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¿Cómo crear validación de datos en Microsoft Excel?

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Microsoft Excel es una de las herramientas más utilizadas en las organizaciones. No importa si eres ingeniero o científico de datos, al final necesitas tener números en una hoja de Excel para presentar tu trabajo. Entre muchas otras características de Excel, la validación de datos es una de las características comunes para usar en un entorno de equipo o grupo. Por ejemplo, puede enviar un Excel a todos sus colegas para que lo completen a partir de los valores restringidos. Esto le ayudará a evitar ingresar texto libre y hacer que los datos estén dentro de un alcance específico. En este artículo, exploremos cómo crear validación de datos en Microsoft Excel con varias opciones.

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1 Definición de reglas de validación

Excel permite la configuración de reglas de validación para celdas individuales o rangos de celdas. Puede hacer uso de esto para monitorear la aceptación de valores específicos solo en celdas particulares.

Tomemos un ejemplo para la validación de una hoja de calificaciones de un alumno.

  • Las celdas debajo de la columna "Asunto 1" deben ser un número.
  • El valor permitido está entre 0 y 100.
  • No puede ser un texto, menor que cero o mayor que 100.
  • Excel debería rechazar todas las demás entradas automáticamente.

Puede definir las reglas de validación de datos en Excel siguiendo los pasos a continuación.

  • Para establecer estas validaciones, primero seleccione el rango de celdas que desea restringir los valores. En nuestro ejemplo, seleccionamos las celdas D4 a D7.
  • Vaya a la pestaña "Datos" y seleccione la opción "Validación de datos" en el grupo "Herramientas de datos".

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Crear regla de validación de datos en Excel

  • Esto abrirá el cuadro de diálogo "Validación de datos". Puede configurar las entradas permitidas para las celdas seleccionadas en la pestaña "Configuración" del cuadro de diálogo.
  • Haga clic en el menú desplegable debajo de "Permitir:" y seleccione su valor preferido. En nuestro ejemplo, seleccionaremos el número entero para las marcas.

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Configuración de validación de datos de Excel

  • En el cuadro de lista "Datos" puede definir condiciones de validez. Esto limita las posibilidades de entrada y seleccionamos la opción "entre" ya que solo necesitamos permitir los valores de 0 a 100. Recuerde, las opciones cambiarán según su selección. Por ejemplo, si selecciona "mayor que", solo verá un cuadro de texto para ingresar un valor "Mínimo".
  • Para la condición "entre", puede determinar el intervalo posible en los cuadros "Mínimo" y "Máximo". Ingresaremos el mínimo como 0 y el máximo como 100.

Haga clic en el botón "Aceptar" y ahora que ha configurado correctamente una validación de datos para las celdas seleccionadas.

2 Alerta de error de regla de validación

Con una regla de validación, puede restringir los valores permitidos en una celda. Cuando intente ingresar un valor 110 en la celda D4, Excel le mostrará un mensaje de error y lo restringirá.

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Datos no permitidos debido a entradas no válidas

Sin embargo, el mensaje de error no le muestra que el rango permitido es de 0 a 100. Para que el mensaje de error sea más significativo, puede crear un mensaje de alerta de error personalizado que le brinde instrucciones claras cuando se produzca el error.

  • Seleccione la celda o rango de celdas y vaya a "Datos> Validación de datos" como se explicó anteriormente. Le recomendamos que realice este paso juntos para que pueda configurar la validación y el mensaje de error en un solo paso.
  • Cuando esté en el cuadro de diálogo "Validación de datos", vaya a la pestaña "Alerta de error".
  • En el cuadro "Título", ingrese el título de su error.
  • Ingrese los detalles de la regla en el panel "Mensaje de error".

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Alerta de error de validación de datos

La parte importante es establecer el estilo del mensaje de error. Haga clic en el menú desplegable "Estilo" y podrá ver tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Dependiendo de su necesidad, puede restringir completamente el valor de la celda o permitir a los usuarios un mensaje de advertencia o información. Por ejemplo, cuando el usuario ingrese 110 en nuestro caso, obtendrá los siguientes errores para diferentes estilos de alerta.

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2.1. Detener alerta de error:

Esta es también la alerta predeterminada que aparece cuando no configura ningún mensaje de alerta de error personalizado. Excel no le permitirá ingresar las entradas no válidas y debe ingresar los valores permitidos.

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Detener alerta de error

2.2. Alerta de error de información:

Esta es una alerta de información simple y Excel le permitirá continuar con el valor no válido cuando haga clic en el botón "Aceptar".

