Word on osa Microsoft Office -pakettia ja yksi suosituimmista tekstinkäsittelytyökaluista. Miljoonat yritykset ja yksittäiset käyttäjät ovat riippuvaisia tämän tehokkaan työkalun ominaisuuksista. Ihmiset luovat päivittäin ehdotuksista, raporteista ja lähes kaikista muista asiakirjoista. Wordissa on lukuisia ominaisuuksia, jotka tekevät tekstitiedoston tai asiakirjojen valmistelusta ja muotoilusta nopeampaa ja helpompaa. Huolimatta sen suosiosta ja siitä, että suurin osa tietokoneen käyttäjistä osaa Wordia, vain harvat tietävät, kuinka käyttää tätä tehokasta ohjelmaa täysillä. Alla on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit säästää aikaa ja parantaa tuottavuutta Microsoft Wordia käytettäessä.

Automaattinen palautus ja automaattinen tallennus
Palauta tallentamattomat asiakirjat
Mukauta liitäntävaihtoehtoja
Käytä leikepöydän sisältöä
Käytä tyylejä nopeasti muotomaalarin avulla
Muotoilun johdonmukaisuuden säilyttäminen
Lisää sisällysluettelo
Siirrä sisältölohkoja navigointipaneelin avulla
Lisää nopeita kuvakaappauksia
Jakajien lisääminen
Lisää vetolainaukset
Käytä pikanäppäimiä

1 Automaattinen palautus ja asiakirjojen automaattinen tallentaminen

Yksi suurimmista turhautumisista Word -käyttäjille on kaiken työn menettäminen odottamattoman järjestelmän tai ohjelman kaatumisen yhteydessä. Tästä syystä on tärkeää jatkaa asiakirjan tallentamista muutaman muutoksen jälkeen. Voit kuitenkin käyttää joitain Word -ominaisuuksia välttääksesi tilanteen, jossa joudut ehkä toistamaan jo tekemäsi.

Tallenna asiakirja ensimmäistä kertaa tai muutokset asiakirjoissa käyttämällä pikanäppäimiä "Ctrl + S".
Voit myös asettaa " Automaattisen tallennuksen “, jotta automaattinen tallennus asiakirjan muutaman minuutin kuluttua. Siirry kohtaan "Tiedosto" ja valitse "Asetukset" vasemman ruudun luettelon alareunasta.
Napsauta avautuvassa ponnahdusikkunassa "Tallenna" vasemmalla puolella ja siirry oikealla puolella "Tallenna asiakirjat" -osioon.
Valitse sekä “Tallenna automaattinen palautus…” että “Säilytä viimeinen…” -ruudut ja määritä sitten, kuinka kauan Word tallentaa asiakirjat automaattisesti (1–10 minuuttia) napsauttamalla ylä- tai alanuolta. Napsauta "Ok" ikkunan alareunassa.

Aseta automaattisen tallennuksen asetukset Wordissa

2 Palauta tallentamattomat asiakirjat

Voit myös palauttaa tallentamattomat asiakirjat siirtymällä "Tiedosto> Tiedot" -valikkoon.
Napsauta "Hallinnoi versioita" -kohdassa "Palauta tallentamattomat …".

Palauta tallentamaton asiakirja

Tämä avaa luettelon tallentamattomista tiedostoista. Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla sitä.

Tallentamattomat tiedostot Vaihtoehto

Avaa ja tallenna kopio tiedostosta napsauttamalla Tallenna nimellä.

Tallenna asiakirjana

3 Mukauta liitäntävaihtoehto

Kopioi ja liitä -yhdistelmä on erittäin hyödyllinen, kun työskentelet Word-asiakirjan parissa, mutta joskus se voi olla hankalaa varsinkin, kun liität esiasetetun muodon. Voit välttää turhautumisen seuraavasti:

Paina “Ctrl + Alt + V” ja valitse “Muotoilematon teksti”, jos haluat yhdistää lisätyn tekstin asiakirjan muotoon automaattisesti ja napsauta sitten “OK”.

Liitä asetukset

Voit myös määrittää liitäntäasetukset. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan "Tiedosto", valitsemalla "Asetukset" ja napsauttamalla "Lisäasetukset".
Vieritä alas kohtaan "Leikkaa, kopioi ja liitä", muokkaa liitäntävaihtoehdot haluamallasi tavalla ja napsauta "Ok".

Mukauta liitä

4 Sanan leikepöydän käyttäminen

Jos kopioit erilaisia teksti- tai kuvakappaleita, voit parantaa tuottavuuttasi tallentamalla eri kopiot leikepöydälle.

Jos haluat lisätä tekstiä tai objektia leikepöydälle, valitse kohde ja paina “Ctrl + C” kahdesti.
Laajenna leikepöytä Koti -välilehdellä nähdäksesi kopioidut kohteet.
Napsauta kohteen nuolta ja napsauta "Liitä". Poista -vaihtoehto poistaa kohteen leikepöydältä.

Leikepöydän asiakirjat

5 Muodon johdonmukaisuus tekstityylien kanssa

Käytä Wordin sisäänrakennettuja tekstityylejä rakennettaessa ja luo yhtenäinen asiakirja. Valitse asiakirjan teema ja asettelu, jotta luettavuus on yhdenmukainen koko asiakirjassa.

Kun haluat muotoilla asiakirjasi tietyn osan, korosta teksti ja valitse jokin tekstityyleistä Koti -valikon "Tyylit" -nauhasta. Kun muokkaat asiakirjasi oikein, voit helposti muuntaa Word -asiakirjat kauniiksi PDF -e -kirjoiksi.

