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Wie verwende ich Seriendruck in Word?

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Seriendruck ist eine Microsoft Word-Funktion, mit der Sie einen Abschnitt für jede Kopie eines ähnlichen Dokuments personalisieren können. Es ermöglicht Ihnen, eine Liste von Kontakten oder anderen Teilen eines Dokuments zu verwenden, die in einer Datenbank gespeichert sind (können Word-Serienbriefe, Excel-Tabellen, Access oder andere Formen von Datenbanken sein). Mit anderen Worten, der Seriendruck ermöglicht es Benutzern, eine Reihe von Dokumenten mit ähnlichem Layout und Inhalt zu erstellen, jedoch mit unterschiedlichen Informationen in einigen Abschnitten.

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Wann sollte der Seriendruck in Microsoft Word verwendet werden?

Hauptsächlich wird diese Funktion verwendet, um identische Briefe, Etiketten oder E-Mails für verschiedene Empfänger zu erstellen. Sie können das Tool auch verwenden, um Berichte, Newsletter oder andere Dokumente zu personalisieren und an verschiedene Kontakte in Ihrer Mailingliste zu senden. Im Allgemeinen kann der Seriendruck nützlich sein, wenn Sie mehrere Ausgabedokumente mit einigen festen Inhalten wie Briefköpfen und bestimmten Teilen mit Daten erstellen möchten, die je nach einer bestimmten Datenquelle variieren.

Verschiedene Komponenten des Seriendrucks

  • Hauptdokument – ​​Word-Dokument mit Inhalten, die in der gesamten Ausgabe gleich sind. Dies kann Klartext, Seriendruckfelder mit Leittext, Firmenbriefkopf usw. sein.
  • Datenquelle – Eine Datenbank mit einer Liste von Daten, die bei jeder Seriendruckausgabe variieren (z. B. Empfänger Ihres monatlichen Newsletters).
  • Dokument zusammenführen – Die resultierende Ausgabe, wenn Sie das Hauptdokument mit der Datenquelle zusammenführen.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Seriendruckfunktion in MS Word verwenden.

Verwenden von Seriendruck in Microsoft Word

  • Öffnen Sie ein neues Dokument, eine Vorlage oder ein vorhandenes Hauptdokument in Word, um loszulegen.
  • Gehen Sie zum Menü "Mailings" und klicken Sie im Menüband auf den Pfeil "Seriendruck starten", um ihn zu erweitern.
  • Wählen Sie die letzte Option „Schritt für Schritt…”, um den Seriendruck-Assistenten zu starten.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Seriendruck starten

  • Dadurch wird ein Seriendruck-Assistent am rechten Rand des Dokuments geöffnet. Wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie vorbereiten möchten, und klicken Sie unten im Assistenten auf „Weiter”.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Art des Dokuments

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Auswahl Ihres Hauptdokuments

Hier müssen Sie Ihr Ausgangsdokument auswählen.

  • Wenn das aktuelle Dokument Ihr Hauptdokument ist, wählen Sie die erste Option und fahren Sie mit dem Hinzufügen des Empfängers fort.
  • In einigen Fällen haben Sie möglicherweise eine Vorlage, die Sie für Ihre Briefe verwenden. Wenn dies der Fall ist, aktivieren Sie die Vorlagenoption und klicken Sie dann auf „Vorlage auswählen”, um aus Ihren gespeicherten Vorlagen auszuwählen.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Vorlage auswählen

  • Wenn Sie Ihr Hauptdokument bereit haben, kreuzen Sie die vorhandene Dokumentalternative an und klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen”, um die bestimmte Datei auf Ihrem PC-Speicher auszuwählen.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Aus vorhandenem Dokument

Hinweis: Sobald Sie eine Vorlage oder eine vorhandene Datei auswählen, wird das Dokument geladen und die Option wechselt zu „Aktuelles Dokument verwenden”.

Hinzufügen von Daten (Empfängern) zum Seriendruck

MS Word bietet Ihnen drei Möglichkeiten, Daten aus der Quelle hinzuzufügen.

