Kuinka lisätä sisällysluettelo Microsoft Wordiin?

Kovakantisen kirjan sisällysluettelo (TOC) auttaa lukijoita siirtymään nopeasti mihin tahansa kirjan osaan. Tämä pätee myös sähköisiin asiakirjoihin, jotka on luotu ohjelmistolla, kuten Microsoft Word. Se ei ainoastaan ​​auta muita lukijoita, vaan auttaa sinua, dokumentin luojaa, siirtymään helposti eri osioihin. Joskus projektisi voi sisältää satoja sivuja ja voi olla vaikeaa muistaa, millä sivulla on mitä tietoja. Kun luot niin pitkän asiakirjan tai raportin Microsoft Wordissa, on erittäin hyvä, että sinun on lisättävä sisällysluettelo sen kanssa.

Tämä saattaa kuulostaa vaikealta tehtävältä, mutta se ei todellakaan ole sitä. Voit lisätä tai luoda sisällysluettelon vain muutamalla napsautuksella ja sitten säätää sitä. Oletetaan sitten, että jos haluat tehdä muutoksia taulukon sisältöön, sinun ei tarvitse korvata sitä kokonaan. Tarvitset vain yhden napsautuksen päivittääksesi sisällysluettelon. Opetellaan sisällysluettelon luomista Microsoft Word Windows- ja Mac -versioissa.

Kuinka lisätä sisällysluettelo Microsoft Wordiin?

Sisällysluettelon lisäämiseen Microsoft Wordissa on itse asiassa useita tapoja. Tässä artikkelissa näytämme sinulle yksinkertaisimman tavan luoda sisällysluettelo.

1. Ennen sisällysluettelon luomista.
2. Navigointiruudun käyttäminen.
3. Lisää sisällysluettelo sisäänrakennetulla tyylillä.
4. Mukautetun sisällysluettelon käyttäminen.
5. Asiakirjan osien linkittäminen TOC: sta.
6. Sisällysluettelon luominen Mac Wordissa.
7. Sisällysluetteloa päivitetään.
8. Kirjasimen fontin ja tyylin muuttaminen.
9. Lisävaihtoehtoja mukauttamiseen.

Nämä menetelmät toimivat enimmäkseen kaikissa Microsoft Word -versioissa sekä Windowsissa että Macissa. Vielä yksi asia, josta pidämme Microsoft Wordissa, on se, että jokainen sisällysluettelon otsikko linkitetään automaattisesti hyperlinkillä. Voit siirtyä helposti yhdellä napsautuksella mille tahansa sivulle tai otsikkoon pitkässä asiakirjassasi.

1 Ennen kuin jatkat – Rakenna asiakirja

Se on täysin sinun, voit valita minkä tahansa asiakirjan haluat tehdä sisällysluettelon. Mutta on tärkeä asia ennen kuin yrität luoda TOC: a. Microsoft Word lisää asiakirjaan vain otsikkotyylejä 1, 2 ja 3. Joten sinun on pidettävä mielessä, että asiakirjasi otsikot (saatavilla kohdassa Etusivu> Tyylit) on järjestettävä haluamassasi muodossa.

Jos sinulla on asiakirja tekstimuodossa, jossa ei ole otsikoita, kannattaa ensin rakentaa foramt h1-, h2- ja h3 -otsikoilla.

Siirrytään siis vaiheittaiseen oppaaseen sisällysluettelon lisäämisestä Microsoft Wordiin.

2 Navigointiruudun käyttäminen

Ennen kuin aloitamme sisällysluettelon lisäämisen, sinun on otettava käyttöön navigointipaneeli kohdassa Näytä> Navigointiruutu Windows -ympäristössä. Tässä Navigointi -ruudussa näkyvät kaikki otsikot, jotka voidaan sisällyttää TOC -sisältöön. Voit siirtyä kyseiseen osioon napsauttamalla otsikkoa. Tällä tavalla voit siirtyä asiakirjan eri osiin ilman, että luot asiakirjaan nimenomaista sisällysluetteloa.

