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10 consejos de Excel para mejorar su productividad

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La mayoría de las organizaciones de todo el mundo utilizan Microsoft Excel para realizar diversas tareas. Puede realizar análisis de datos simples para tareas complejas como realizar un seguimiento de las ventas, administrar el inventario y generar notas con Excel. Proporciona una interfaz de cuadrícula que permite a los usuarios organizar y procesar diferentes tipos de datos en su propio estilo y estructura. Sin embargo, la mayoría de los usuarios entienden Excel como solo un programa para cifras, pero hay tantas funciones y trucos de Excel que puede utilizar para aumentar su productividad.

Estos son los 10 consejos principales para mejorar su productividad en Microsoft Excel.

  1. Usa plantillas de Excel
  2. Prueba los gráficos de Excel
  3. Nombre las celdas de Excel para referencia
  4. Crea hermosas tablas de Excel
  5. Formateo fácil
  6. Prueba flash fill
  7. Usar datos de lista
  8. Congelar encabezado
  9. Obtenga una suma rápida
  10. Prueba los atajos de teclado

Relacionado: Convierta filas en columnas en Excel.

1 Utilice plantillas de Excel

Diseñar la estructura de su información puede resultar tedioso y lento. Afortunadamente, Excel ofrece una variedad de plantillas listas para usar para diversas tareas, y no es necesario que cree un diseño desde cero.

  • Para usar las plantillas de Excel, abra la hoja de cálculo y luego en el menú desplegable "Archivo" seleccione "Nuevo".

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Nuevo libro de trabajo

  • Excel mostrará una lista de plantillas para diversos usos, como gestión financiera, programación, gestión de proyectos, calendarios, etc.

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Lista de plantillas de Excel

  • Seleccione una de las opciones, diga "Presupuesto" y haga clic en el icono "Crear" en la ventana emergente resultante.

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Crear desde plantilla

  • Ahora puede personalizar la plantilla para que se adapte a sus necesidades.

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Personalizar plantilla

Nota: También puede buscar plantillas en línea cuando esté conectado a Internet.

2 Utilice gráficos de Excel

Los gráficos son muy útiles para resumir grandes datos en ilustraciones simples que son fáciles de entender y analizar. Comprender algunos trucos para gráficos en Excel lo ayudará a crear gráficos más significativos en menos tiempo.

  • Utilice la función "Gráfico recomendado" para determinar el gráfico más apropiado que puede crear en función de sus datos.
  • Haga clic en cualquier celda dentro del rango de datos y en la pestaña "Insertar" seleccione recomendar datos.
  • Haga clic en las distintas opciones, obtenga una vista previa del gráfico y, una vez que encuentre la mejor opción, haga clic en "Aceptar" para insertar.

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Gráficos recomendados

  • Personalice el gráfico con las "Herramientas de gráficos" que aparecen en la parte superior de todos los elementos del menú.

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Herramientas de gráficos

  • Puede agregar más datos a la tabla y Excel actualizará automáticamente el gráfico. Para agregar una columna (Q4), escriba "Q4" en la celda a la derecha del encabezado "Q3".
  • Ingrese los datos del cuarto trimestre y observe que el gráfico muestra automáticamente los datos de la columna agregada.

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Agregar datos

Recuerde, cuando desee convertir su tabla de datos en un gráfico, simplemente presione las teclas “Alt + F1". Excel convertirá automáticamente la tabla seleccionada en un gráfico elegante.

3 Nombrar celdas de Excel para facilitar la referencia

El "cuadro de nombre" de Excel a la izquierda (justo) encima de las celdas muestra el nombre de la selección actual (tabla, celda, etc.).

  • De forma predeterminada, el programa asigna el nombre a la celda combinando la letra de la columna y el número de la fila.

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Nombre de Caja

  • Puede asignar un nombre personalizado a las celdas, un rango o una tabla para evitar confusiones y mejorar la velocidad al referirse a una celda o rango específico.
  • Seleccione la celda o rango y haga clic derecho en él. Seleccione "Definir nombre" en la lista del menú.

Definición de nombre

  • Escriba un nombre para la celda y seleccione el alcance. Puede agregar algunos comentarios para describir la celda en el cuadro de texto "Comentario" y luego hacer clic en "Aceptar".

