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10 astuces Excel pour améliorer votre productivité

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La plupart des organisations à travers le monde utilisent Microsoft Excel pour accomplir diverses tâches. Vous pouvez effectuer une analyse de données simple pour des tâches complexes telles que le suivi des ventes, la gestion des stocks et la génération de mémos avec Excel. Il fournit une interface de grille qui permet aux utilisateurs d’organiser et de traiter différents types de données dans leur propre style et structure. Cependant, la plupart des utilisateurs comprennent Excel uniquement comme un programme pour les chiffres, mais il existe de nombreuses fonctions et astuces Excel que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité.

Voici les 10 meilleurs conseils pour améliorer votre productivité dans Microsoft Excel.

  1. Utiliser des modèles Excel
  2. Essayez les graphiques Excel
  3. Nommez les cellules Excel pour référence
  4. Créez de beaux tableaux Excel
  5. Formatage facile
  6. Essayez le remplissage flash
  7. Utiliser les données de la liste
  8. Geler l’en-tête
  9. Obtenez une somme rapide
  10. Essayez les raccourcis clavier

Connexe : Convertir des lignes en colonnes dans Excel.

1 Utilisez des modèles Excel

Concevoir la structure de vos informations peut être fastidieux et prendre du temps. Heureusement, Excel propose une variété de modèles prêts à l’emploi pour diverses tâches, et vous n’avez pas besoin de créer une conception à partir de zéro.

  • Pour utiliser les modèles Excel, ouvrez la feuille de calcul, puis dans le menu déroulant « Fichier », sélectionnez « Nouveau ».

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Nouveau classeur

  • Excel affichera une liste de modèles pour diverses utilisations telles que la gestion financière, la planification, la gestion de projet, les calendriers, etc.

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Liste de modèles Excel

  • Sélectionnez l’une des options, dites « Budget » et cliquez sur l’icône « Créer » dans la fenêtre contextuelle résultante.

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Créer à partir d’un modèle

  • Vous pouvez maintenant personnaliser le modèle en fonction de vos besoins.

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Personnaliser le modèle

Remarque : vous pouvez également rechercher des modèles en ligne lorsque vous êtes connecté à Internet.

2 Utiliser des graphiques Excel

Les graphiques sont très utiles pour résumer d’énormes données en illustrations simples faciles à comprendre et à analyser. Comprendre quelques astuces pour les graphiques dans Excel vous aidera à créer des graphiques plus significatifs en moins de temps.

  • Utilisez la fonction « Graphique recommandé » pour déterminer le graphique le plus approprié que vous pouvez créer en fonction de vos données.
  • Cliquez sur n’importe quelle cellule de la plage de données et dans l’onglet « Insertion », sélectionnez les données recommandées.
  • Cliquez sur les différentes options, prévisualisez le graphique et une fois que vous avez trouvé le meilleur choix, cliquez sur « OK » pour l’insérer.

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Graphiques recommandés

  • Personnalisez le graphique à l’aide des « Outils de graphique » qui apparaissent au-dessus de tous les éléments de menu.

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Outils de graphique

  • Vous pouvez ajouter plus de données au tableau et Excel mettra automatiquement à jour le graphique. Pour ajouter une colonne (Q4), tapez «Q4» dans la cellule à droite de l’en-tête «Q3 ».
  • Saisissez les données du quatrième trimestre et notez que le graphique affiche automatiquement les données de la colonne ajoutée.

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Ajouter des données

N’oubliez pas que lorsque vous souhaitez convertir votre tableau de données en un graphique, appuyez simplement sur les touches "Alt + F1". Excel convertira automatiquement le tableau sélectionné en un graphique élégant.

3 Nommer les cellules Excel pour un référencement facile

La « zone de nom » d’Excel à gauche (juste) au-dessus des cellules affiche le nom de la sélection actuelle (tableau, cellule, etc.).

  • Par défaut, le programme attribue le nom à la cellule en combinant la lettre de la colonne et le numéro de la ligne.

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Zone de nom

  • Vous pouvez attribuer un nom personnalisé aux cellules, à une plage ou à un tableau pour éviter toute confusion et améliorer la vitesse de référence à une cellule ou à une plage spécifique.
  • Sélectionnez la cellule ou la plage et cliquez dessus avec le bouton droit. Sélectionnez "Définir le nom" dans la liste du menu.

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Définition du nom

  • Tapez un nom pour la cellule et sélectionnez l’étendue. Vous pouvez ajouter des commentaires pour décrire la cellule dans la zone de texte « Commentaire », puis cliquez sur « OK ».

