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¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

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Outlook es el cliente de correo electrónico más popular que se utiliza en muchas organizaciones a gran escala. Es un hecho que alrededor del 80% de las veces las personas necesitan realizar las mismas actividades repetidamente cuando usan correos electrónicos de Outlook. Podría ser enviar un correo electrónico a su gerente en un formato predefinido o reenviar automáticamente correos electrónicos a carpetas para organizarlos. Hacer la misma acción repetidamente es una tarea que requiere mucho tiempo y Outlook ofrece una solución llamada Pasos rápidos. En este artículo, explicaremos cómo configurar Pasos rápidos en Microsoft Outlook.

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Acceder a Pasos rápidos en Microsoft Outlook

Tiene dos formas de usar Pasos rápidos en Outlook: una es usar las acciones predeterminadas y la segunda es crear acciones personalizadas para sus necesidades. Outlook ofrece una variedad de Pasos rápidos predefinidos, a los que puede acceder desde la cinta en la pestaña "Inicio".

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Pasos rápidos en Outlook

Haga clic en la flecha hacia abajo para expandir la lista. Aunque hay Pasos rápidos predefinidos, aún debe configurar la acción por primera vez.

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Pasos rápidos predefinidos en Outlook 2016

Caso de ejemplo

Digamos que necesita reenviar correos electrónicos a su gerente con frecuencia. Sin los pasos rápidos, debe seguir los pasos a continuación:

  • Abra el correo electrónico y haga clic en la opción de reenvío. Alternativamente, haga clic con el botón derecho en el elemento de correo electrónico y elija Reenviar.
  • Después de eso, debe ingresar la dirección de correo electrónico de su gerente.
  • Finalmente, haga clic en enviar correo electrónico para finalizar la tarea.

Puede realizar todos estos pasos con un solo clic utilizando Pasos rápidos. Sin embargo, primero debe configurar los pasos por primera vez.

Configuración por primera vez para pasos rápidos predefinidos

Haga clic en la opción "Al administrador" en los Pasos rápidos predefinidos. Si no ve la opción, lea la siguiente sección sobre cómo crear un nuevo Pasos rápidos.

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Configuración de reenvío por primera vez

  • Ingrese la dirección de correo electrónico de su gerente en el campo Para. Si desea personalizarlo, haga clic en el botón "Opciones" para abrir la ventana emergente "Editar pasos rápidos" .

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Editar pasos rápidos

  • En la ventana emergente "Editar pasos rápidos", puede cambiar el tema, agregar CC, agregar CCO, marcar la configuración y la importancia.
  • También puede agregar un mensaje de texto y programar el mensaje después de un minuto de retraso.
  • Haga clic en el botón "Agregar acción" para agregar una acción adicional, como después de reenviar, responder al correo electrónico o mover el correo electrónico a una carpeta específica. Puede crear una nueva carpeta como "Correo electrónico enviado al administrador" y agregar la segunda acción para mover el correo electrónico a esta carpeta. De esta manera, puede rastrear fácilmente los correos electrónicos reenviados a su gerente.
  • Configure un atajo y una información sobre herramientas para la acción.
  • Haga clic en los botones "Guardar" en las ventanas emergentes para aplicar sus cambios.

Ahora que ha completado la configuración de Pasos rápidos por primera vez para usarlo. Antes de utilizar los Pasos rápidos, permítanos analizar también cómo crear sus acciones personalizadas.

Configurar pasos rápidos personalizados

Si desea hacer algo que no figura en los Pasos rápidos predefinidos, haga clic en la opción "Nuevo paso rápido> Personalizado".

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Creación de pasos rápidos personalizados en Outlook

Verá la misma ventana emergente "Editar paso rápido".

  • Ingrese el nombre de su Quick Step.
  • Haga clic en el menú desplegable "Elija una acción" para ver la lista de opciones disponibles.

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Creación de un nuevo paso rápido

  • Supongamos que desea configurar un paso rápido para "Marcar como no leído". Seleccione la opción del menú desplegable.
  • Haga clic en el menú desplegable de atajos y elija el atajo existente para revocar su Quick Step. Outlook ofrece el rango de atajos de "Control + Shift + 1" a "Control + Shift +9". Desafortunadamente, no puede crear un atajo personalizado para revocar sus Pasos rápidos.

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Configuración de acceso directo para Quick Step

  • Ingrese el texto de información sobre herramientas que se mostrará cuando pase el mouse sobre el nombre de Pasos rápidos en la cinta.
  • Haga clic en el botón "Finalizar" para completar la configuración.
  • Puede ver que el paso recién creado aparece en la cinta como se muestra a continuación.

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Ver pasos rápidos personalizados

Aplicar pasos rápidos

Ahora que sabe cómo configurar los Pasos rápidos predeterminados por primera vez, así como crear uno nuevo para sus necesidades. Puede usarlos con un solo clic.

  • Primero, seleccione el correo electrónico y haga clic en Pasos rápidos en la cinta.
  • En el ejemplo anterior "Marcar como no leído", puede utilizar los accesos directos "Control + Mayús + 1" para hacer que el correo electrónico no se lea. Del mismo modo, puede reenviar el correo electrónico a su gerente y mover el correo electrónico a la carpeta especificada con un solo clic.

Gestión de pasos rápidos

Puede confundirse cuando tiene muchos Pasos rápidos. Para administrar todos sus Pasos rápidos existentes, haga clic en el icono pequeño en la esquina inferior derecha del grupo Pasos rápidos en la cinta. Verá una ventana emergente "Administrar pasos rápidos" como la que se muestra a continuación.

¿Cómo configurar pasos rápidos en Microsoft Outlook?

Administrar pasos rápidos

Aquí puede ver todos los Pasos rápidos disponibles en Outlook.

  • Puede editar, duplicar o eliminar un paso rápido.
  • Cree un nuevo Pasos rápidos haciendo clic en el botón "Nuevo" y seleccione la opción requerida.
  • Utilice los botones de flecha hacia arriba o hacia abajo para mover los elementos y reorganizar el orden. De esta manera, puede mantener los Pasos rápidos más importantes en la parte superior de la lista de su cinta.

Pasos rápidos frente a reglas

Tenga en cuenta que Outlook también tiene reglas para mover los correos electrónicos y especificarlos en carpetas. Sin embargo, los Pasos rápidos son una adición útil a las reglas existentes en Outlook. La diferencia entre los Pasos rápidos y las reglas es que debe llamar a Pasos rápidos manualmente mientras que las reglas funcionan automáticamente.

Fuente de grabación: www.webnots.com
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