Ingrese su nombre

  • Utiliza el nombre personalizado en la fórmula de Excel.

Nombres personalizados

Relacionado: Cambiar el nombre del archivo incrustado en Excel.

4 Convierta una tabla simple en hermosas tablas de Excel

¿Tiene una tabla simple de datos en su hoja de Excel? Puede convertir la tabla simple en una tabla de Excel atractiva con filtro y colores alternativos para las filas. Simplemente haga clic dentro de su tabla y presione las teclas "Control + F1" para convertirla en una hermosa tabla de Excel.

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Crea hermosas tablas

5 Formateo fácil

Ingresar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo no solo es tedioso, sino también propenso a errores. Un solo error en sus datos puede ser costoso, pero con ciertos trucos, puede minimizar el trabajo y los errores.

  • La forma básica de controlar los errores es formatear su celda para un tipo de datos específico. Para hacerlo, seleccione la (s) celda (s) y expanda las opciones de formato "Número" en la pestaña "Inicio".
  • Elija el tipo de datos que desea ingresar en las celdas. En la pestaña "Número", seleccione la categoría, especifique el formato deseado en el panel derecho y haga clic en "Aceptar".

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Formato numérico

Relacionado: Corrija la hoja de Excel lenta al procesar sus datos.

6 Prueba Flash Fill

  • Cuando se trata de datos con un patrón en particular, use "Relleno rápido" para completar la entrada automáticamente.
  • Complete los primeros ejemplos, seleccione la siguiente celda y haga clic en "Relleno rápido" en la pestaña "Datos".

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Relleno flash

  • Excel completará el llenado del resto de celdas.

Celdas llenas

  • Cuando tiene una lista definida de entradas, como categorías de productos, grupos de edad, etc., puede ahorrar tiempo y controlar la entrada de datos con una lista de opciones para elegir.

7 Usar datos de lista

  • Seleccione las celdas y en la pestaña "Datos" vaya a la herramienta "Validación de datos".
  • En "Permitir", elija "Lista" y luego escriba sus opciones debajo de la fuente separadas por una coma. Si tiene su lista en la hoja de cálculo, seleccione el rango y haga clic en "Aceptar".

Lista de Verificación

  • Al llenar los datos, será más rápido seleccionar de la lista que escribir.

Entrada de lista

Relacionado: ¿Cómo crear casillas de verificación y botones de opción en Excel?

8 Encabezado congelado

Es difícil recordar el encabezado de la columna cuando se trabaja con hojas largas y anchas. No se preocupe, seleccione la segunda línea debajo de su encabezado y haga clic en la opción "Congelar paneles" en el menú "Ver> Congelar paneles". Esto congelará la primera fila del encabezado y la mantendrá flotando cuando se desplace por el contenido. Esto le ayudará a comprobar fácilmente el título cuando se desplace hacia abajo en la hoja.

Al igual que en la primera fila, también puede congelar la primera columna de la hoja.

9 Suma rápida, máxima, mínima y media

Cuando tenga un número en una columna, presione “Control + Mayús + T” en Windows o “Comando + Mayús + T” en Mac para obtener una suma rápida.

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Suma rápida, máxima, mínima y promedios

En la tabla de Excel filtrada, puede ver un menú desplegable sobre la suma. Haga clic en él para obtener otras opciones como máximo, mínimo, promedio, recuento, desviación estándar, etc.

Relacionado: ¿Cómo comparar dos libros de Excel?

10 Utilice los métodos abreviados de teclado de Excel

Moverse entre hojas y diferentes documentos de Excel puede ser complicado si no conoce los atajos de teclado adecuados. Por ejemplo, cuando desee tener un gran espacio, presione "Control + F1" para ocultar la cinta.

Consulte nuestra guía gratuita de métodos abreviados de teclado de Excel para convertirse en un experto.

Conclusión

El objetivo de cada individuo o empresa es volverse más productivo y eficiente, y Microsoft Excel ayuda a lograr este objetivo. Para cualquier persona que use Excel para completar varias tareas, los consejos anteriores pueden aumentar la velocidad y precisión de su manejo de datos, ahorrándole tiempo y dinero.

Fuente de grabación: www.webnots.com

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