TechBlogSD - Kaikki WordPressin ja WEB: n kehittämiseen
WEB- ja WordPress - ohjeet, uutiset, arvostelut teemoista ja laajennuksista

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

13

Microsoft Excel on yksi yleisimmin käytetyistä työkaluista organisaatioissa. Riippumatta siitä, oletko insinööri tai datatieteilijä, lopuksi sinulla on oltava Excel -taulukon numerot työn esittelemiseksi. Monien muiden Excelin ominaisuuksien lisäksi tietojen validointi on yksi yleisimmistä ominaisuuksista, joita voidaan käyttää ryhmä- tai ryhmäympäristössä. Voit esimerkiksi lähettää Excelin kaikille kollegoillesi täytettäväksi rajoitetuista arvoista. Tämä auttaa sinua välttämään vapaan tekstin kirjoittamista ja asettamaan tiedot määritettyyn laajuuteen. Tässä artikkelissa tutkitaan, miten luodaan tietojen validointi Microsoft Excelissä eri vaihtoehdoilla.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka korjata hidas Excel ja nopeuttaa työtäsi?

1 Validointisääntöjen määrittäminen

Excel mahdollistaa validointisääntöjen asettamisen yksittäisille soluille tai solualueille. Voit käyttää tätä valvoaksesi tiettyjen arvojen hyväksymistä vain tietyissä soluissa.

Otetaan esimerkki opiskelijamerkki -arkin vahvistamisesta.

  • Aihe 1 -sarakkeen alla olevien solujen tulee olla numero.
  • Sallittu arvo on 0-100.
  • Se ei voi olla teksti, alle nolla tai suurempi kuin 100.
  • Excelin on hylättävä kaikki muut merkinnät automaattisesti.

Voit määrittää tietojen validointisäännöt Excelissä noudattamalla alla olevia ohjeita.

  • Määritä nämä tarkistukset valitsemalla ensin solualue, jonka arvoja haluat rajoittaa. Esimerkissämme valitsemme solut D4 – D7.
  • Siirry "Data" -välilehdelle ja valitse "Data Tools" -ryhmästä "Data Validation" -vaihtoehto.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Tietojen validointisäännön luominen Excelissä

  • Tämä avaa "Tietojen validointi" -valintaikkunan. Voit määrittää valittujen solujen sallitut merkinnät valintaikkunan Asetukset -välilehdessä.
  • Napsauta "Salli:" -kohdan avattavaa valikkoa ja valitse haluamasi arvo. Esimerkissämme valitsemme merkkien kokonaisluvun.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Excelin tietojen tarkistusasetukset

  • "Data" -luetteloruudussa voit määrittää voimassaoloehdot. Tämä rajoittaa syöttömahdollisuuksia ja valitsemme vaihtoehdon "välillä", koska meidän on sallittava vain arvot 0-100. Muista, että vaihtoehdot muuttuvat valintasi mukaan. Jos esimerkiksi valitset "suurempi kuin", näet vain tekstikentän, jossa syötät "Minimi" -arvon.
  • Ehdolle "välillä" voit määrittää mahdollisen alueen "Minimi" – ja "Suurin" -ruuduissa. Syötämme minimiin 0 ja enintään 100.

Napsauta “OK" -painiketta ja nyt, kun olet määrittänyt valittujen solujen tietojen validoinnin onnistuneesti.

2 Validointisäännön virheilmoitus

Käyttämällä validointisääntöä voit rajoittaa solun sallittuja arvoja. Kun yrität syöttää arvon 110 D4 -soluun, Excel näyttää virheilmoituksen ja rajoittaa sinua.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Tietoja ei sallittu virheellisten syötteiden vuoksi

Kuitenkin virheilmoitus ei näytä sinulle sallittu alue on 0 100. Jotta virheilmoituksen mielekkäämmäksi, voit luoda mukautettuja virhe varoitusviestin, joka antaa sinulle selkeät ohjeet, kun virhe ilmenee.

  • Valitse solu tai solualue ja siirry kohtaan "Tiedot> Tietojen validointi" yllä kuvatulla tavalla. Suosittelemme, että teet tämän vaiheen yhdessä, jotta voit määrittää vahvistuksen ja virheilmoituksen yhdessä vaiheessa.
  • Kun olet "Tietojen validointi" -valintaikkunassa, siirry "Virheilmoitus" -välilehdelle.
  • Kirjoita Otsikko -ruutuun virheesi otsikko.
  • Kirjoita säännön tiedot "Virheilmoitus" -ruutuun.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Tietojen vahvistusvirheilmoitus

Tärkeä osa on virhesanoman tyylin asettaminen. Napsauta avattavaa "Tyyli" -valikkoa ja näet kolme vaihtoehtoa – Pysäytä, Varoitus ja Tiedot. Tarpeistasi riippuen voit rajoittaa solun arvoa kokonaan tai sallia käyttäjille varoitus- tai tietoviestin. Esimerkiksi kun käyttäjä kirjoittaa 110 tapauksessamme, saat seuraavat virheilmoitukset eri hälytystyyleille.

Aiheeseen liittyviä: Excel -vinkkejä tuottavuuden parantamiseen.

2.1. Pysäytä virhehälytys:

Tämä on myös oletusvaroitus, joka tulee näkyviin, kun et aseta mukautettuja virheilmoituksia. Excel ei salli virheellisten tietojen syöttämistä, ja sinun on kirjoitettava sallitut arvot.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Stop Error Alert

2.2. Tietovirhehälytys:

Tämä on yksinkertainen tietohälytys, ja Excelin avulla voit jatkaa virheellistä arvoa, kun napsautat "OK" -painiketta.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Tietovirhehälytys

2.3. Varoitusvirhehälytys:

Tämä on varoitus, ja Excel tarjoaa sinulle vaihtoehtoja jatkaa tai peruuttaa.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Varoitusvirhehälytys

3 Validointisäännön syöttöviesti

Aivan kuten virheilmoitus, voit myös luoda näyttöviestin, kun napsautat solua. Tämä auttaa kirjoittamaan oikeat tiedot yksivaiheisesti ennen virheen saamista.

