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12 consejos de Microsoft Word para mejorar la productividad

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Word es parte del paquete de Microsoft Office y es una de las herramientas de procesamiento de texto más populares. Millones de empresas y usuarios individuales dependen de las capacidades de esta poderosa herramienta. Las personas crean a partir de propuestas, informes y casi todos los demás documentos a diario. Word tiene numerosas características que hacen que preparar y formatear cualquier archivo de texto o documentos sea más rápido y sencillo. Sin embargo, a pesar de su popularidad y del hecho de que la mayoría de los usuarios de computadoras son competentes en el uso de Word, solo unas pocas personas saben cómo usar este poderoso programa en toda su capacidad. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a ahorrar tiempo y mejorar su productividad al utilizar Microsoft Word.

  1. Recuperación automática y guardado automático
  2. Recuperar documentos no guardados
  3. Personalizar las opciones de pegado
  4. Usar contenido del portapapeles
  5. Aplicar estilos rápidamente con el pintor de formatos
  6. Mantener la coherencia del formato
  7. Agregar tabla de contenido
  8. Mover bloques de contenido con el panel de navegación
  9. Insertar capturas de pantalla rápidas
  10. Agregar divisores
  11. Insertar comillas de extracción
  12.  Usar atajos de teclado

1 Documentos de recuperación automática y guardado automático

Una de las mayores frustraciones para los usuarios de Word es perder todo su trabajo en caso de un bloqueo inesperado del sistema o del programa. Por esta razón, es importante seguir guardando su documento después de realizar algunos cambios. Sin embargo, puede utilizar algunas funciones de Word para evitar una situación en la que tenga que repetir lo que ya había hecho.

  • Utilice las teclas de método abreviado de teclado "Ctrl + S" para guardar un documento por primera vez o cambios en los documentos.
  • También puede configurar " AutoGuardar " para habilitar el guardado automático del documento después de unos minutos. Vaya a "Archivo" y seleccione "Opciones" en la parte inferior de la lista en el panel izquierdo.
  • En la ventana emergente resultante, haga clic en "Guardar" en el lado izquierdo y en el lado derecho vaya a la sección "Guardar documentos".
  • Marque las casillas "Guardar Autorrecuperación …" y "Conservar el último …" y luego especifique cuánto tiempo debe Word guardar automáticamente los documentos (entre 1 y 10 minutos) haciendo clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo. Haga clic en "Aceptar" en la parte inferior de la ventana.

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Establecer opciones de guardado automático en Word

2 Recuperar documentos no guardados

  • También puede recuperar documentos no guardados navegando por el menú "Archivo> Información".
  • En "Administrar versiones", haga clic en "Recuperar no guardadas …".

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Recuperar documento no guardado

  • Esto abre una lista de archivos no guardados. Haga doble clic en un archivo para abrirlo.

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Opción de archivos no guardados

  • Haga clic en " Guardar como " para abrir y guardar una copia del archivo.

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Guardar como documento

3 Personalizar la opción de pegar

La combinación Copiar y Pegar es muy útil cuando se trabaja en un documento de Word, pero a veces puede resultar complicado, especialmente cuando se pega un formato preestablecido. Puede evitar la frustración al:

  • Presione “Ctrl + Alt + V" y elija “Texto sin formato” para fusionar el texto agregado con el formato de su documento automáticamente, luego haga clic en “Aceptar”.

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Opciones de pegado

  • También puede configurar las opciones de pegado. Para hacerlo, vaya a "Archivo", elija "Opciones" y haga clic en "Avanzado".
  • Desplácese hacia abajo hasta la sección "Cortar, copiar y pegar", personalizar las opciones de pegado según sus preferencias y haga clic en "Aceptar".

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Personalizar pegar

4 Uso del portapapeles de Word

Si está copiando varios bloques de texto o imágenes, puede aumentar su productividad almacenando las distintas copias en el portapapeles.

  • Para agregar texto o un objeto al portapapeles, seleccione el elemento y presione "Ctrl + C" dos veces.
  • Expanda el portapapeles en la pestaña "Inicio" para ver los elementos copiados.
  • Haga clic en la flecha de un elemento y haga clic en "Pegar". La opción "Eliminar" elimina el elemento del portapapeles.

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Documentos del portapapeles

5 Mantenga la coherencia del formato con los estilos de texto

Utilice los estilos de texto incorporados en Word para estructurar su documento y crear un documento coherente. Seleccione el tema y establezca el diseño de su documento, de modo que la legibilidad sea coherente en todo el documento.

