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¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

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Outlook es uno de los clientes de correo electrónico más convenientes, independientemente de si lo usa en la empresa o para uso personal. Obviamente, no puede trabajar todo el tiempo y necesita tomar un descanso debido a enfermedad o vacaciones. En tal caso, es una buena idea informar a los remitentes de correo electrónico que usted no está en el cargo y el posible momento en que puede responder a sus correos electrónicos. OOO es un término popular en las organizaciones para indicar fuera de la oficina. En este artículo, explicaremos cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en los correos electrónicos de Microsoft Outlook.

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Siga las instrucciones a continuación para configurar respuestas automáticas de fuera de la oficina en Outlook:

  • Inicie Outlook y vaya al menú "Archivo> Información". Si tiene varios correos electrónicos en Outlook, elija desde qué correo electrónico desea activar la respuesta automática.
  • Haga clic en el botón "Respuestas automáticas".

¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Respuestas automáticas en Outlook

  • Verá dos opciones para deshabilitar y habilitar la respuesta automática desde su correo electrónico.
  • Seleccione la opción "Enviar respuestas automáticas". Ahora verá que Outlook habilita todas las demás opciones de edición.

¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Habilitar respuestas automáticas

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Rango de tiempo de configuración para respuesta automática

Cuando habilita la respuesta automática, Outlook considerará enviar una respuesta automática inmediatamente sin ninguna fecha de finalización. Esto es útil si está cerrando permanentemente el correo electrónico o si va a tomar una licencia prolongada como motivo de maternidad. En este caso, escriba el mensaje relevante en el cuadro de texto y haga clic en "Aceptar" para aplicar los cambios.

Sin embargo, la licencia indefinida no es el caso general. Es posible que se esté tomando un día o una semana por enfermedad o vacaciones. En este caso, debe configurar la hora exacta a la que desea enviar la respuesta automática.

  • Haga clic en la opción "Enviar solo durante este intervalo de tiempo".
  • Seleccione la fecha / hora de inicio y finalización.

Mensaje de respuesta automática

Después de configurar las fechas desde y hasta, el siguiente paso es escribir el mensaje como respuesta al remitente del correo electrónico. Puede enviar respuestas automáticas a personas que tengan la dirección de correo electrónico de su empresa, así como a personas externas.

  • Escriba el mensaje relevante en la pestaña "Dentro de mi organización". Puede formatear la respuesta configurando diferentes fuentes, tamaños y colores. Haga clic en "Aceptar" y cierre la ventana emergente para enviar una respuesta automática durante el tiempo especificado.
  • Si desea enviar una respuesta a personas ajenas a su empresa, vaya a la pestaña "Fuera de mi organización".
  • Habilite la opción "Respuesta automática para responder fuera de mi organización". Puede optar por responder solo a las personas de sus contactos o a todas las personas que le envían un correo electrónico durante el período fuera de la oficina.
  • Escriba el contenido y formato de su mensaje si es necesario.
  • Haga clic en "Aceptar" para aplicar sus cambios.

¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Configurar respuesta automática de organización externa

Eso es; ha configurado la respuesta de OOO en Outlook. Recuerde escribir el mensaje significativo con detalles claros. A continuación se muestra un ejemplo del mensaje de fuera de la oficina con el motivo de la licencia, la hora de regreso, el contacto alternativo y el número de contacto de emergencia (si está dispuesto).

Estimado remitente:
[] Estoy de baja por enfermedad; su correo electrónico será respondido después de mi espalda.
[x] Estoy de vacaciones con acceso muy limitado a mi correo electrónico.
[x] Estoy de vacaciones con acceso muy limitado a mi correo electrónico.

Volveré el 26 de abril de 2019 y puedes contactar con xxxxx para cualquier consulta.
En casos urgentes, llame a mi teléfono móvil xxxxxxxx.

Gracias y saludos cordiales,
Su nombre

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Configurar reglas

La parte divertida es configurar reglas para enviar respuestas automáticas solo para ciertos correos electrónicos. Haga clic en el botón "Reglas" en la ventana emergente de respuestas automáticas y nuevamente haga clic en "Agregar regla …".

¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Adición de reglas a mensajes OOO

En el cuadro de diálogo "Editar regla", configure la regla que desee aplicar. Por ejemplo, escriba la dirección de correo electrónico del remitente para que Outlook solo envíe una respuesta automática a ese remitente de correo electrónico. Otros remitentes NO recibirán respuesta automática. Por otro lado, puede considerar enviar una respuesta automática solo a los correos electrónicos que se le envíen directamente con su correo electrónico en el campo de dirección Para. De esta manera, puede ignorar cientos de correos electrónicos que le llegan con su correo electrónico en el campo CC.

¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Regla de ajuste

Prueba de respuesta automática

Outlook mostrará un mensaje de alerta cuando abra Outlook durante el período fuera de la oficina. También puede enviar un correo electrónico de prueba a su propia identificación para recibir una respuesta de OOO.

¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Fuera de la oficina habilitado en Outlook

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Desactivar la respuesta fuera de la oficina

Si desea desactivar la respuesta de OOO durante el período especificado, abra Outlook y haga clic en la opción "Desactivar" para desactivar la configuración de OOO. También puede ir al menú "Archivos> Información" y desactivar las respuestas automáticas.

¿Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en Microsoft Outlook?

Desactivar la respuesta fuera de la oficina

De lo contrario, la configuración caducará automáticamente después del tiempo especificado.

Fuente de grabación: www.webnots.com
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