5 consejos de PowerPoint para mejorar la productividad

Microsoft PowerPoint (PPT) es una de las herramientas de presentación disponibles más utilizadas. Resulta útil cuando se presentan informes personales o de la empresa, demostraciones de ventas y muchos otros fines. Su uso va desde reuniones de negocios, conferencias hasta capacitaciones entre otros. Idealmente, PowerPoint ayuda a llevar el mensaje a su audiencia sin esfuerzo. Sin embargo, crear una presentación poderosa requiere fuertes habilidades de PPT y la capacidad de equilibrar la belleza y el profesionalismo para transmitir su mensaje. Puede llevarte unas horas o un día diseñar tu presentación a la perfección, especialmente si necesitas varias diapositivas. En esta publicación, discutiremos trucos y consejos para mejorar su eficiencia en la preparación de una presentación en PowerPoint.

• Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
• Cambio de tamaño uniforme de varias imágenes
• Crea un álbum de fotos
• Mantenga un formato coherente
• Realice capturas de pantalla rápidamente

1 Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

La personalización de la barra de herramientas de acceso rápido coloca los comandos que usa con frecuencia a su alcance, accediendo a ellos a través de sus respectivos menús.

• Haga clic en la flecha "Acceso rápido" que apunta hacia abajo justo encima de la cinta de pestañas y seleccione "Más comandos …".

Más comandos

• PowerPoint abrirá la ventana Opciones. Asegúrese de que la "Barra de herramientas de acceso rápido" esté seleccionada en el panel izquierdo.
• El panel de la derecha muestra los comandos que ya están en la barra de herramientas de acceso rápido. Para agregar un comando, selecciónelo en la lista de la izquierda y haga clic en el botón "Agregar >>".
• Para eliminar cualquier comando no deseado, seleccionándolo en la lista del lado derecho y haga clic en "<< Eliminar".
• También puede organizar los elementos en la barra de herramientas seleccionando el elemento y luego haga clic en la flecha "Arriba" o "Abajo" junto a la lista.
• Una vez que haya seleccionado todos sus comandos y herramientas favoritos, haga clic en el botón "Aceptar" para guardar los cambios.

Personalizar el acceso rápido

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2 Cambiar el tamaño de varias imágenes o formas de manera uniforme

Cuando tiene varias imágenes o formas, cambiar el tamaño de cada elemento a la vez será mucho trabajo y algunos pueden salirse de proporción. Existe una forma de cambiar el tamaño de los objetos de forma colectiva y mantener las proporciones de los elementos.

• Seleccione todas las formas / imágenes, presione y mantenga presionada la tecla "Ctrl" en el teclado y luego use el atajo de teclado "Ctrl + G" para agruparlas.

Agrupar objetos

• Mantenga presionada la tecla "Mayús" y arrastre hasta su tamaño preferido con el mouse.

Cambiar el tamaño de los objetos

3 Creación de un álbum de fotos

El uso de imágenes es una de las formas más poderosas y efectivas de comunicarse. Si está presentando un informe de proyecto y tiene fotos para mostrar, puede crear un álbum de fotos simple en solo un minuto.

• Abra una presentación en blanco y en "Insertar" seleccione haga clic en "Álbum de fotos".

Insertar álbum

• Haga clic en el botón "Archivo / Disco" para agregar las fotos del almacenamiento de la PC, seleccione sus fotos y luego haga clic en "Insertar".

Agregar fotos

• En la sección "Diseño del álbum", especifique el número de fotos que se mostrarán por diapositiva, el marco y el tema.
• Organice las fotos usando la flecha hacia arriba / hacia abajo ubicada debajo de la lista de fotos agregadas. Una vez que haya configurado su álbum de fotos, haga clic en "Crear".

Crear albúm

• PowerPoint organizará las fotos en diapositivas ahorrándole la molestia de agregar insertando cada una a la vez manualmente.

Álbum PPT

4 Mantenga un formato y un perfil de color uniformes

Usar el mismo perfil de color en toda la presentación es una excelente manera de mantener el profesionalismo. Sin embargo, cuando tenga objetos (textos / formas) en un color diferente, pasará todo su tiempo en la paleta de colores tratando de identificar y combinar los colores.

• Puede utilizar la "Pintura de formato" para copiar el formato y el color de un objeto y aplicarlo en otro.
• Haga clic en el objeto cuyo tema desea copiar y haga clic en "Copiar formato" en la cinta de inicio.

Copiar formato

• Haga clic en el objeto de destino para aplicar el formato.
• Alternativamente, puede utilizar la herramienta "Cuentagotas" para identificar y combinar colores.
• Seleccione el elemento que desea cambiar, vaya al formato de coloración y elija el "Cuentagotas".

Cuentagotas

• Pase el mouse sobre el color de destino y, cuando aparezca en el identificador de color, haga clic en él para aplicarlo al objeto.

Identificar color

• Esto puede ser útil especialmente cuando está limitado a los colores de su marca. La herramienta aplicará automáticamente el color exacto a su objeto.

Color a juego

5 Captura de pantalla rápidamente de programas activos

Microsoft PowerPoint le permite capturar directamente una captura de pantalla de cualquier ventana abierta y agregarla automáticamente a su presentación.

• Vaya a la cinta "Insertar", expanda las opciones de "Captura de pantalla" para ver las ventanas disponibles y seleccione la ventana que desea capturar.

Ventanas disponibles

• Esto capturará la pantalla completa de la ventana especificada. También puede utilizar la opción "Recorte de pantalla" para recortar una sección específica de la ventana.

Resumen

Microsoft PowerPoint puede ser muy útil para cualquier tipo de presentación. Sin embargo, para crear un diseño de presentación atractivo y comunicarse eficazmente con su diapositiva, debe invertir mucho tiempo y energía. Los consejos de PPT anteriores pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y preparar una presentación excelente, aumentando así su eficiencia y productividad.