TechBlogSD - Kaikki WordPressin ja WEB: n kehittämiseen
WEB- ja WordPress - ohjeet, uutiset, arvostelut teemoista ja laajennuksista

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

15

Outlook on yksi kätevimmistä sähköpostiohjelmista riippumatta siitä, käytätkö sitä yrityksessä vai henkilökohtaisessa käytössä. Ilmeisesti et voi työskennellä koko ajan ja sinun on pidettävä tauko sairauden tai loman vuoksi. Tällaisessa tapauksessa on hyvä ilmoittaa sähköpostin lähettäjille, että et ole toimistossa ja mahdollinen aika, jolloin voit vastata heidän sähköposteihinsa. OOO on suosittu termi organisaatioissa, jotka osoittavat toimiston ulkopuolella. Tässä artikkelissa kerromme, miten voit määrittää poissaolovastauksen Microsoft Outlookin sähköpostiviesteihin.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka korjata hitaat Outlook -sähköpostit?

Määritä automaattiset poissaolovastaukset Outlookissa noudattamalla alla olevia ohjeita:

  • Käynnistä Outlook ja siirry "Tiedosto> Tiedot" -valikkoon. Jos Outlookissa on useita sähköpostiviestejä, valitse sähköpostiviesti, josta haluat käynnistää automaattisen vastauksen.
  • Napsauta "Automaattiset vastaukset" -painiketta.

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

Automaattiset vastaukset Outlookissa

  • Näet kaksi vaihtoehtoa sähköpostin automaattisen vastauksen poistamiseksi käytöstä ja käyttöön ottamiseksi.
  • Valitse "Lähetä automaattivastaukset". Nyt näet, että Outlook ottaa käyttöön kaikki muut muokkausvaihtoehdot.

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

Ota automaattiset vastaukset käyttöön

Aiheeseen liittyvää: Kuinka määrittää sähköposti GoDaddy -verkkotunnukselle?

Automaattisen vastauksen asetusaika

Kun otat automaattisen vastauksen käyttöön, Outlook harkitsee automaattisen vastauksen lähettämistä välittömästi ilman lopetuspäivää. Tästä on hyötyä, jos suljet sähköpostin pysyvästi tai olet pitkällä lomalla, kuten äitiyssyistä. Kirjoita tässä tapauksessa haluamasi viesti tekstikenttään ja ota muutokset käyttöön napsauttamalla "OK".

Määräaikaiselle lomalle jääminen ei kuitenkaan ole yleistä. Saatat viettää päivän tai viikon sairaslomalle tai lomalle. Tässä tapauksessa sinun on määritettävä tarkka aika, jolloin haluat lähettää automaattisen vastauksen.

  • Napsauta "Lähetä vain tämän ajanjakson aikana" -vaihtoehtoa.
  • Valitse aloitus- ja lopetuspäivä / aika.

Automaattinen vastausviesti

Päivämääristä ja päivämäärille määrittämisen jälkeen seuraava vaihe on kirjoittaa viesti vastauksena sähköpostin lähettäjälle. Voit lähettää automaattisen vastauksen ihmisille, joilla on yrityksesi sähköpostiosoite, tai ulkopuoliselta.

  • Kirjoita asianmukainen viesti "Organisaationi" -välilehteen. Voit muotoilla vastauksen määrittämällä eri fontin, koon ja värit. Napsauta "OK" ja sulje ponnahdusikkuna lähettääksesi automaattisen vastauksen määritetyn ajan kuluessa.
  • Jos haluat lähettää vastauksen yrityksesi ulkopuolisille ihmisille, siirry "Organisaationi ulkopuolella" -välilehdelle.
  • Ota käyttöön automaattinen vastaus organisaationi ulkopuoliseen vastaukseen. Voit vastata vain yhteystiedoissasi oleville henkilöille tai kaikille ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia toimiston ulkopuolella.
  • Kirjoita viestisi sisältö ja muoto tarvittaessa.
  • Ota muutokset käyttöön napsauttamalla "OK".

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

Määritä organisaation ulkopuolinen automaattinen vastaus

Se on siinä; olet määrittänyt OOO -vastauksen Outlookissa. Muista kirjoittaa merkityksellinen viesti selkeillä yksityiskohdilla. Alla on esimerkki poissaoloviestistä, jossa on syy lomalle, paluuaika, vaihtoehtoinen yhteyshenkilö ja hätänumero (jos haluat).

Hyvä lähettäjä,
[] olen sairaslomalla; sähköpostiisi vastataan selkäni jälkeen.
[x] Olen lomalla, ja minulla on hyvin rajoitettu pääsy sähköpostiini.
[x] Olen lomalla, ja minulla on hyvin rajoitettu pääsy sähköpostiini.

Palaan takaisin 26. huhtikuuta 2019 ja voit ottaa yhteyttä xxxxx -kyselyihin.
Kiireellisissä tapauksissa soita matkapuhelimeeni xxxxxxxx.

Kiitos ja terveisin,
nimesi

Aiheeseen liittyviä: Paranna tuottavuuttasi näiden Outlook -vinkkien avulla.

Sääntöjen asettaminen

Hauska osa on asettaa säännöt lähettämään automaattinen vastaus vain tietyille sähköposteille. Napsauta "Säännöt” -painiketta automaattisten vastausten ponnahdusikkunassa ja napsauta sitten “Lisää sääntö…”.

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

Säännön lisääminen OOO -viesteihin

Määritä sääntö, jota haluat soveltaa Muokkaa sääntöä -valintaikkunassa. Kirjoita esimerkiksi lähettäjän sähköpostiosoite, jotta Outlook lähettää automaattisen vastauksen vain kyseiselle sähköpostin lähettäjälle. Muut lähettäjät EIVÄT saa automaattista vastausta. Toisaalta voit harkita automaattisen vastauksen lähettämistä vain sähköposteihin, jotka on lähetetty suoraan sähköpostisi kanssa Vastaanottaja -kenttään. Tällä tavalla voit jättää huomiotta satoja sähköpostiviestejä, jotka tulevat sähköpostisi kanssa CC -kenttään.

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

Asetussääntö

Automaattisen vastauksen testaaminen

Outlook näyttää hälytysviestin, kun avaat Outlookin toimiston ulkopuolella. Voit myös lähettää testisähköpostin omaan tunnukseesi saadaksesi OOO -vastauksen.

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

Out of Office käytössä Outlookissa

Aiheeseen liittyviä: Kuinka lisätä hymiöitä Outlookin sähköposteihin?

Sammuta Poissa toimistosta -vastaus

Jos haluat poistaa OOO -vastauksen käytöstä määritetyn ajanjakson aikana, avaa Outlook ja poista OOO -asetukset käytöstä valitsemalla "Poista käytöstä". Voit myös siirtyä "Tiedostot> Tiedot" -valikkoon ja poistaa automaattiset vastaukset käytöstä.

Kuinka määrittää poissaolovastaus Microsoft Outlookissa?

Poista käytöstä poissaolovastaus

Muutoin asetukset vanhenevat automaattisesti määritetyn ajan kuluttua.

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä parantaakseen käyttökokemustasi. Oletamme, että olet kunnossa, mutta voit halutessasi kieltäytyä. Hyväksyä Lisätietoja