwort senden möchten.

  • Klicken Sie auf die Option „Nur in diesem Zeitraum senden”.
  • Wählen Sie das Start- und Enddatum / die Uhrzeit aus.

Automatische Antwortnachricht

Nach dem Einrichten von Von- und Bis-Daten besteht der nächste Schritt darin, die Nachricht als Antwort an den E-Mail-Absender einzugeben. Sie können automatische Antworten an Personen senden, die Ihre Firmen-E-Mail-Adresse haben, sowie von Außenstehenden.

  • Geben Sie die entsprechende Nachricht unter der Registerkarte "Innerhalb meiner Organisation" ein. Sie können die Antwort formatieren, indem Sie verschiedene Schriftarten, -größen und -farben einrichten. Klicken Sie auf „OK” und schließen Sie das Popup, um eine automatische Antwort während der angegebenen Zeit zu senden.
  • Wenn Sie Antworten an Personen außerhalb Ihres Unternehmens senden möchten, gehen Sie zum Tab „Außerhalb meiner Organisation”.
  • Aktivieren Sie die Option "Automatisch antworten, um außerhalb meiner Organisation zu antworten". Sie können wählen, ob Sie nur den Personen in Ihren Kontakten oder allen Personen antworten möchten, die Ihnen während der Abwesenheit eine E-Mail senden.
  • Geben Sie bei Bedarf den Inhalt und das Format Ihrer Nachricht ein.
  • Klicken Sie auf „OK”, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

Automatische Antwort von externer Organisation einrichten

Das ist es; Sie haben die OOO-Antwort in Outlook eingerichtet. Denken Sie daran, die aussagekräftige Nachricht mit klaren Details einzugeben. Unten ist ein Beispiel für die Abwesenheitsnachricht mit dem Grund für den Urlaub, der Rückkehrzeit, einem alternativen Kontakt und einer Notfallnummer (wenn Sie bereit sind).

Sehr geehrter Absender,
[] Ich bin krankgeschrieben; Ihre E-Mail wird nach meiner Rückkehr beantwortet.
[x] Ich bin im Urlaub und habe nur sehr eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails.
[x] Ich bin im Urlaub und habe nur sehr eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails.

Ich bin am 26. April 2019 wieder für Sie da und Sie können sich bei Fragen an xxxxx wenden.
In dringenden Fällen rufen Sie bitte mein Handy xxxxxxxx an.

Danke und beste Grüße,
Ihr Name

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Regeln einrichten

Der lustige Teil besteht darin, Regeln einzurichten, um nur für bestimmte E-Mails eine automatische Antwort zu senden. Klicken Sie im Popup für automatische Antworten auf die Schaltfläche "Regeln" und klicken Sie erneut auf "Regel hinzufügen …".

Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

Hinzufügen von Regeln zu OOO-Nachrichten

Richten Sie im Dialogfeld "Regel bearbeiten" die Regel ein, die angewendet werden soll. Geben Sie beispielsweise die Absender-E-Mail-Adresse ein, damit Outlook nur eine automatische Antwort an diesen E-Mail-Absender sendet. Andere Absender erhalten KEINE automatische Antwort. Auf der anderen Seite können Sie erwägen, automatische Antworten nur an die E-Mails zu senden, die Sie direkt mit Ihrer E-Mail im Feld An Adresse erhalten haben. Auf diese Weise können Sie Hunderte von E-Mails ignorieren, die Sie mit Ihrer E-Mail im CC-Feld erhalten.

Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

Regel einstellen

Testen der automatischen Antwort

Outlook zeigt eine Warnmeldung an, wenn Sie Outlook während der Abwesenheit öffnen. Sie können auch eine Test-E-Mail an Ihre eigene ID senden, um eine OOO-Antwort zu erhalten.

Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

Abwesenheit in Outlook aktiviert

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Abwesenheitsantwort deaktivieren

Wenn Sie die OOO-Antwort während des angegebenen Zeitraums deaktivieren möchten, öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Option "Ausschalten", um die OOO-Einstellungen zu deaktivieren. Sie können auch zum Menü „Dateien > Info” gehen und die automatischen Antworten deaktivieren.

Wie richte ich Abwesenheitsantworten in Microsoft Outlook ein?

Abwesenheitsantwort deaktivieren

Andernfalls verfallen die Einstellungen automatisch nach der angegebenen Zeit.

Aufnahmequelle: www.webnots.com
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