Avaa siirtymisruutu Word 2017: ssä

3 Lisää sisällysluettelo automaattisesti sisäänrakennetulla tyylillä

Esiasennettujen tyylien käyttäminen sisällysluettelossa on yksi nopeimmista ja yleisimmistä tekniikoista, joita voimme nähdä. Useimmat ihmiset käyttävät sitä ja nopeuttavat työskentelyään ja säästävät paljon aikaa. Jos haluat lisätä sisällysluettelon automaattisesti, sinun on oltava sivulla, johon haluat lisätä sisällysluettelon. Yleensä sinun on lisättävä TOC asiakirjan alkuun, joten siirry asiakirjan alkuun painamalla Windowsissa "Control + Home" -näppäimiä ja Macissa "Function + Command + vasen nuoli" -näppäimiä. Luo tarpeeksi tilaa painamalla Enter -näppäintä, siirry jälleen ensimmäiselle riville ja noudata alla olevia ohjeita sisällysluettelon lisäämiseksi.

• Siirry "Viitteet" -valikkoon ja napsauta "Sisällysluettelo" -vaihtoehtoa.
• Nyt näet kaikki esiasennetut tyylit ja valitset asiakirjaasi sopivan tyylin.
• Tässä oppaassa valitsemme automaattisen taulukon 2. Kun olet valinnut, näet, että TOC lisätään kohdistimen nykyiseen kohtaan.

Sisällysluettelon lisääminen automaattisesti sisäänrakennettujen tyylien avulla

TOC: n pituus riippuu asiakirjasi pituudesta ja asiakirjaan lisäämiesi otsikoiden määrästä.

4 Mukautetun sisällysluettelon käyttäminen

TOC sisäänrakennetulla tyylillä toimii useimmissa tapauksissa hyvin. Joissakin tapauksissa saatat joutua sisällyttämään ylimääräisiä otsikoita, jotka on luotu mukautetuilla tyyleillä. Nämä mukautetut otsikkotyylit eivät sisälly sisäänrakennettuun sisältöluetteloon. Joka tapauksessa voit muokata sisällysluetteloa tarpeidesi mukaan käyttämällä mukautettua sisällysluettelovaihtoehtoa.

Siirry Windowsissa Viitteet -välilehdelle ja napsauta Sisällys -painiketta. Näet alareunassa Mukautettu sisällysluettelo ja napsautat sitä.

Sisällysluettelon lisääminen mukautetut tyylit

Näet nyt Sisällysluettelo -valintaikkunan ja napsautat Asetukset -painiketta. Se näyttää jälleen toisen pienen valintaikkunan Sisällysluetteloasetukset. Täällä voit valita otsikoiden tasot, ääriviivatasot ja valita taulukon syöttökentät.

Sisällysluettelo Vaihtoehdot mukautetuilla tyyleillä

Kun sinulla on mukautettuja tyylejä otsikoille, varmista, että tyylit -ruutu on valittuna ja otsikot 1, 2 ja 3 on otettu käyttöön pienellä valintamerkillä vasemmalla puolella. Vieritä tyyliruutua alas ja valitse kaikki mukautetut otsikkotyylit, kuten Suuri otsikko. Jos haluat ääriviivatasojen olevan päällä, se on sinun tehtäväsi. Napsauta "ok" ja nyt näet, että sisällysluettelo on lisätty onnistuneesti, mukaan lukien mukautetut otsikkotyylit.

Sisällysluettelo, jossa suuret otsikot otetaan käyttöön

5 Osien linkittäminen sisällysluettelosta

Kun Word luo TOC: n, se linkittää automaattisesti vastaaviin otsikoihin. Vie hiiri minkä tahansa sisällysluettelon otsikon kohdalle. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa lukee "Nykyinen asiakirja – CTRL + Napsauta seuraamaan linkkiä”. Kun painat Ctrl -näppäintä, kohdistin muuttuu kädeksi, joka osoittaa, että se on nyt linkki, ja kun napsautat linkkiä, sinut siirretään kyseisen linkin osaan asiakirjassa.

Vierittäminen tiettyyn osioon hyperlinkkien avulla

6 Sisällysluettelon luominen Word Mac -versiossa

Microsoftilla on kaksi Word for Mac -versiota – 2016 ja 2011. 2016 -versio toimii edellä kuvatulla tavalla, kun taas vuoden 2011 versio toimii samalla tavalla kuin aikaisemmat Wordin versiot 2002 tai 2003, kuten alla on selitetty:

6.1. Asiakirjakartta (siirtymisruutu)

Word 2011 Mac -versiossa sinun on otettava käyttöön Asiakirjan karttaruutu -vaihtoehto, joka on käytettävissä valikossa Näytä> Sivupalkki. Uusimmassa 2016 -versiossa on navigointivaihtoehto, joka on samanlainen kuin Windows asiakirjan karttaruudun sijaan.

