Kuinka määrittää pikavaiheet Microsoft Outlookissa?

Outlook on suosittu sähköpostisovellus, jota käytetään monissa suurissa organisaatioissa. On tosiasia, että noin 80% ajasta ihmiset joutuvat tekemään samoja toimintoja toistuvasti käyttäessään Outlook -sähköpostiviestejä. Se voi olla sähköpostin lähettäminen esimiehellesi esimääritetyssä muodossa tai sähköpostien automaattinen edelleenlähettäminen kansioihin järjestämistä varten. Saman toiminnon toistaminen on aikaa vievä tehtävä, ja Outlook tarjoaa ratkaisun nimeltä Quick Steps. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka Microsoft Outlookin pika -asentaminen tehdään.

Aiheeseen liittyvää: Kuinka käyttää pikaosia Microsoft Wordissa?

Pikavaiheiden käyttäminen Microsoft Outlookissa

Sinulla on kaksi tapaa käyttää Outlookin pikatoimintoja – yksi on käyttää oletustoimintoja ja toinen on luoda mukautettuja toimintoja tarpeisiisi. Outlook tarjoaa valikoiman ennalta määritettyjä pikatoimintoja, joita voit käyttää valintanauhan Koti -välilehden alla.

Nopeat vaiheet Outlookissa

Laajenna luetteloa napsauttamalla alanuolta. Vaikka pikavalintoja on ennalta määritetty, sinun on silti määritettävä toiminto ensimmäistä kertaa.

Ennalta määritetyt pikavaiheet Outlook 2016: ssa

Esimerkkitapaus

Sanotaan, että sinun on välitettävä sähköpostit usein esimiehellesi. Ilman pikavaiheita sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:

• Avaa sähköposti ja napsauta edelleenlähetysvaihtoehtoa. Vaihtoehtoisesti napsauta sähköpostikohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse eteenpäin.
• Tämän jälkeen sinun on annettava esimiehesi sähköpostiosoite.
• Lopuksi suorita tehtävä napsauttamalla Lähetä sähköposti.

Voit tehdä kaikki nämä vaiheet yhdellä napsautuksella Quick Steps -toiminnon avulla. Sinun on kuitenkin ensin määritettävä vaiheet ensimmäistä kertaa.

Ensimmäinen käyttöönotto ennalta määritettyjä pikavaiheita varten

Napsauta "Hallinnoijalle" -vaihtoehtoa ennalta määritetyissä nopeissa vaiheissa. Jos et näe tätä vaihtoehtoa, lue seuraava osio uusien pikavaiheiden luomisesta.

Ensimmäinen asennus eteenpäin

• Kirjoita esimiehesi sähköpostiosoite Vastaanottaja -kenttään. Jos haluat muokata, napsauta "Asetukset" -painiketta avataksesi "Muokkaa nopeita vaiheita" -ponnahdusikkunan.

Muokkaa pikavaiheita

• "Muokkaa nopeita vaiheita" -ponnahdusikkunassa voit vaihtaa aihetta, lisätä kopiota, lisätä piilokopion, asetuslipun ja tärkeyden.
• Voit myös lisätä tekstin ja ajoittaa viestin 1 minuutin viiveen jälkeen.
• Napsauta "Lisää toiminto" -painiketta lisätäksesi muita toimintoja, kuten edelleenlähetyksen, sähköpostivastauksen vastaamisen tai sähköpostin siirtämisen määritettyyn kansioon. Voit luoda uuden kansion, kuten "Sähköposti lähetetty hallinnoijalle", ja lisätä toisen toiminnon sähköpostin siirtämiseksi tähän kansioon. Tällä tavalla voit helposti seurata esimiehellesi lähetettyjä sähköpostiviestejä.
• Määritä toiminnolle pikakuvake ja työkaluvinkki.
• Ota muutokset käyttöön napsauttamalla ponnahdusikkunoiden Tallenna-painikkeita.

Nyt kun olet suorittanut ensimmäiset Quick Steps -asetukset sen käyttöön. Ennen kuin aloitat pikatoimintojen käytön, keskustelemme myös mukautettujen toimintojen luomisesta.

Määritä mukautetut pikatoiminnot

Jos haluat tehdä jotain, jota ei ole lueteltu ennalta määritetyissä pikatoimissa, napsauta "Uusi pikavaihe> Mukautettu" -vaihtoehtoa.

Mukautettujen pikavaiheiden luominen Outlookissa

Näet saman "Muokkaa nopeaa vaihetta" -ponnahdusikkunan.

• Kirjoita pikavaiheen nimi.
• Napsauta avattavaa Valitse toiminto -valikkoa nähdäksesi luettelon käytettävissä olevista vaihtoehdoista.

Uuden pikavaiheen luominen

• Oletetaan, että haluat määrittää pikavaiheen "Merkitse lukemattomaksi". Valitse vaihtoehto avattavasta valikosta.
• Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse olemassa oleva pikanäppäin pikavaiheen peruuttamiseksi. Outlook tarjoaa pikavalinta -alueen Control + Shift + 1 – Control + Shift +9. Valitettavasti et voi luoda mukautettua pikakuvaketta nopeiden vaiheiden peruuttamiseen.

Asennuksen pikakuvake pikavaiheelle

• Kirjoita työkaluvihjeen teksti, joka näkyy, kun viet hiiren valintanauhan pikatoimintojen nimen päälle.
• Viimeistele asennus napsauttamalla "Valmis" -painiketta.
• Näet, että äskettäin luotu vaihe näkyy valintanauhassa kuten alla.

Näytä mukautetut nopeat vaiheet

Pikaohjeiden käyttäminen

Nyt kun tiedät, miten voit määrittää oletusnopeat vaiheet ensimmäistä kertaa ja luoda myös uusia tarpeitasi varten. Voit käyttää niitä yhdellä napsautuksella.

• Valitse ensin sähköposti ja napsauta valintanauhan pikatoimintoja.
• Yllä olevassa "Merkitse lukemattomaksi" -esimerkissä voit tehdä sähköpostista lukemattomat käyttämällä "Control + Vaihto + 1" -pikanäppäimiä. Samoin voit lähettää sähköpostiviestin esimiehellesi ja siirtää sähköpostin määritettyyn kansioon yhdellä napsautuksella.

Pikaohjeiden hallinta

Saatat hämmentyä, kun sinulla on paljon nopeita vaiheita. Jos haluat hallita kaikkia olemassa olevia pikatoimintoja, napsauta pientä kuvaketta valintanauhan Pikavaiheet -ryhmän oikeassa alakulmassa. Näet "Hallitse nopeita vaiheita" -ponnahdusikkunan, kuten alla.

Hallitse pikatoimintoja

Täältä voit tarkastella kaikkia Outlookin käytettävissä olevia pikavaiheita.

• Voit muokata, monistaa tai poistaa pikavaiheen.
• Luo uusi pikavaihe napsauttamalla "Uusi” -painiketta ja valitsemalla haluamasi vaihtoehto.
• Käytä ylä- tai alanuolipainikkeita kohteiden siirtämiseen ja järjestyksen muuttamiseen. Tällä tavalla voit pitää tärkeimmät nopeat vaiheet valintanauhan luettelon yläosassa.

Quick Steps vs. säännöt

Huomaa, että Outlookilla on myös säännöt sähköpostien siirtämiseksi määritettäväksi kansioihin. Pikaohjeet ovat kuitenkin hyödyllinen lisä Outlookin nykyisiin sääntöihin. Ero pikatoimintojen ja sääntöjen välillä on, että sinun on kutsuttava pikatoiminnot manuaalisesti, kun säännöt toimivat automaattisesti.