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Wie richte ich Quick Steps in Microsoft Outlook ein?

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Outlook ist der beliebte E-Mail-Client, der in vielen großen Organisationen verwendet wird. Es ist eine Tatsache, dass Menschen in etwa 80 % der Fälle dieselben Aktivitäten wiederholt ausführen müssen, wenn sie Outlook-E-Mails verwenden. Dies kann das Senden einer E-Mail an Ihren Vorgesetzten in einem vordefinierten Format oder die automatische Weiterleitung von E-Mails an Ordner zum Organisieren sein. Das wiederholte Ausführen derselben Aktion ist eine zeitaufwändige Aufgabe und Outlook bietet eine Lösung namens Quick Steps. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Quick Steps in Microsoft Outlook einrichten.

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Zugreifen auf Quick Steps in Microsoft Outlook

Sie haben zwei Möglichkeiten, Quick Steps in Outlook zu verwenden – zum einen die Standardaktionen zu verwenden und zum anderen benutzerdefinierte Aktionen für Ihren Bedarf zu erstellen. Outlook bietet eine Reihe vordefinierter Quick Steps, auf die Sie über das Menüband unter der Registerkarte "Startseite" zugreifen können.

Wie richte ich Quick Steps in Microsoft Outlook ein?

Schnelle Schritte in Outlook

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Liste zu erweitern. Obwohl es vordefinierte Quick Steps gibt, müssen Sie die Aktion dennoch zum ersten Mal einrichten.

Wie richte ich Quick Steps in Microsoft Outlook ein?

Vordefinierte Quick Steps in Outlook 2016

Beispielfall

Nehmen wir an, Sie müssen häufig E-Mails an Ihren Vorgesetzten weiterleiten. Ohne Quick Steps müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf die Weiterleitungsoption. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das E-Mail-Element und wählen Weiterleiten.
  • Danach müssen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Vorgesetzten eingeben.
  • Klicken Sie abschließend auf E-Mail senden, um die Aufgabe abzuschließen.

Sie können alle diese Schritte mit Quick Steps mit einem einzigen Klick ausführen. Sie müssen jedoch zuerst die Schritte zum ersten Mal einrichten.

Erstmaliges Einrichten für vordefinierte Quick Steps

Klicken Sie in den vordefinierten Quick Steps auf die Option „Zum Manager”. Wenn die Option nicht angezeigt wird, lesen Sie den nächsten Abschnitt zum Erstellen neuer Quick Steps.

Wie richte ich Quick Steps in Microsoft Outlook ein?

Erstmaliges Vorwärts-Setup

  • Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Vorgesetzten in das Feld An ein. Wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen”, um das Pop-up „Quick Steps bearbeiten” zu öffnen .

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Schnellschritte bearbeiten

  • Im Popup „Quick Steps bearbeiten” können Sie den Betreff ändern, Cc hinzufügen, Bcc hinzufügen, Flag und Wichtigkeit einrichten.
  • Sie können auch einen Text hinzufügen und die Nachricht mit einer Verzögerung von 1 Minute planen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen”, um zusätzliche Aktionen hinzuzufügen, z. B. nach dem Weiterleiten, Beantworten der E-Mail oder Verschieben der E-Mail in einen bestimmten Ordner. Sie können einen neuen Ordner wie „E-Mail an Manager gesendet” erstellen und die zweite Aktion hinzufügen, um die E-Mail in diesen Ordner zu verschieben. Auf diese Weise können Sie die an Ihren Vorgesetzten weitergeleiteten E-Mails einfach nachverfolgen.
  • Richten Sie eine Verknüpfung und eine QuickInfo für die Aktion ein.
  • Klicken Sie in den Pop-ups auf die Schaltflächen „Speichern”, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Jetzt haben Sie die Quick Steps-Einrichtung zum ersten Mal für die Verwendung abgeschlossen. Bevor Sie die Quick Steps verwenden, lassen Sie uns auch das Erstellen Ihrer benutzerdefinierten Aktionen besprechen.

Benutzerdefinierte Quick Steps einrichten

Wenn Sie etwas tun möchten, das nicht in den vordefinierten Quick Steps aufgeführt ist, klicken Sie auf die Option „Neuer Quick Step > Benutzerdefiniert”.

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Erstellen von benutzerdefinierten Quick Steps in Outlook

Sie sehen das gleiche Popup-Fenster "Quick Step bearbeiten".

  • Geben Sie den Namen für Ihren Quick Step ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Aktion auswählen", um die Liste der verfügbaren Optionen anzuzeigen.

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Neuen Quick Step erstellen

  • Nehmen wir an, Sie möchten einen Quick Step für "Als ungelesen markieren" einrichten. Wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste aus.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü für die Verknüpfung und wählen Sie die vorhandene Verknüpfung zum Widerrufen Ihres Quick Steps aus. Outlook bietet den Shortcut- Bereich von „Strg + Umschalt + 1″ bis „Strg + Umschalt +9. Leider können Sie keine benutzerdefinierte Verknüpfung zum Widerrufen Ihrer Quick Steps erstellen.

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Verknüpfung für Quick Step einrichten

  • Geben Sie den Tooltip-Text ein, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über den Quick Steps-Namen in der Multifunktionsleiste fahren.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen”, um die Einrichtung abzuschließen.
  • Sie können sehen, dass der neu erstellte Schritt wie unten im Menüband angezeigt wird.

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Benutzerdefinierte Quick Steps anzeigen

Anwenden von Quick Steps

Jetzt wissen Sie, wie Sie zum ersten Mal Standard-Quick Steps einrichten und neue für Ihre Bedürfnisse erstellen. Sie können sie mit einem einzigen Klick verwenden.

  • Wählen Sie zunächst die E-Mail aus und klicken Sie im Menüband auf die Quick Steps.
  • Im obigen Beispiel „Als ungelesen markieren” können Sie die Tastenkombination „Strg + Umschalt + 1″ verwenden, um die E-Mail ungelesen zu machen. Ebenso können Sie die E-Mail an Ihren Vorgesetzten weiterleiten und die E-Mail mit einem einzigen Klick in den angegebenen Ordner verschieben.

Schnelle Schritte verwalten

Sie können verwirrt sein, wenn Sie viele Quick Steps haben. Um alle Ihre bestehenden Quick Steps zu verwalten, klicken Sie auf das kleine Symbol in der unteren rechten Ecke der Quick Steps-Gruppe im Ribbon. Sie sehen ein Popup-Fenster „Schnellschritte verwalten” wie unten.

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Schnelle Schritte verwalten

Hier können Sie alle verfügbaren Quick Steps in Ihrem Outlook anzeigen.

  • Sie können einen Quick Step bearbeiten, duplizieren oder löschen.
  • Erstellen Sie einen neuen Quick Step, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu” klicken und die gewünschte Option auswählen.
  • Verwenden Sie die Pfeiltasten nach oben oder unten, um die Elemente zu verschieben und die Reihenfolge neu anzuordnen. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Quick Steps ganz oben in der Liste auf Ihrem Ribbon behalten.

Quick Steps vs. Regeln

Beachten Sie, dass Outlook auch Regeln zum Verschieben der anzugebenden E-Mails in Ordner enthält. Quick Steps sind jedoch eine hilfreiche Ergänzung zu den bestehenden Regeln in Outlook. Der Unterschied zwischen Quick Steps und Regeln besteht darin, dass Sie Quick Steps manuell aufrufen müssen, während die Regeln automatisch funktionieren.

Aufnahmequelle: www.webnots.com
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