6.2. Lisää automaattinen sisällysluettelo

Siirry "Lisää> Hakemisto ja taulukot …" -valikkoon. Siirry "Sisällysluettelo" -välilehdelle ja valitse asiakirjalle käytettävissä oleva TOC -muoto.

Lisää sisällysluettelo Mac Wordiin

6.3. Muokattu sisällysluettelo

Siirry "Lisää" -valikkoon ja valitse "Hakemisto ja taulukot …". Siirry "Sisällysluettelo" -välilehdelle ja napsauta "Asetukset" -painiketta. Asetukset -valintaikkunassa se näyttää joitain vaihtoehtoja, joiden avulla voit rakentaa valitsemasi sisällysluettelon.

6.4. Hyperlinkit

Valitettavasti sisällysluettelon hyperlinkit eivät toimi Microsoft Wordin Mac -versiossa.

7 Sisällysluettelon päivittäminen

Jos haluat päivittää sisällysluettelon, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Päivitä kentät. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa päivittää TOC – päivitä vain sivunumerot ja päivitä koko taulukko.

Sisällysluettelon päivittäminen

Valitse päivittää sivunumerot, kun olet lisännyt lisäsisältöä niiden välille, jolloin otsikot siirtyvät eri sivuille. Jos olet muokannut otsikkoa sisältävää asiakirjaa, valitse Päivitä koko taulukko -vaihtoehto, jos haluat päivittää TOC: n uuden sisällön perusteella.

7.1. Sisällysluettelon tasot

Ihmiset ovat hämmentyneitä TOC: n tasoille. Alla oleva esimerkki selittää, miten Word muuntaa sisällön otsikot sisällön sisällysluettelon linkkeiksi.

1 Otsikkotaso 1
2 Otsikkotaso 1

2.1. Otsake 2
2 Otsikkotaso 2

2.2.1. Otsaketaso 3
2.2.2. Otsikkotaso 3

Etuliitteet 1, 2, 2.1, 2.2.1 jne. Ovat asiakirjassa käytetyt otsikot ja alaotsikot. Tasot 1, 2, 3 jne. Ovat sisällysluettelossa käytetyt tasot.

8 Kirjasimen fonttien ja tyylien muuttaminen

Voit valita sisällön TOC: sta ja muokata kirjasin- ja kappaleasetuksia. Mutta tämä korvataan, kun päivität TOC: n. Helppo tapa muuttaa asetuksia on muokata TOC -teemoja. Word käyttää eri tyyliä kullekin otsikkotasolle TOC: ssa. Kun olet vaihtoehto -osiossa, avaa tyyli -valintaikkuna napsauttamalla "Muokkaa" -painiketta. Täällä voit valita TOC -tason ja muokata muotoa ja fontteja tarpeidesi mukaan.

Sisällysluettelotyylien mukauttaminen

9 Lisäasetukset sisällön mukauttamiseen

Word käsittelee koko sisällysluetteloa kentänä, voit käyttää alla olevia kohtia muokataksesi sisältöä edelleen.

• Älä käytä otsikoita otsikoille, jos et halua sisällyttää niitä sisältöluetteloon. Sen sijaan voit käyttää nimikkeen tai kirjan otsikkotyylejä.
• Oletuksena Word tukee yhdeksän tason sisällysluettelon otsikoita. Voit rajoittaa tasoja Asetukset -valintaikkunassa, mutta et voi nostaa tasoja yli 9.
• Napsauta kuvaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Vaihda kenttäkoodit -vaihtoehto, niin näet, että koko sisällysluettelo muutetaan kenttäkoodiksi, kuten {TOC of}. Jos olet tietoinen, muokkaa parametreja ja mukauta TOC tarpeidesi mukaan.

Johtopäätös

Pitkän asiakirjan tai raportin kanssa on hyvä lisätä niihin sisällysluettelosivu. Henkilön on paljon helpompi löytää tarvittavat osat nopeasti. Kuten opas on opettanut, sisällysluettelon lisääminen asiakirjoihin ei ole kiireinen tehtävä. Jos teet muutoksia sisältöluetteloon, muista aina päivittää se.