10 Excel -vinkkiä tuottavuuden parantamiseen

Useimmat organisaatiot ympäri maailmaa käyttävät Microsoft Exceliä erilaisten tehtävien suorittamiseen. Voit tehdä yksinkertaisia ​​tietoanalyyseja monimutkaisiin tehtäviin, kuten myynnin seurantaan, varastonhallintaan ja muistioiden luomiseen Excelin avulla. Se tarjoaa verkkokäyttöliittymän, jonka avulla käyttäjät voivat järjestää ja käsitellä erityyppisiä tietoja omalla tyylillään ja rakenteeltaan. Useimmat käyttäjät ymmärtävät Excelin kuitenkin vain lukuohjelmana, mutta Excelin toimintoja ja temppuja on niin paljon, että voit parantaa tuottavuuttasi.

Tässä on 10 parasta vinkkiä tuottavuuden parantamiseen Microsoft Excelissä.

1. Käytä Excel -malleja
2. Kokeile Excel -kaavioita
3. Nimeä Excel -solut viitteeksi
4. Luo kauniita Excel -taulukoita
5. Helppo muotoilu
6. Kokeile flash -täyttöä
7. Käytä luettelotietoja
8. Jäädytä otsikko
9. Hae nopea summa
10. Kokeile pikanäppäimiä

Aiheeseen liittyviä: Muunna rivit sarakkeiksi Excelissä.

1 Käytä Excel -malleja

Tietojen rakenteen suunnittelu voi olla työlästä ja aikaa vievää. Onneksi Excel tarjoaa erilaisia ​​valmiita malleja eri tehtäviin, eikä sinun tarvitse luoda mallia alusta.

• Jos haluat käyttää Excel-malleja, avaa laskentataulukko ja valitse avattavasta Tiedosto-valikosta Uusi.

Uusi työkirja

• Excel näyttää luettelon malleista eri käyttötarkoituksiin, kuten taloushallintoon, ajoitukseen, projektinhallintaan, kalentereihin ja niin edelleen.

Excel -malliluettelo

• Valitse yksi vaihtoehdoista, sano "Budjetti" ja napsauta "Luo" -kuvaketta tuloksena olevassa ponnahdusikkunassa.

Luo mallista

• Voit nyt muokata mallia tarpeidesi mukaan.

Mukauta malli

Huomautus: Voit myös hakea malleja verkossa, kun olet yhteydessä Internetiin.

2 Käytä Excel -kaavioita

Kaaviot ovat erittäin hyödyllisiä valtavien tietojen tiivistämisessä yksinkertaisiin kuviin, jotka on helppo ymmärtää ja analysoida. Muutamien Excel -kaavioiden temppujen ymmärtäminen auttaa sinua luomaan mielekkäämpiä kaavioita lyhyemmässä ajassa.

• Käytä "Suositeltu kaavio" -ominaisuutta selvittääksesi sopivin kaavio, jonka voit luoda tietojesi perusteella.
• Napsauta mitä tahansa tietoalueen solua ja valitse Lisää -välilehdestä suosittele tietoja.
• Napsauta eri vaihtoehtoja, esikatsele kaaviota ja kun olet löytänyt parhaan vaihtoehdon, lisää "OK".

Suositellut kaaviot

• Mukauta kaaviota käyttämällä "Kaaviotyökaluja", jotka näkyvät kaikkien valikkokohtien päällä.

Kaaviotyökalut

• Voit lisätä taulukkoon lisää tietoja, ja Excel päivittää kaavion automaattisesti. Jos haluat lisätä sarakkeen (Q4), kirjoita "Q4″ otsikon “Q3” oikealla puolella olevaan soluun.
• Anna neljännen vuosineljänneksen tiedot ja huomaa, että kaavio näyttää automaattisesti lisätyn sarakkeen tiedot.

Lisää tietoja

Muista, että kun haluat muuntaa tietotaulukosi kaavioksi, paina vain Alt + F1 -näppäimiä. Excel muuntaa valitun taulukon automaattisesti tyylikkääksi kaavioksi.

3 Excel -solujen nimeäminen helppoa viittausta varten

Excelin "Nimi -ruutu" vasemmalla (vain) solujen yläpuolella näyttää nykyisen valinnan nimen (taulukko, solu ja niin edelleen).

• Oletuksena ohjelma antaa solulle nimen yhdistämällä sarakkeen kirjaimen ja rivinumeron.

Nimi laatikko

• Voit antaa soluille, alueille tai taulukolle mukautetun nimen, jotta vältytään sekaannuksilta ja parannetaan nopeutta, kun viitataan tiettyyn soluun tai alueeseen.
• Valitse solu tai alue ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse valikosta “Määritä nimi”.

Nimen määrittäminen

• Kirjoita solulle nimi ja valitse laajuus. Voit lisätä kommentteja kuvataksesi "Comment" -tekstikentän solua ja napsauttamalla sitten "Ok".

