Kuinka hallita tehtäviä Microsoft Outlookissa?

Useimmat meistä käyttävät Microsoft Outlookia sähköpostien ja kalenterikokousten/tapaamisten lähettämiseen. Voit kuitenkin käyttää Outlookia myös tehtävien luomiseen ja seurata edistymistä loppuun asti. On myös mahdollista antaa tai siirtää tehtäviä kollegoillesi ja tiimin jäsenille. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka hallita tehtäviä Microsoft Outlookissa.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka korjata hidas Outlook ja nopeuttaa sähköpostisi tuottavuutta?

Käsittelemme seuraavat osiot tässä artikkelissa:

• Uuden tehtävän luominen
• Sähköpostin muuntaminen tehtäväksi
• Editointitehtävä
• Tehtävän siirtäminen tai määrittäminen

Kuinka luoda tehtäviä Microsoft Outlookissa?

Luo uusi tehtävä noudattamalla ohjeita.

Outlook näyttää sähköposti-, kalenteri- ja tehtäväkuvakkeet oikean sivupalkin alareunassa. Tämä voi vaihdella asetuksistasi riippuen. Jos et näe "Tehtävät" -vaihtoehtoa, napsauta sivupalkin navigoinnin alaosassa olevaa kolmen pisteen painiketta ja valitse "Tehtävät".

Avaa Tehtävät Outlookissa

Vaihtoehtoisesti voit etsiä Tehtävät -näkymän Outlook 2016: n hakukentän avulla. Kun olet Tehtävät -näkymässä, Outlookissa on erilaisia ​​valikkokohteita valintanauhassa.

Oletuksena voit tarkastella kaikkia olemassa olevia tehtäviä ja tehtävälistaa tehtävänäkymässä. Tehtävälista näyttää kaikki tehtävät sekä kaikki sähköpostit, jotka on merkitty seurattavaksi. Luo uusi tehtävä napsauttamalla "Uusi tehtävä" -painiketta.

Uusien tehtävien luominen Outlookissa

Kirjoita uuden tehtävän aihe, jonka Outlook näyttää tehtäväluettelossa.

Määräajan, tilan ja prioriteetin määrittäminen

Toisin kuin tapaaminen, tehtävän muokkaaminen ei ole sidottu tiettyyn aikaan ja kestoon. Voit kuitenkin määrittää tehtäville määräajan. Voit myös luoda tehtäviä ilman kiinteää eräpäivää.

• Napsauta Kalenteri -kuvaketta aloituspäivä- ja eräpäivä -kentissä. Aseta tehtävän päivämäärät tarpeidesi mukaan. Voit myös syöttää aloitus- ja eräpäiväkenttiin päivämäärän kuvauksia, kuten Tänään, Huomenna tai Ylihuomenna. Outlook muuntaa ne automaattisesti vastaaviksi päivämääriksi.
• Napsauta nyt "Tila" -kenttää. Tässä voit määrittää, kuinka pitkälle työnteko on edennyt.
• Voit määrittää Prioriteetti -kentän avulla, kuinka tärkeä tai kiireellinen tehtävä on. Oletusarvoisesti tehtävän prioriteetti määritetään Outlookissa normaaliksi.

• "% Valmis" -kenttään voit syöttää tarvittaessa tehtävän suorittamisprosentin.
• Halutessasi voit saada Outlookin muistuttamaan sinua tehtävän suorittamisesta.
• Teksti -alueella voit syöttää tehtävään liittyviä lisätietoja tai lisätä tehtävään liittyviä elementtejä.

Aiheeseen liittyvää: Kuinka parantaa tuottavuutta Outlookin käytön aikana?

Toistumistehtävän määrittäminen

Jos kyseessä on sarja toistuvia tehtäviä, kuten viikoittain suoritettava tehtävä, ota nauhan "Toistuminen” -painike käyttöön. Tämän jälkeen voit määrittää toistumiskuvion.

Tehtävän toistumisen asettaminen Outlookissa

Luotujen tehtävien tarkasteleminen

Nyt kun olet täyttänyt tehtävän tiedot, tallenna ja sulje tehtävä. Voit tarkastella uutta tehtävää tehtäväluettelossa, jossa on sopiva eräpäivä.

Näytä luotu tehtävä

Sähköpostin muuntaminen tehtäväksi

Omien uusien tehtävien luominen on erittäin helppoa. Saatat kuitenkin joutua ajoittain muuttamaan vastaanotetun sähköpostin tehtäväksi. Näin voit muuntaa vastaanotetun sähköpostin tehtäväksi.

• Vaihda sähköpostinäkymään Outlookissa.
• Sinulla on useita vaihtoehtoja sisällyttää sähköposti tehtävälistaasi. Yhdellä sähköpostiviestillä voit halutessasi merkitä sähköpostin seurattavaksi. Tällaiset sähköpostit näkyvät tehtävälistassa, mutta ne ovat sähköpostiviestejä. Voit tehdä tämän napsauttamalla viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla määräajan "Seuraa" -valikosta.

