TechBlogSD - Kaikki WordPressin ja WEB: n kehittämiseen
WEB- ja WordPress - ohjeet, uutiset, arvostelut teemoista ja laajennuksista

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

4

Useimmat meistä käyttävät Microsoft Outlookia sähköpostisovelluksena monta vuotta. Vuosien aikana postilaatikkosi koko kasvaa ja tekee sovelluksesta erittäin hidasta. Vanhojen sähköpostien hallinta voi olla pelottava tehtävä, jos et järjestä niitä oikein. Jotta Outlook -sovellus olisi nopea ja sujuva, sinun on puhdistettava postilaatikkosi säännöllisesti. Tässä artikkelissa kerromme, miten sähköpostit arkistoidaan Microsoft Outlookissa.

Miksi sinun pitäisi arkistoida sähköpostit Outlookissa?

Nopeuden parantamisen lisäksi taloudenhoitoon on monia muita syitä.

  • Yleensä organisaatiot käyttävät Exchange Serveriä sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Kun sinulla on Gt sähköposteja, Exchange -palvelin hidastaa sähköpostien synkronointia palvelimen ja tietokoneen välillä. Siksi sinulla on rajoitetusti tallennustilaa sähköposteille. Tässä tapauksessa sinun on poistettava tai arkistoitava sähköpostit tilan vapauttamiseksi.
  • Olet ehkä muuttamassa organisaatiota ja haluat siirtää kaikki vanhat sähköpostisi viitteeksi.
  • Kun vaihdat tietokonetta, saatat joutua varmuuskopioimaan vanhat sähköpostiviestit siirtyäksesi uuteen tietokoneeseen.

Tallennustilan tietojen tarkasteleminen Outlookissa

Outlookissa on erilaisia ​​kansioita, kuten Saapuneet -kansio, lähetetyt kohteet, kalenterit jne. Ennen arkistointia voit tarkastella näiden kansioiden kokoa saadaksesi käsityksen tallennustilan sisällöstä.

  • Käynnistä Outlook ja siirry "Tiedosto> Tiedot" -valikkoon.
  • Etsi oikeanpuoleisesta ruudusta "Cleanup Tools" -painike.

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

Outlookin sähköpostin puhdistustyökalut

  • Voit tarkastella edistymispalkkia, joka ilmoittaa postilaatikon kokonaiskoon ja käytettävissä olevan vapaan tilan.
  • Napsauta "Cleanup Tools" -painiketta ja valitse "Postilaatikon puhdistus …" -vaihtoehto.

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

Postilaatikon puhdistus Outlookissa

  • Näet erilaisia ​​vaihtoehtoja sähköpostitietojen koon saamiseksi Postilaatikon puhdistus -ponnahdusikkunasta. Napsauta "AutoArchive" -painiketta avataksesi "Folder Size" -ponnahdusikkunan.

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

Tarkastele postilaatikon kokoa Outlookissa

  • Voit tarkistaa datakoon eri kansioissa paikallisen ja palvelimen tallennustilan kohdasta "Kansion koko" -ponnahdusikkunassa.

Joskus postilaatikon arkistointi ei pienennä postilaatikkosi kokoa. Tämä on hyödyllinen työkalu saada käsitys siitä, mikä kansio vie suuria tietoja. Tallennustilassa voi esimerkiksi olla paljon kalenterikohteita, joissa on suuria liitteitä.

Aiheeseen liittyviä: Miten sähköpostit lähetetään automaattisesti tiettyyn Outlookin kansioon?

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

Outlook tarjoaa oletustoiminnot sähköpostien arkistoimiseksi tietokoneen kansioon. Voit käyttää tätä arkistoitua tiedostoa minkä tahansa muun Outlook -tilin kanssa nähdäksesi vanhan sähköpostin päivämäärän. Sähköpostit voidaan arkistoida Outlookissa kahdella tavalla – automaattisesti ja manuaalisesti.

Automaattisen arkistoinnin sähköpostit Outlookissa

Helppo tapa säästää aikaa on ajoittaa sähköpostien arkistointi. Voit esimerkiksi arkistoida sähköpostit automaattisesti 15 päivän välein.

  • Siirry "Tiedosto> Asetukset" -valikkoon ja valitse "Lisäasetukset" -välilehti.

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

Automaattisen arkistoinnin asetukset Outlookissa

  • Napsauta “AutoArchive Settings…" -painiketta “AutoArchive” -osiossa.
  • Ota ensimmäinen valintaruutu "Suorita automaattinen arkistointi joka päivä" ja valitse päivien määrä aikataulujen välillä.