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Alerta de error de información

2.3. Alerta de error de advertencia:

Esta es una advertencia y Excel le ofrecerá opciones para continuar o cancelar.

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Advertencia Alerta de error

3 Mensaje de entrada de la regla de validación

Al igual que una alerta de error, también puede crear un mensaje de visualización al hacer clic en la celda. Esto ayudará a escribir los datos correctos en un paso antes de recibir el error.

  • Seleccione la celda o rango de celdas y vaya a "Datos> Validación de datos" como se explicó anteriormente.
  • Cuando esté en el cuadro de diálogo "Validación de datos", vaya a la pestaña "Mensaje de entrada".
  • En el cuadro de entrada "Título", ingrese el encabezado del mensaje de su error.
  • Ingrese los detalles de la regla en el panel "Mensaje de entrada".

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Mensaje de entrada de validación de datos

Haga clic en la celda validada para ver que el mensaje de entrada aparece como a continuación como una instrucción.

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Mensaje de entrada de la regla de validación

Esto será útil cuando tenga un Excel grande con diferentes tipos de validación de datos en diferentes celdas.

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4 Reglas de validación de datos existentes

Cuando crea una regla de validación, es poco probable que su tabla de Excel todavía esté vacía. Por lo tanto, debe tener cuidado con algunas configuraciones cuando use reglas de validación en datos existentes.

4.1. Ampliación de la validación de datos

Cuando seleccione celdas fuera de las reglas de validación y haga clic en la opción "Validación de datos", Excel le mostrará un mensaje.

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Ampliación de la validación de datos

Puede hacer clic en "Sí" para extender la validación a las celdas seleccionadas. Sin embargo, el problema es que Excel NO validará ninguno de los datos existentes con sus reglas de validación. Solo puede usar una regla de validación para las entradas que siguen una regla establecida previamente. Excel ignorará los datos existentes sin ninguna validación. La única opción disponible en Excel es etiquetar los datos no válidos para que pueda corregirlos manualmente.

4.2. Etiquetado de valores no válidos existentes

Para encontrar las celdas de datos existentes no válidas, vaya al menú "Datos" y haga clic en el botón desplegable "Validación de datos" en el grupo "Herramientas de datos". Ahora, seleccione la entrada "Círculo de datos no válidos" para resaltar las celdas no válidas con círculos rojos como se muestra a continuación:

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Circulando datos no válidos

4.3. Eliminar el etiquetado de datos no válidos

Con los círculos de validación, puede crear una descripción general clara de los datos no válidos en su tabla. Si ha corregido los valores o ya no necesita los círculos, puede eliminarlos fácilmente.

Puede volver a utilizar la entrada "Borrar círculos de validación" en el menú desplegable "Validación de datos" para eliminar la etiqueta del círculo rojo.

5 Lista de reglas de validación

Como alternativa a las reglas de validación, puede utilizar una lista que contenga todos los valores válidos. Por lo tanto, cada usuario puede simplemente elegir entre los valores disponibles e insertar los datos correctos. En otras palabras, puede restringir al usuario para que seleccione dentro de los valores especificados. En nuestro caso de ejemplo, solo puede permitir las marcas como 50, 60, 70, 80 y 90 y restringir cualquier otra entrada del usuario.

Cuando se encuentre en la ventana emergente "Validación de datos", vaya a la pestaña "Configuración":

  • Seleccione la entrada "Lista" del cuadro desplegable "Permitir".
  • Seleccione la opción "Menú desplegable en la celda" para mostrar los valores en el menú desplegable.
  • Marque o desmarque la opción "Ignorar espacio en blanco" según sus necesidades.
  • Ingrese los valores permitidos en el cuadro de texto "Fuente" separados por comas. Si los valores requeridos ya existen en una tabla o en otras hojas, luego de hacer clic en el cuadro “Fuente", seleccione el área correspondiente para adoptar los valores. Asegúrese de que la fuente de los valores esté disponible en el mismo libro de Excel para que funcione cuando comparta Excel con otros.
  • Haga clic en el botón "Aceptar" para guardar sus cambios.

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Validación de datos con valores de lista

La celda formateada de esta manera recibe una flecha de lista al activarse. Ahora puede ingresar uno de los valores posibles manualmente o abrir la lista con el botón de flecha y luego seleccionar la entrada deseada.

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Seleccionar valores de la lista

También puede configurar el mensaje de entrada y la alerta de error como se explicó anteriormente.

Utilice el botón "Borrar todo" para eliminar toda la validación de datos, mensajes de entrada y alertas de error con un solo clic.

Fuente de grabación: www.webnots.com
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