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¿Cómo administrar tareas en Microsoft Outlook?

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La mayoría de nosotros usamos Microsoft Outlook para enviar correos electrónicos y calendarios de reuniones / citas. Sin embargo, también puede usar Outlook para crear tareas y hacer un seguimiento del progreso hasta su finalización. También es posible asignar o delegar las tareas a sus colegas y miembros del equipo. En este artículo, explicaremos cómo administrar tareas en Microsoft Outlook.

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Cubriremos las siguientes secciones en este artículo:

  • Creando nueva tarea
  • Convertir el correo electrónico en una tarea
  • Tarea de edición
  • Delegar o asignar tareas

¿Cómo crear tareas en Microsoft Outlook?

Siga las instrucciones para crear una nueva tarea.

Outlook mostrará los iconos de correo, calendario y tareas en la parte inferior de la barra lateral derecha. Esto puede variar según su configuración. Si no ve la opción "Tareas", haga clic en el botón de tres puntos en la parte inferior de la barra de navegación lateral y seleccione la opción "Tareas".

¿Cómo administrar tareas en Microsoft Outlook?

Abrir tareas en Outlook

Alternativamente, puede usar el cuadro de búsqueda en Outlook 2016 en adelante para encontrar la vista Tareas por usted. Una vez que esté en la vista Tareas, Outlook tendrá diferentes elementos de menú en la cinta.

De forma predeterminada, puede ver todas sus tareas existentes y la lista de tareas pendientes en la vista de tareas. La lista de tareas pendientes muestra todas las tareas, así como todos los correos electrónicos marcados para seguimiento. Haga clic en el botón "Nueva tarea" para crear una nueva tarea.

¿Cómo administrar tareas en Microsoft Outlook?

Crear nuevas tareas en Outlook

Ingrese el asunto de su nueva tarea que Outlook mostrará en la lista de tareas.

Definición de fecha límite, estado y prioridad

A diferencia de una cita, la edición de una tarea no está vinculada a un tiempo y una duración fijos. Sin embargo, puede definir una fecha de vencimiento para las tareas. También puede crear tareas sin una fecha de vencimiento firme.

  • Haga clic en el icono "Calendario" en los campos "Fecha de inicio" y "Fecha de vencimiento". Configure las fechas para su tarea según sus necesidades. También puede ingresar descripciones de fecha como Hoy, Mañana o Pasado mañana en los campos de fecha de inicio y vencimiento. Outlook los convierte automáticamente en las fechas correspondientes.
  • Ahora haga clic en el campo "Estado". Aquí puede establecer cuánto ha progresado el trabajo en la tarea.
  • Puede utilizar el campo "Prioridad" para definir qué tan importante o urgente es una tarea. De forma predeterminada, la prioridad de una tarea se define como "Normal" en Outlook.

¿Cómo administrar tareas en Microsoft Outlook?

  • En el campo "% completado", puede ingresar el porcentaje de finalización de la tarea si es necesario.
  • Si lo desea, puede hacer que Outlook le recuerde que debe completar una tarea.
  • En el área de texto, puede ingresar información adicional sobre la tarea o insertar elementos relacionados con la tarea.

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Configuración de la tarea de repetición

Si se trata de una serie de tareas recurrentes, como una tarea que se completará semanalmente, habilite el botón "Recurrencia" en la cinta. Luego puede definir el patrón de recurrencia.

¿Cómo administrar tareas en Microsoft Outlook?

Configuración de la periodicidad de las tareas en Outlook

Visualización de tareas creadas

Ahora que ha completado los detalles de la tarea, guarde y cierre la tarea. Puede ver la nueva tarea en la lista de tareas con la fecha de vencimiento correspondiente.

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Ver tarea creada

Conversión de correo electrónico en tarea

Crear tus propias tareas nuevas es muy fácil. Sin embargo, es posible que deba convertir un correo electrónico recibido en una tarea de vez en cuando. A continuación se explica cómo convertir un correo recibido en una tarea.