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

Automaattisen arkistoinnin ajoittaminen Outlookissa

Sinulla on monia muita vaihtoehtoja muokata automaattista arkistointia.

  • Saat ilmoituksen, ennen kuin Outlook suorittaa arkistoinnin automaattisesti.
  • Näytä tai piilota arkistoidut kohteet postilaatikon Arkistot -osiossa.
  • Määritä sähköpostien puhdistamisen oletusaika kohdassa “Poista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin…”. Voit esimerkiksi asettaa 3 kuukaudeksi, jotta Outlook arkistoi automaattisesti yli 3 kuukauden ikäiset kohteet.
  • Valitse valintaruutu “Poista vanhat kohteet pysyvästi”, jos haluat poistaa määritettyä päivämäärää vanhemmat kohteet pysyvästi.
  • Tallenna arkistoitu tiedosto muuttamalla tietokoneen oletuspaikkaa.

Kun olet antanut tiedot, ajoita automaattinen arkistointi napsauttamalla tallennuspainiketta.

Sähköpostien manuaalinen arkistointi Outlookissa

Yksi automaattisen arkistoinnin ongelma on, että se alkaa toimia, kun avaat Outlookin aikataulun mukaisena päivänä. Ellet ole ottanut hälytystä käyttöön, se häiritsee työaikataulua. Vaihtoehtoinen vaihtoehto on, että voit arkistoida sähköpostit manuaalisesti aina, kun sinulla on vapaa -aikaa.

  • Siirry "Tiedosto> Tiedot" -valikkoon.
  • Napsauta "Cleanup Tools" -painiketta ja valitse "Arkistoi".
  • Valitse ponnahdusikkunassa kansiot, jotka haluat arkistoida, ja aloita kohteiden arkistointi.
  • Voit tarkastella edistymistä tilarivillä.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka lisätä hymiöitä Outlookiin?

Ajoituksen automaattinen arkistointi yksittäisille kansioille

Yllä oleva aikataulutus arkistoi kaikki postilaatikon, kalenterin, lähetettyjen kohteiden ja muiden kansioiden kohteet. Voit tarkastella samaa kansiorakennetta kohdassa "Arkistot", joka näkyy yleensä postilaatikkosi alla.

Sinulla voi kuitenkin olla myös erilainen automaattisen arkistoinnin aikataulu postilaatikolle, lähetetyille kohteille ja kalenterille.

  • Oletetaan, että haluat määrittää automaattisen arkistoinnin "Lähetetyt" -kansioon. Napsauta hiiren kakkospainikkeella "Lähetetyt kohteet", jonka haluat määrittää automaattisen arkistoinnin, ja valitse "Ominaisuudet".
  • Valitse vaihtoehto "Arkistoi tämä kansio seuraavilla asetuksilla:" ja määritä aikataulu.

Kuinka arkistoida sähköpostit Microsoft Outlookissa?

AutoArchive -kansio Outlookissa

Arkistoitujen sähköpostien tarkasteleminen

Kuten mainittiin, voit tarkastella arkistoituja sähköpostiviestejä Outlook -sovelluksessa tavallisen postilaatikkosi tavoin. Outlook tallentaa arkistoidut sähköpostit .pst- tai .ost -tiedostona. PST tarkoittaa Personal Storage Table ja ost tarkoittaa Off-line Storage Table. Arkistotiedosto löytyy kansiosta:

C: Käyttäjän käyttäjänimiAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Jos olet muuttanut polkua tai tiedostonimeä asetuksissa, katso valitun kansion alta. Voit kopioida ja käyttää tätä PST -tiedostoa minkä tahansa Outlook -asiakkaan kanssa. Aikaisemmissa Outlook -versioissa Microsoftilla oli .pst -tiedostojen kokorajoitus 2 Gt. Rajoitus on kuitenkin 50 Gt Outlook 2010: stä Windowsissa ja 10 Gt Outlook 2011 Macissa.

Kun muutat organisaatiota tai tietokonetta, voit kopioida vanhan arkistotiedoston ja linkittää sen uuteen Outlook -tiliisi. Näet Arkistot -osion postilaatikkosi alla sivupalkissa. Tämä auttaa sinua katsomaan vanhoja sähköposteja ja jatkamaan uusien sähköpostien arkistointia samalla vanhalla pst -tiedostolla.

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä parantaakseen käyttökokemustasi. Oletamme, että olet kunnossa, mutta voit halutessasi kieltäytyä. HyväksyäLisätietoja