Tekstityylit Wordissa

6 Tyylien nopea käyttö

Tiedät todennäköisesti yhden segmentin muotoilun soveltamisen toiseen segmenttiin käyttämällä "Format Painter" -toimintoa.

Format Painter Wordissa

Sinun ei kuitenkaan tarvitse napsauttaa "Format Painter" -painiketta joka kerta, jos haluat käyttää valittua tyyliä asiakirjan useisiin osiin.

Valitse tekstiosa ja kaksoisnapsauta "Alusta" -valikon "Format Painter" -vaihtoehtoa.
Valitse nyt eri tekstiosuudet asiakirjan eri kohdista, jotta voit käyttää tyyliä.
Poistu muotoilusta painamalla Esc -näppäintä.

7 Käytä Sisällysluettelo

Luo asiakirja asianmukaisilla otsikoilla. Otsikot helpottavat navigointia (Outline -näkymä) ja auttavat luomaan automaattisen sisällysluettelon “Viitteet” -välilehdelle.

Sisällysluettelo Wordissa

Kun sinulla on paljon otsikoita, siirry "Viitteet" -välilehdelle ja lisää sisällysluettelo asiakirjaasi. Tämä auttaa lukijaasi ymmärtämään yhteenvedon nopeasti.

8 Siirrä sisältölohkoja siirtymisruudussa

Erittäin suuren asiakirjan luominen on vaivaa. Varsinkin kun haluat rakentaa asiakirjan uudelleen, sinun ei tarvitse leikata ja liittää asiakirjoja. Navigointipaneelin avulla voit helposti vetää ja pudottaa sisältölohkoja. Voit ottaa navigointipaneelin käyttöön Näytä -valikosta. Macissa voit ottaa ruudun käyttöön kohdassa Näytä> Sivupalkki> Asiakirjan karttaruutu.

Asiakirjakarttaruutu Mac Wordissa

Voit muuttaa ruudun asetuksia niin, että asiakirja näytetään sivukohtaisesti pikkukuvanäkymässä tai asiakirjan karttanäkymänä.

9 Lisää kuvakaappauksia nopeasti

Kuvakaappaukset auttavat näyttämään yhdellä kuvalla juuri sen, mitä selität satoilla sanoilla. Jos haluat lisätä kuvakaappauksen Wordiin, siirry "Lisää> Kuvakaappaus" -valikkoon. Voit joko lisätä minkä tahansa avoimen sovelluksen koko näytön kaappauksen tai kaapata vain vaaditun osan ikkunasta käyttämällä "Näytön leikkaus" -vaihtoehtoa.

Kun olet lisännyt kuvia, lisää reunukset “Kuvatyökalut” -toiminnolla ja valitse eri asettelut kuvakaappauksellesi.

10 Jakajan lisääminen

Tiedätkö, että kirjoitat kolme pistettä ja Enter -näppäimen painaminen luo täyden leveyden jakoviivan Word -asiakirjaan?

Luo erilaisia jakajia eri näppäimillä, kuten pisteellä ja tähdellä. Lue lisää välilehtien lisäämisestä ja poistamisesta nopeasti Word -asiakirjoissa.

11 Lisää Pull Quotes

Kun asiakirjassa on tuhansia sanoja ilman kuvaa tai taulukkoa, ihmiset kyllästyvät. Älä huoli !!! Sinulla on mahdollisuus lisätä värikkäitä lainauksia, jotta lukija pysyy asiakirjoissasi. Siirry "Lisää" -välilehdelle ja valitse "Tekstiruutu" -vaihtoehto. Voit joko valita ennalta määritetyn lainaustyylin avattavasta tekstiruudusta tai luoda oletustekstiruudun ja muodon eri tyyliin.

Lisää Vedä lainaus Wordiin

12 Pääpikanäppäintä

Pikanäppäimet voivat todella säästää aikaa työskennellessäsi Word -asiakirjan parissa. Tässä on joitain käyttämättömiä pikavalintoja, jotka säästävät aikaa ja energiaa.

"Vaihto + F5" – Voit siirtyä osioihin, joissa työskentelit asiakirjan kanssa viimeksi.
"Ctrl" ja paina sitten mitä tahansa lauseen kohtaa – Valitse nopeasti koko lause.
"Vaihto + F3" – Vaihtaa valinnan isojen kirjainten välillä.
"Ctrl + välilyönti" – Poista muotoilu valitusta tekstistä.
"Ctrl + F" – Etsi sana tai lause asiakirjasta.
Voit käyttää "Etsi ja korvaa" -toimintoa yhdessä sanan korvaamiseen asiakirjassa.

Etsi ja korvaa Wordissa

Johtopäätös

Microsoft Word on vakiokullatyökalu minkä tahansa tyyppisten asiakirjojen luomiseen. Siinä on monia ominaisuuksia, joiden avulla on helppo muokata ja muotoilla tekstiä, kuvia ja muita kuvia tarpeidemme mukaan. Oikealla tietämyksellä voit kuitenkin käyttää Word -toimintoja tehokkaammin ja johdonmukaisemmin päivittäisissä tehtävissäsi. Yllä olevat ovat vain muutamia vinkkejä tuottavuuden parantamiseen MS Wordin avulla, mutta voit tehdä paljon enemmän säästääksesi aikaa ja saadaksesi oikeat tulokset.

: www.webnots.com