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¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

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La combinación de correspondencia es una función de Microsoft Word que le permite personalizar una sección para cada copia de un documento similar. Le permite usar una lista de contactos u otras partes de un documento almacenado en una base de datos (podría ser una lista de combinación de correspondencia de Word, hojas de cálculo de Excel, acceso u otras formas de bases de datos). En otras palabras, la combinación de correspondencia permite a los usuarios crear un conjunto de documentos con un diseño y contenido similares pero con información diferente en algunas secciones.

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¿Cuándo utilizar la combinación de correspondencia en Microsoft Word?

Básicamente, esta función se utiliza para crear letras, etiquetas o correos electrónicos idénticos para diferentes destinatarios. También puede utilizar la herramienta para personalizar informes, boletines o cualquier otro documento y correo electrónico a diferentes contactos en su lista de correo. En general, la combinación de correspondencia puede ser útil siempre que desee generar varios documentos de salida con algún contenido fijo como membretes y partes específicas con datos que varían según una fuente de datos en particular.

Diferentes componentes de la combinación de correspondencia

  • Documento principal: documento de Word con contenido que será el mismo en toda la salida. Puede ser texto sin formato, campos de combinación de texto guía, membrete de la empresa, etc.
  • Fuente de datos: una base de datos con una lista de datos que varían con cada salida de combinación de correspondencia (por ejemplo, destinatarios de su boletín mensual).
  • Combinar documento: la salida resultante cuando combina el documento principal con la fuente de datos.

En esta guía, le mostraremos cómo utilizar la función de combinación de correspondencia en MS Word.

Uso de la combinación de correspondencia en Microsoft Word

  • Abra un documento nuevo, una plantilla o un documento principal existente en Word para comenzar.
  • Vaya al menú "Correspondencia" y en la cinta, haga clic en la flecha "Iniciar combinación de correspondencia" para expandir.
  • Seleccione la última opción "Paso a paso …" para iniciar el asistente de combinación de correspondencia.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Iniciar combinación de correspondencia

  • Esto abrirá un asistente de combinación de correspondencia en el borde derecho del documento. Seleccione el tipo de documento que desea preparar y haga clic en "Siguiente" en la parte inferior del asistente.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Tipo de Documento

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Elección de su documento principal

Aquí debe seleccionar su documento inicial.

  • Si el documento actual es su documento principal, elija la primera opción y continúe agregando el destinatario.
  • En algunos casos, es posible que tenga una plantilla que utilice para sus cartas. Si ese es el caso, marque la opción de plantilla y luego haga clic en "Seleccionar plantilla" para elegir entre sus plantillas almacenadas.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Seleccionar plantilla

  • Cuando tenga su documento principal listo, marque la alternativa de documento existente y haga clic en el botón "Abrir" para elegir el archivo específico en el almacenamiento de su PC.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Del documento existente

Nota: Una vez que elige una plantilla o un archivo existente, el documento se carga y la opción cambia a "Usar el documento actual".

Agregar datos (destinatarios) a la combinación de correspondencia

MS Word le ofrece tres opciones para agregar datos desde la fuente.

Seleccionar lista de una lista existente
  • Puede tener sus datos en una base de datos (Excel, Access, etc.). Elija "Usar una lista existente", haga clic en el enlace "Examinar" para especificar la lista que desea fusionar.
  • Seleccione la fuente de datos y haga clic en "Aceptar" para agregar la lista.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Lista de exploración

  • Puede agregar varias fuentes de datos haciendo clic en el enlace "Seleccionar una lista diferente". Además, al hacer clic en el enlace "Editar …", puede editar su lista para seleccionar solo los datos que le interesan.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Lista de edición

Seleccione la lista de sus contactos de Outlook
  • Elija la opción para seleccionar los datos del destinatario de sus contactos de correo de Outlook.
  • Haga clic en "Elegir carpeta de contactos", seleccione su perfil de Outlook y haga clic en el botón "Aceptar".

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Contactos de Outlook

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Crear una lista en Word
  • La tercera opción le permite crear una nueva lista en MS Word para su combinación de correspondencia.
  • Haga clic en "Escriba una nueva lista" y luego en el botón crear en la sección inferior.
  • Esto abre una vista de tabla donde puede agregar y guardar su lista de destinatarios.
  • Escriba los detalles de los destinatarios y presione "Aceptar", luego guarde el documento.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Lista nueva

Editar el documento principal

  • Ahora continúe con la página siguiente para editar el documento principal.
  • Si eligió un documento en blanco, agregue su contenido al documento y establezca la ubicación para combinar los datos.
  • Haga clic en el enlace "Bloque de direcciones" para editar el orden en el que desea que aparezcan los detalles del destinatario.
  • Seleccione su estilo preferido y haga clic en "Aceptar" para insertar la dirección.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Bloque de dirección

  • Debajo de "Líneas de saludo", elija un saludo y haga clic en "Aceptar".

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Saludo

  • Si necesita agregar más detalles, vaya a "Más elementos" e inserte campos adicionales.
  • Una vez que haya terminado, su documento debería verse así.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Documento de combinación de correspondencia

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Vista previa de los documentos de salida

  • Haga clic en siguiente para pasar al asistente de vista previa. Utilice las flechas dobles izquierda y derecha para obtener una vista previa de los múltiples documentos personalizados.

¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Word?

Vista previa de combinación de correspondencia

  • Puede encontrar una función para buscar un destinatario específico. Una vez que haya verificado los detalles, haga clic en "Siguiente" para completar la combinación de correspondencia.

Atajos de teclado de combinación de correspondencia

Estos son algunos de los atajos de teclado cuando usa la función Combinar correspondencia.

Atajo Descripción
Alt + Mayús + K Vista previa de combinación de correspondencia
Alt + Mayús + N Combinar documento
Alt + Mayús + M Imprimir documento combinado
Alt + Mayús + E Editar datos de combinación de correspondencia
Alt + Mayús + F Insertar campo de combinación
Alt + Mayús + D Insertar campo FECHA
Alt + Control + L Insertar campo LISTNUM
Alt + Mayús + P Insertar campo PAGE
Alt + Mayús + T Insertar campo TIME
Control + F9 Insertar campo vacío
Control + Mayús + F7 Actualizar datos vinculados
F9 Actualizar campos seleccionados
Control + Mayús + F9 Eliminar enlace del campo.
Mayús + F9 Alternar código y resultado para el campo seleccionado
Alt + F9 Alternar todos los códigos de campo y resultados
Alt + Mayús + F9 Ejecute GOTOBUTTON o MACROBUTTON
F11 Siguiente campo
Mayús + F11 Campo anterior
Control + F11 Campo de bloqueo
Control + Mayús + F11 Desbloquear campo

Terminando

Si desea enviar la misma carta a varios destinatarios, imprimir etiquetas o preparar un documento personalizado pero estándar, puede utilizar la combinación de correspondencia en lugar de crear tantos documentos como el número de su lista. La función de combinación de correspondencia le permite combinar su documento principal con una fuente de datos para terminar con documentos idénticos con detalles únicos en algunas secciones.

Fuente de grabación: www.webnots.com
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