Liste aus einer vorhandenen Liste auswählen
  • Möglicherweise haben Sie Ihre Daten in einer Datenbank (Excel, Access usw.). Wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden” und klicken Sie auf den Link „Durchsuchen”, um die Liste anzugeben, die Sie zusammenführen möchten.
  • Wählen Sie die Datenquelle aus und klicken Sie auf „OK”, um die Liste hinzuzufügen.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Liste durchsuchen

  • Sie können mehrere Datenquellen hinzufügen, indem Sie auf den Link "Eine andere Liste auswählen" klicken. Außerdem können Sie durch Klicken auf den Link „Bearbeiten…” Ihre Liste bearbeiten, um nur die Daten auszuwählen, die Sie interessieren.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Liste bearbeiten

Wählen Sie Liste aus Ihren Outlook-Kontakten
  • Wählen Sie die Option zum Auswählen von Empfängerdaten aus Ihren Outlook-Mailingkontakten.
  • Klicken Sie auf „Kontaktordner auswählen”, wählen Sie Ihr Outlook-Profil aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK”.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Outlook-Kontakte

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Erstellen Sie eine Liste in Word
  • Mit der dritten Option können Sie in MS Word eine neue Liste für Ihren Seriendruck erstellen.
  • Klicken Sie auf „Neue Liste eingeben” und dann auf die Schaltfläche Erstellen im unteren Bereich.
  • Dadurch wird eine Tabellenansicht geöffnet, in der Sie Ihre Empfängerliste hinzufügen und speichern können.
  • Geben Sie die Details des Empfängers ein und drücken Sie „OK”, dann speichern Sie das Dokument.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Neue Liste

Bearbeiten des Hauptdokuments

  • Fahren Sie nun mit der nächsten Seite fort, um das Hauptdokument zu bearbeiten.
  • Wenn Sie ein leeres Dokument ausgewählt haben, fügen Sie Ihren Inhalt zum Dokument hinzu und legen Sie den Speicherort für das Zusammenführen von Daten fest.
  • Klicken Sie auf den Link „Adressblock”, um die Reihenfolge zu bearbeiten, in der die Empfängerdetails angezeigt werden sollen.
  • Wählen Sie Ihren bevorzugten Stil aus und klicken Sie auf „OK”, um die Adresse einzufügen.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Adressblock

  • Wählen Sie unter „Begrüßungszeilen” eine Anrede aus und klicken Sie auf „OK”.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Anrede

  • Wenn Sie weitere Details hinzufügen möchten, gehen Sie zu „Weitere Artikel” und fügen Sie zusätzliche Felder ein.
  • Wenn Sie fertig sind, sollte Ihr Dokument ungefähr so ​​​​aussehen.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Serienbrief-Dokument

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Vorschau der Ausgabedokumente

  • Klicken Sie auf Weiter, um zum Vorschauassistenten zu wechseln. Verwenden Sie die linken und rechten Doppelpfeile, um eine Vorschau der mehreren personalisierten Dokumente anzuzeigen.

Wie verwende ich Seriendruck in Word?

Seriendruck in der Vorschau anzeigen

  • Möglicherweise finden Sie eine Funktion, um nach einem bestimmten Empfänger zu suchen. Nachdem Sie die Angaben überprüft haben, klicken Sie auf „Weiter”, um den Seriendruck abzuschließen.

Tastenkombinationen für Seriendruck

Hier sind einige der Tastenkombinationen, wenn Sie die Seriendruckfunktion verwenden.

Abkürzung Beschreibung
Alt + Umschalt + K Seriendruck in der Vorschau anzeigen
Alt + Umschalt + N Dokument zusammenführen
Alt + Umschalt + M Zusammengeführtes Dokument drucken
Alt + Umschalt + E Serienbriefdaten bearbeiten
Alt + Umschalt + F Zusammenführungsfeld einfügen
Alt + Umschalt + D DATUM-Feld einfügen
Alt + Strg + L LISTNUM-Feld einfügen
Alt + Umschalt + P SEITE-Feld einfügen
Alt + Umschalt + T Feld ZEIT einfügen
Strg + F9 Leeres Feld einfügen
Strg + Umschalt + F7 Verknüpfte Daten aktualisieren
F9 Ausgewählte Felder aktualisieren
Strg + Umschalt + F9 Link aus Feld entfernen.
Umschalt + F9 Code und Ergebnis für ausgewähltes Feld umschalten
Alt + F9 Toggle Alle Feldcodes und Ergebnisse
Alt + Umschalt + F9 Führen Sie GOTOBUTTON oder MACROBUTTON aus
F11 Nächstes Feld
Umschalt + F11 Vorheriges Feld
Strg + F11 Feld sperren
Strg + Umschalt + F11 Feld entsperren

Einpacken

Wenn Sie denselben Brief an mehrere Empfänger senden, Etiketten drucken oder ein personalisiertes, aber standardisiertes Dokument erstellen möchten, können Sie den Seriendruck verwenden, anstatt so viele Dokumente zu erstellen, wie Sie auf Ihrer Liste stehen. Mit der Seriendruckfunktion können Sie Ihr Hauptdokument mit einer Datenquelle zusammenführen, um am Ende identische Dokumente mit eindeutigen Details in einigen Abschnitten zu erhalten.

Aufnahmequelle: www.webnots.com
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