  • Cambie a la vista de correo electrónico en Outlook.
  • Tiene varias opciones para incluir un correo electrónico en su lista de tareas. Para un correo electrónico, tiene la opción de marcar un correo electrónico para seguimiento. Dichos correos electrónicos se muestran en la lista de tareas pendientes, pero siguen siendo mensajes de correo electrónico. Puede hacer esto haciendo clic derecho en un mensaje y seleccione la fecha de vencimiento en el menú "Seguimiento".

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Correo electrónico de seguimiento

  • También puede convertir un correo electrónico por completo en una tarea. Utilice el botón "Mover" y seleccione la carpeta "Tareas" para hacer esto.

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Mover un correo electrónico a tareas

  • Ahora verá la ventana de nueva tarea con el asunto de la tarea igual que el asunto del correo electrónico. Outlook también adjunta el correo electrónico original en el área de texto que puede abrir haciendo doble clic si es necesario.

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Convertir correo electrónico en tarea

Tiene todas las opciones disponibles al igual que cuando crea una nueva tarea. Después de completar los detalles, guarde la tarea y luego vuelva a la vista "Tarea" para ver la nueva tarea en la lista de tareas. Recuerde, Outlook eliminará el correo electrónico de la carpeta Bandeja de entrada.

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Correo electrónico movido a tareas

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Tareas de edición

Puede editar cualquiera de sus tareas después de la creación. Para editar, primero seleccione una tarea.

  • Supongamos que desea cambiar la fecha de vencimiento de una tarea. Para hacer esto, haga clic derecho en la tarea y elija la fecha de vencimiento en el menú "Seguimiento".
  • Después de completar una tarea, haga clic en el cuadro "Completado" al frente de la tarea o en la bandera en la columna de la derecha.
  • También puede marcar una tarea como completa haciendo clic en el botón correspondiente en la cinta.
  • Outlook mostrará todas las tareas completadas tachadas. Si ya no necesita una tarea en la lista, haga clic en el botón "Eliminar de la lista" para eliminar de la lista.

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Editar tareas en Outlook

Delegación de tareas

En Outlook también puede delegar tareas a otras personas. Puede asignar tareas nuevas o existentes a otras personas. Si quieres asignar una tarea a otra persona solo tienes que elegir a la persona de tus contactos o ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario.

  • Al crear una nueva tarea, puede hacer clic en el botón "Asignar tarea" para delegarla en otra persona.
  • Cuando tenga una tarea ya creada en su lista de tareas, haga clic con el botón derecho en la tarea y seleccione "Asignar tarea". Alternativamente, haga doble clic para abrir la tarea en una vista de Tareas y podrá encontrar un botón para asignar una tarea en la cinta.
  • Utilice el campo de dirección en esta ventana de diálogo para seleccionar la persona que realizará la tarea.

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Delegar o asignar una tarea en Outlook

  • Además, de forma predeterminada, una copia de la tarea permanece en su lista de tareas pendientes para obtener información. Desactive este campo si la tarea delegada ya no aparecerá en su lista de tareas pendientes.
  • De forma predeterminada, recibirá una notificación cuando se complete la tarea asignada. También puede desactivar esta notificación.
  • Después de verificar los detalles, envíe la tarea a la persona designada.

Aceptar o rechazar tareas delegadas

  • El icono delante de la tarea le indica que la tarea ha sido asignada a otra persona. El destinatario ahora tiene la opción de aceptar o rechazar la tarea.

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Aceptar o rechazar la tarea asignada

  • Outlook le notificará sobre el estado aceptado o rechazado. También obtendrá información del progreso en la realización de la tarea tan pronto como el destinatario de la tarea ingrese información relevante.

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Verificar el estado de las tareas asignadas

Ver todas las tareas asignadas

Cuando esté en la vista de Tareas, haga clic en la opción de vista "Asignada" del elemento de la lista. Ahora, solo puede ver las tareas que ha asignado a otras personas.

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Ver tareas delegadas en Outlook

Puede ver el estado de las tareas delegadas como una columna separada en las vistas "Detallado" y "Asignado". En las vistas "Activo", "Próximos 7 días" y "Atrasado", hay columnas separadas para el estado y el progreso. También encontrará toda la información relevante en el encabezado de la ventana de la tarea cuando abra una tarea.

Fuente de grabación: www.webnots.com
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