  • Valitse solu tai solualue ja siirry kohtaan "Tiedot> Tietojen validointi" yllä kuvatulla tavalla.
  • Kun olet "Tietojen validointi" -valintaikkunassa, siirry "Syöttöviesti" -välilehdelle.
  • Kirjoita "Otsikko" -ruutuun virheilmoituksen otsikko.
  • Kirjoita säännön tiedot Syöttöviesti -ruutuun.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Tietojen validoinnin tuloviesti

Napsauta vahvistettua solua nähdäksesi, että syöttöviesti tulee alla olevan ohjeen mukaisesti.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Validointisäännön syöttöviesti

Tästä on hyötyä, kun sinulla on suuri Excel, jossa on erilaiset tietojen validoinnit eri soluissa.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka korjata kaavavirheet Excelissä?

4 Olemassa olevien tietojen validointisäännöt

Kun luot validointisäännön, on epätodennäköistä, että Excel -taulukko on edelleen tyhjä. Siksi sinun on huolehdittava muutamista asetuksista, kun käytät olemassa olevien tietojen validointisääntöjä.

4.1. Tietojen validoinnin laajentaminen

Kun valitset soluja validointisääntöjen ulkopuolella ja napsautat "Tietojen validointi" -vaihtoehtoa, Excel pyytää sinua viestin.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Tietojen validoinnin laajentaminen

Voit napsauttaa "Kyllä" laajentaaksesi validoinnin valittuihin soluihin. Ongelma on kuitenkin se, että Excel EI vahvista olemassa olevia tietoja validointisääntöjesi kanssa. Voit käyttää validointisääntöä vain merkinnöille, jotka noudattavat aiemmin asetettua sääntöä. Excel ohittaa olemassa olevat tiedot ilman vahvistusta. Ainoa Excelissä käytettävissä oleva vaihtoehto on merkitä virheelliset tiedot, jotta voit korjata ne manuaalisesti.

4.2. Merkitse olemassa olevat virheelliset arvot

Löytääksesi virheelliset olemassa olevat datasolut, siirry "Data" -valikkoon ja napsauta "Data Tools" -ryhmän alla olevaa avattavaa "Data Validation" -painiketta. Valitse nyt kohta "Ympyröi virheelliset tiedot" korostaaksesi virheelliset solut punaisilla ympyröillä, kuten alla:

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Virheellisten tietojen kiertäminen

4.3. Virheellisten tietojen merkintöjen poistaminen

Käyttämällä vahvistuspiirejä voit luoda selkeän yleiskuvan taulukon virheellisistä tiedoista. Jos olet korjannut arvot tai et enää tarvitse piirejä, voit poistaa ne helposti.

Voit poistaa punaisen ympyrän merkinnän uudelleen käyttämällä pudotusvalikon "Tietojen vahvistus" -kohdan kohtaa "Tyhjennä vahvistuspiirit".

5 Validointisääntöjen luettelo

Vaihtoehtona validointisääntöille voit käyttää luetteloa, joka sisältää kaikki kelvolliset arvot. Siksi jokainen käyttäjä voi yksinkertaisesti valita käytettävissä olevien arvojen välillä ja lisätä oikeat tiedot. Toisin sanoen voit rajoittaa käyttäjän valinnan määritettyjen arvojen sisällä. Esimerkissämme voit sallia vain merkit 50, 60, 70, 80 ja 90 ja rajoittaa muita käyttäjän syötteitä.

Kun olet "Tietojen validointi" -ponnahdusikkunassa, siirry "Asetukset" -välilehdelle:

  • Valitse "Lista" -merkki avattavasta "Salli" -ruudusta.
  • Valitse avattavasta valikosta Solun sisäinen pudotusvalikko.
  • Valitse "Ohita tyhjä" -vaihtoehto tai poista valinta tarpeidesi mukaan.
  • Kirjoita sallitut arvot Lähde -tekstikenttään pilkuilla erotettuna. Jos vaaditut arvot ovat jo taulukossa tai muilla taulukoilla, valitse “Lähde” -ruudun napsauttamisen jälkeen vastaava alue arvojen hyväksymiseksi. Varmista, että arvojen lähde on saatavilla samassa Excel -kirjassa, jotta se toimii, kun jaat Excelin muiden kanssa.
  • Tallenna muutokset napsauttamalla "OK" -painiketta.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Tietojen validointi luetteloarvojen avulla

Tällä tavalla muotoiltu solu vastaanottaa luettelon nuolen aktivoinnin yhteydessä. Voit nyt syöttää yhden mahdollisista arvoista manuaalisesti tai avata luettelon nuolipainikkeella ja valita sitten haluamasi merkinnän.

Kuinka luoda tietojen validointi Microsoft Excelissä?

Valitse Arvot luettelosta

Voit myös määrittää syöttöviestin ja virheilmoituksen yllä kuvatulla tavalla.

Poista kaikki tietojen vahvistus, syöttöviestit ja virheilmoitukset “Poista kaikki” -painikkeella yhdellä napsautuksella.

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä parantaakseen käyttökokemustasi. Oletamme, että olet kunnossa, mutta voit halutessasi kieltäytyä. HyväksyäLisätietoja