Seuraa sähköpostia

• Voit myös muuntaa sähköpostin kokonaan tehtäväksi. Käytä “Siirrä” -painiketta ja valitse “Tehtävät” -kansio.

Sähköpostin siirtäminen Tehtäviin

• Näet nyt uuden tehtäväikkunan, jossa tehtävän aihe on sama kuin sähköpostin aihe. Outlook liittää myös alkuperäisen sähköpostin tekstialueelle, jonka voit avata kaksoisnapsauttamalla tarvittaessa.

Muunna sähköposti tehtäväksi

Kaikki vaihtoehdot ovat käytettävissä samalla tavalla kuin uuden tehtävän luomisen yhteydessä. Kun olet täyttänyt tiedot, tallenna tehtävä ja vaihda sitten takaisin "Tehtävä" -näkymään nähdäksesi uuden tehtävän tehtäväluettelossa. Muista, että Outlook poistaa sähköpostin Saapuneet -kansiosta.

Sähköposti siirretty Tehtäviin

Aiheeseen liittyviä: Kuinka lisätä emoji -symboleja Outlookiin pikanäppäimillä?

Muokkaustehtävät

Voit muokata mitä tahansa tehtävääsi luomisen jälkeen. Muokataksesi valitse ensin tehtävä.

• Oletetaan, että haluat muuttaa tehtävän määräaikaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla määräajan "Seuraa" -valikosta.
• Kun olet suorittanut tehtävän, napsauta joko tehtävän edessä olevaa "Valmis" -ruutua tai oikeanpuoleisen sarakkeen lippua.
• Voit myös merkitä tehtävän valmiiksi napsauttamalla valintanauhan vastaavaa painiketta.
• Outlook näyttää kaikki valmiit tehtävät yliviivattuina. Jos et enää tarvitse tehtävää luettelosta, poista luettelosta napsauttamalla Poista luettelosta -painiketta.

Tehtävien muokkaaminen Outlookissa

Tehtävien siirtäminen

Outlookissa voit myös siirtää tehtäviä muille henkilöille. Voit määrittää uusia tai olemassa olevia tehtäviä muille. Jos haluat määrittää tehtävän toiselle henkilölle, sinun on vain valittava henkilö yhteystiedoistasi tai annettava vastaanottajan sähköpostiosoite.

• Kun luot uutta tehtävää, voit napsauttaa "Määritä tehtävä" -painiketta siirtääksesi toisen henkilön.
• Kun tehtäväluettelossasi on jo luotu tehtävä, napsauta tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Määritä tehtävä". Vaihtoehtoisesti voit avata tehtävän kaksoisnapsauttamalla tehtävänäkymässä ja löytää painikkeen tehtävän määrittämiseksi valintanauhasta.
• Käytä tämän valintaikkunan osoitekenttää valitaksesi henkilön, joka suorittaa tehtävän.

Tehtävän siirtäminen tai määrittäminen Outlookissa

• Oletusarvoisesti kopio tehtävästä jää tehtäväluetteloosi tiedoksi. Poista tämä kenttä käytöstä, jos siirretty tehtävä ei enää näy tehtäväluettelossasi.
• Oletusarvoisesti saat ilmoituksen, kun määritetty tehtävä on suoritettu. Voit myös poistaa tämän ilmoituksen käytöstä.
• Kun olet tarkistanut tiedot, lähetä tehtävä nimetylle henkilölle.

Delegoitujen tehtävien hyväksyminen tai hylkääminen

• Tehtävän edessä oleva kuvake kertoo, että tehtävä on annettu toiselle henkilölle. Vastaanottajalla on nyt mahdollisuus hyväksyä tai hylätä tehtävä.

Hyväksy tai hylkää annettu tehtävä

• Outlook ilmoittaa sinulle hyväksytystä tai hylätystä tilasta. Saat myös tietoa tehtävän suorittamisen edistymisestä heti, kun tehtävän vastaanottaja syöttää asiaankuuluvat tiedot.

Tarkista annettujen tehtävien tila

Kaikkien määritettyjen tehtävien tarkasteleminen

Kun olet Tehtävät -näkymässä, napsauta luettelokohdan "Määritetty" -näkymävaihtoehtoa. Nyt voit tarkastella vain muille ihmisille antamiasi tehtäviä.

Tarkastele delegoituja tehtäviä Outlookissa

Voit tarkastella siirrettyjen tehtävien tilaa erillisenä sarakkeena "Yksityiskohtaiset" ja "Määritetyt" -näkymissä. Aktiivinen-, Seuraavat 7 päivää- ja Erääntynyt -näkymissä on erilliset sarakkeet tilalle ja edistymiselle. Löydät myös kaikki asiaankuuluvat tiedot tehtäväikkunan otsikosta, kun avaat tehtävän.