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¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

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La mayoría de nosotros usamos Microsoft Outlook como cliente de correo electrónico durante muchos años. Con el paso de los años, el tamaño de su buzón crecerá y hará que la aplicación sea muy lenta. Administrar correos electrónicos antiguos puede ser una tarea abrumadora si no los está organizando correctamente. Para tener una aplicación de Outlook rápida y sin problemas, debe limpiar su buzón de correo periódicamente. En este artículo, explicaremos cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook.

¿Por qué debería archivar correos electrónicos en Outlook?

Además de la mejora de la velocidad, hay muchas otras razones por las que debería hacer las tareas de limpieza.

  • Generalmente, las organizaciones usan Exchange Server para enviar y recibir correos electrónicos. Cuando tenga GB de correos electrónicos, el servidor de intercambio se volverá lento para sincronizar los correos electrónicos entre el servidor y su computadora. Por lo tanto, tendrá un almacenamiento limitado para los correos electrónicos. En este caso, debe eliminar o archivar los correos electrónicos para liberar espacio.
  • Es posible que esté cambiando la organización y desee migrar todos sus correos electrónicos antiguos como referencia.
  • Al cambiar la computadora, es posible que deba hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos antiguos para migrar a la nueva computadora.

Visualización de los detalles del espacio de almacenamiento en Outlook

Outlook tiene diferentes carpetas como bandeja de entrada, elementos enviados, calendarios, etc. Antes de archivar, puede ver el tamaño de estas carpetas para tener una idea de qué contenido ocupa el almacenamiento.

  • Inicie Outlook y navegue hasta el menú "Archivo> Información".
  • En el panel derecho, busque el botón "Herramientas de limpieza".

¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Herramientas de limpieza de correo de Outlook

  • Puede ver la barra de progreso que indica el tamaño total del buzón y el espacio libre disponible .
  • Haga clic en el botón "Herramientas de limpieza" y elija la opción "Limpieza del buzón …".

¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Limpieza de buzones de correo en Outlook

  • Puede ver diferentes opciones para obtener el tamaño de los datos del correo electrónico en la ventana emergente "Limpieza del buzón". Haga clic en el botón "Autoarchivar" para abrir la ventana emergente "Tamaño de carpeta".

¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Ver el tamaño del buzón en Outlook

  • Puede verificar el tamaño de los datos en diferentes carpetas en el almacenamiento local y del servidor en la ventana emergente "Tamaño de carpeta" .

A veces, archivar la bandeja de entrada no reducirá el tamaño de su buzón. Esta es una herramienta útil para tener una idea de qué carpeta ocupa grandes cantidades de datos. Por ejemplo, es posible que tenga muchos elementos de calendario con archivos adjuntos grandes que ocupen el espacio de almacenamiento.

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¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Outlook ofrece funciones predeterminadas para archivar correos electrónicos en una carpeta de su computadora. Puede usar este archivo archivado para usarlo en cualquier otra cuenta de Outlook para ver la fecha de correo electrónico anterior. Hay dos formas de archivar correos electrónicos en Outlook: automática y manualmente.

Autoarchivar correos electrónicos en Outlook

La solución fácil para ahorrar tiempo es programar el archivo de correos electrónicos. Por ejemplo, puede archivar correos electrónicos cada 15 días automáticamente.

  • Vaya al menú "Archivo> Opciones" y seleccione la pestaña "Avanzado".

¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Configuración de Autoarchivar en Outlook

  • Haga clic en el botón "Configuración de Autoarchivar …" en la sección "Autoarchivar".
  • Active la primera casilla de verificación "Ejecutar Autoarchivar cada – días" y seleccione el número de días entre los horarios.

¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Programación de Autoarchivar en Outlook

Tiene muchas otras opciones para personalizar la función de archivo automático.

  • Reciba una alerta antes de que Outlook ejecute automáticamente el archivo.
  • Muestre u oculte los elementos archivados en la sección "Archivos" del buzón.
  • Configure el tiempo predeterminado para limpiar los correos electrónicos en "Limpiar elementos anteriores a …". Por ejemplo, puede establecer 3 meses para que Outlook archive automáticamente los elementos de más de 3 meses.
  • Seleccione la casilla de verificación "Eliminar elementos antiguos de forma permanente", si desea eliminar de forma permanente elementos anteriores a la fecha especificada.
  • Cambie el lugar predeterminado en su computadora para guardar el archivo archivado.

Después de proporcionar los detalles, haga clic en el botón Guardar para programar el Autoarchivar.

Archivar correos electrónicos manualmente en Outlook

Un problema con Autoarchivar es que comenzará a ejecutarse cuando abra Outlook en el día programado. A menos que haya habilitado la alerta, perturbará su horario de trabajo. La opción alternativa es que puede archivar correos electrónicos manualmente siempre que tenga tiempo libre.

  • Vaya al menú "Archivo> Información".
  • Haga clic en el botón "Herramientas de limpieza" y elija la opción "Archivar …".
  • En la ventana emergente, seleccione las carpetas que desea archivar y comience a archivar los elementos.
  • Puede ver la barra de estado que muestra el progreso.

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Programación de Autoarchivar para carpetas individuales

La forma de programación anterior archivará todos los elementos en la bandeja de entrada, el calendario, los elementos enviados y otras carpetas. Puede ver la misma estructura de carpetas en "Archivos" que se muestra generalmente debajo de su bandeja de entrada.

Sin embargo, también puede tener un programa de Autoarchivar diferente para la bandeja de entrada, los elementos enviados y el calendario.

  • Supongamos que desea configurar Autoarchivar para la carpeta "Elementos enviados". Haga clic derecho en los "Elementos enviados" que desea configurar Autoarchivar y seleccione "Propiedades".
  • Seleccione la opción "Archivar esta carpeta usando esta configuración:" y configure el horario.

¿Cómo archivar correos electrónicos en Microsoft Outlook?

Carpeta de Autoarchivar en Outlook

Visualización de correos electrónicos archivados

Como se mencionó, puede ver los correos electrónicos archivados en la aplicación Outlook de manera similar a su bandeja de entrada habitual. Outlook guardará los correos electrónicos archivados como archivo .pst o .ost. PST son las siglas de Personal Storage Table y ost son las siglas de Off-line Storage Table. Puede encontrar el archivo de almacenamiento en la carpeta:

C: UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Si ha cambiado la ruta o el nombre del archivo en la configuración, busque debajo de la carpeta seleccionada. Puede copiar y utilizar este archivo PST para utilizarlo con cualquier cliente de Outlook. En versiones anteriores de Outlook, Microsoft tenía una limitación de tamaño de 2 GB para los archivos .pst. Sin embargo, el límite es de 50 GB en Outlook 2010 en Windows y 10 GB en Outlook 2011 en Mac.

Al cambiar de organización o computadora, puede copiar el archivo antiguo y vincularlo a su nueva cuenta de Outlook. Verá la sección "Archivos" debajo de su bandeja de entrada en la barra lateral. Esto le ayudará a ver los correos electrónicos antiguos, así como a continuar archivando sus nuevos correos electrónicos con el mismo archivo pst anterior.

Fuente de grabación: www.webnots.com
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