Cuando desee aplicar estilo a una parte particular de su documento, resalte el texto y seleccione uno de los estilos de texto en la cinta "Estilos" en el menú "Inicio". Al aplicar el formato adecuado a sus documentos, puede convertir fácilmente documentos de Word en hermosos libros electrónicos en PDF.

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Estilos de texto en Word

6 Aplicar estilos rápidamente

Probablemente sepa aplicar el formato de un segmento a otro segmento utilizando "Copiar formato".

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Pintor de formato en Word

Sin embargo, no es necesario que haga clic en "Copiar formato" cada vez para aplicar el estilo seleccionado a varias partes de su documento.

  • Seleccione una parte de texto y haga doble clic en la opción "Copiar formato" en el menú "Inicio".
  • Ahora seleccione diferentes partes de texto en diferentes lugares de su documento para aplicar el estilo.
  • Presione escape para salir del pintor de formatos.

7 Utilice la tabla de contenido

Cree un documento con los títulos adecuados. Los encabezados facilitan la navegación (vista Esquema) y ayudan a generar una tabla de contenido automática en la pestaña "Referencias".

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Tabla de contenido en Word

Cuando tenga muchos títulos, simplemente vaya a la pestaña "Referencias" e inserte la tabla de contenido en su documento. Esto ayuda a su lector a comprender el resumen rápidamente.

8 panel de navegación para mover bloques de contenido

Crear un documento muy grande es complicado. Especialmente cuando desea reestructurar el documento, no necesita cortar y pegar los documentos. El panel de navegación le ayuda a arrastrar y soltar fácilmente los bloques de contenido. Puede habilitar el panel de navegación en el menú "Ver". En Mac, puede habilitar el panel en "Ver> Barra lateral> Panel del mapa del documento".

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Panel de mapa del documento en Mac Word

Puede cambiar la configuración del panel para ver el documento en una vista en miniatura página por página o como una vista de mapa del documento.

9 Inserte capturas de pantalla rápidamente

Las capturas de pantalla ayudan a mostrar con una sola imagen exactamente lo que explica en cientos de palabras. Para insertar una captura de pantalla en Word, vaya al menú "Insertar> Captura de pantalla". Puede insertar la captura de pantalla completa de cualquiera de las aplicaciones abiertas o solo capturar la parte requerida de la ventana usando la opción "Recorte de pantalla".

Después de insertar imágenes, use "Herramientas de imagen" para agregar bordes y elija diferentes diseños para su captura de pantalla.

10 Adición de divisor

¿Sabe que escribe tres puntos y al presionar la tecla Intro se creará una línea divisoria de ancho completo en el documento de Word?

Pruebe con diferentes claves como puntos y asteriscos para crear diferentes tipos de divisores. Obtenga más información sobre cómo agregar y quitar divisores rápidamente en documentos de Word.

11 Insertar cotizaciones

Tener miles de palabras sin ninguna imagen o tabla en un documento hace que la gente se aburra. ¡¡¡No te preocupes!!! Tiene la opción de insertar citas coloridas para mantener al lector en sus documentos. Vaya a la pestaña "Insertar" y seleccione la opción "Cuadro de texto". Puede elegir un estilo de cita predefinido en el menú desplegable del cuadro de texto o crear un cuadro de texto predeterminado y dar formato a un estilo diferente.

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Insertar cita de extracción en Word

12 atajos de teclado maestros

Los atajos de teclado realmente pueden ahorrarle tiempo al trabajar en un documento de Word. Estos son algunos de los atajos infrautilizados que le ahorran tiempo y energía.

  • “Shift + F5”: para ir a las secciones en las que estuvo trabajando en el documento por última vez.
  • “Ctrl” y luego presione en cualquier lugar dentro de una oración: seleccione rápidamente una oración completa.
  • “Shift + F3”: para cambiar el caso de mayúsculas de la selección.
  • “Ctrl + Espacio”: para eliminar el formato del texto seleccionado.
  • “Ctrl + F”: para buscar una palabra o frase dentro de un documento.
  • Puede utilizar "Buscar y reemplazar" juntos para reemplazar una (s) palabra (s) en su documento.

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Buscar y reemplazar en Word

Conclusión

Microsoft Word es una herramienta de oro estándar para crear cualquier tipo de documento. Tiene una serie de características que facilitan la edición y el formato de texto, imágenes y otras ilustraciones para satisfacer nuestros requisitos. Sin embargo, con los conocimientos adecuados, puede utilizar las diversas funciones de Word para ser más eficiente y coherente en sus tareas diarias. Los anteriores son solo algunos de los consejos para mejorar su productividad con MS Word, pero hay mucho más que puede hacer para ahorrar tiempo y obtener los resultados correctos.

Fuente de grabación: www.webnots.com
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