Anna nimi

• Käytät mukautettua nimeä Excel -kaavassa.

Mukautetut nimet

Aiheeseen liittyviä: Muuta upotetun tiedostonimeä Excelissä.

4 Muunna yksinkertainen taulukko kauniiksi Excel -taulukoiksi

Onko sinulla Excel -taulukossa yksinkertainen tietotaulukko? Voit muuntaa yksinkertaisen taulukon hyvännäköiseksi Excel -taulukkoksi, jossa on suodatin ja vaihtoehtoiset värit riveille. Napsauta taulukon sisällä ja paina "Control + F1" -näppäimiä muuntaaksesi sen kauniiksi Excel -taulukkoksi.

Luo kauniita pöytiä

5 Helppo muotoilu

Valtavien tietojen syöttäminen laskentataulukoihin on paitsi työlästä, myös virhealtista. Yksittäinen virhe tiedoissasi voi olla kallista, mutta tietyillä tempuilla voit minimoida työn ja virheet.

• Perus tapa hallita virheitä on muotoilla solusi tietylle tietotyypille. Voit tehdä tämän valitsemalla solut ja laajentamalla "Numero" -muotoasetuksia "Koti" -välilehdellä.
• Valitse tietotyyppi, jonka haluat syöttää soluihin. Valitse "Numero" -välilehdeltä luokka, määritä haluttu muoto oikealla paneelilla ja napsauta "Ok".

Numeromuoto

Aiheeseen liittyviä: Korjaa hidas Excel -taulukko, kun käsittelet tietojasi.

6 Kokeile Flash Fill -toimintoa

• Kun käsittelet tietoja, joilla on tietty kuvio, käytä “Flash Fill” -toimintoa syötteen täydentämiseksi automaattisesti.
• Täytä ensimmäiset esimerkit, valitse seuraava solu ja napsauta "Flash Fill" "Data" -välilehdellä.

Flash -täyttö

• Excel täyttää loput solut.

Täytetyt solut

• Kun sinulla on määritetty luettelo merkinnöistä, kuten tuotekategoriat, ikäryhmät ja niin edelleen, voit säästää aikaa ja hallita tietojen syöttämistä valitsemalla luettelon vaihtoehdoista.

7 Käytä luettelotietoja

• Valitse solut ja siirry "Tiedot" -välilehdeltä "Tietojen validointityökaluun".
• Valitse Salli -kohdassa Lista ja kirjoita sitten vaihtoehdot pilkulla erotettuna lähteen alle. Jos luettelosi on laskentataulukossa, valitse alue ja napsauta "OK".

Tarkistuslista

• Kun täytät tietoja, kirjoitettava luettelosta on nopeampi valita.

Luettelon merkintä

Aiheeseen liittyviä: Kuinka luoda valintaruutu ja valintanapit Excelissä?

8 Jäädytä otsikko

Sarakkeen otsikkoa on vaikea muistaa, kun työskentelet pitkien ja leveiden arkkien kanssa. Älä huoli, valitse otsikkosi alla oleva toinen rivi ja napsauta "Jäädytä ruudut" -vaihtoehto "Näytä> Jäädytä ruudut" -valikossa. Tämä jäädyttää ensimmäisen otsikkorivin ja pitää sen kelluvana, kun vierität sisältöä. Tämä auttaa sinua helposti tarkistamaan otsikon, kun vierität taulukkoa alaspäin.

Ensimmäisen rivin tapaan voit myös jäädyttää arkin ensimmäisen sarakkeen.

9 Nopea summa, maksimi, min ja keskiarvo

Kun sarakkeessa on numero, paina "Control + Vaihto + T" Windowsissa tai "Komento + Vaihto + T" Macissa saadaksesi nopean summan.

Nopea summa, maksimi, min ja keskiarvot

Suodatetussa Excel -taulukossa näet summan pudotusvalikon. Napsauta sitä saadaksesi muita vaihtoehtoja, kuten max, min, keskiarvo, määrä, keskihajonta jne.

Aiheeseen liittyvää: Kuinka vertailla kahta Excel -työkirjaa?

10 Käytä Excel -pikanäppäimiä

Arkkien ja eri Excel -asiakirjojen siirtäminen voi olla vaikeaa, jos et tiedä oikeita pikanäppäimiä. Jos haluat esimerkiksi suuren tilan, piilota nauha painamalla "Control + F1".

Tutustu ilmaiseen Excel -pikanäppäinoppaaseemme ja tule asiantuntijaksi.

Johtopäätös

Jokaisen yksilön tai yrityksen tavoitteena on tulla tuottavammaksi ja tehokkaammaksi, ja Microsoft Excel auttaa tämän tavoitteen saavuttamisessa. Kaikki, jotka käyttävät Exceliä erilaisten tehtävien suorittamiseen, yllä olevat vinkit voivat nopeuttaa tietojenkäsittelynopeutta ja tarkkuutta säästäen aikaa ja rahaa.