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Entrez le nom

  • Vous utilisez le nom personnalisé dans la formule Excel.

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Noms personnalisés

Connexe : modifiez le nom du fichier incorporé dans Excel.

4 Convertir un tableau simple en de beaux tableaux Excel

Avoir un simple tableau de données sur votre feuille Excel? Vous pouvez convertir le tableau simple en un beau tableau Excel avec un filtre et des couleurs alternatives pour les lignes. Cliquez simplement à l’intérieur de votre tableau et appuyez sur les touches « Ctrl + F1 » pour le convertir en un beau tableau Excel.

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Créez de belles tables

5 Formatage facile

La saisie d’énormes données dans des feuilles de calcul est non seulement fastidieuse, mais également sujette aux erreurs. Une seule erreur dans vos données peut être coûteuse, mais avec certaines astuces, vous pouvez minimiser le travail et les erreurs.

  • Le moyen de base pour contrôler les erreurs consiste à formater votre cellule pour un type de données spécifique. Pour ce faire, sélectionnez la ou les cellules et développez les options de format « Nombre » dans l’onglet « Accueil ».
  • Choisissez le type de données que vous souhaitez saisir dans les cellules. Dans l’onglet "Numéro", sélectionnez la catégorie, spécifiez le format souhaité sur le panneau de droite et cliquez sur "Ok".

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Format de nombre

Connexe : Correction d’une feuille Excel lente lors du traitement de vos données.

6 Essayez le remplissage flash

  • Lorsque vous traitez des données avec un motif particulier, utilisez « Flash Fill » pour terminer la saisie automatiquement.
  • Remplissez les premiers exemples, sélectionnez la cellule suivante et cliquez sur « Remplissage Flash » dans l’onglet « Données ».

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Remplissage Flash

  • Excel terminera de remplir le reste des cellules.

Cellules remplies

  • Lorsque vous avez une liste définie d’entrées telles que des catégories de produits, des tranches d’âge, etc., vous pouvez gagner du temps et contrôler la saisie des données avec une liste d’options parmi lesquelles choisir.

7 Utiliser les données de la liste

  • Sélectionnez les cellules et dans l’onglet « Données », accédez à l’outil « Validation des données ».
  • Sous « Autoriser », choisissez « Liste », puis tapez vos options sous la source séparées par une virgule. Si vous avez votre liste dans la feuille de calcul, sélectionnez la plage et cliquez sur « OK ».

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Liste de contrôle

  • Lors du remplissage des données, il sera plus rapide de sélectionner dans la liste celui à saisir.

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Entrée de liste

Connexe : Comment créer des cases à cocher et des boutons radio dans Excel ?

8 Geler l’en-tête

Il est difficile de se souvenir du titre de la colonne lorsque l’on travaille avec des feuilles longues et larges. Ne vous inquiétez pas, sélectionnez la deuxième ligne sous votre en-tête et cliquez sur l’option « Figer les volets » dans le menu « Affichage > Geler les volets ». Cela gèlera la première ligne d’en-tête et la maintiendra flottante lorsque vous faites défiler le contenu. Cela vous aidera facilement à vérifier l’en-tête lorsque vous faites défiler la feuille.

Semblable à la première ligne, vous pouvez également geler la première colonne de la feuille.

9 Somme rapide, Max, Min et Moyenne

Lorsque vous avez un nombre dans une colonne, appuyez sur "Ctrl + Maj + T" sur Windows ou "Commande + Maj + T" sur Mac pour obtenir une somme rapide.

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Somme rapide, Max, Min et Moyennes

Sur le tableau Excel filtré, vous pouvez voir une liste déroulante sur la somme. Cliquez dessus pour obtenir d’autres options telles que max, min, moyenne, nombre, écart type, etc.

Connexe : Comment comparer deux classeurs Excel ?

10 Utiliser les raccourcis clavier Excel

Se déplacer entre les feuilles et les différents documents Excel peut être compliqué si vous ne connaissez pas les raccourcis clavier appropriés. Par exemple, lorsque vous souhaitez disposer d’un grand espace, appuyez sur « Ctrl + F1 » pour masquer le ruban.

Consultez notre guide gratuit des raccourcis clavier Excel pour devenir un expert.

Conclusion

L’objectif de chaque individu ou entreprise est de devenir plus productif et efficace, et Microsoft Excel aide à atteindre cet objectif. Pour toute personne utilisant Excel pour effectuer diverses tâches, les conseils ci-dessus peuvent augmenter la vitesse et la précision de votre traitement des données, vous faisant gagner du temps et de l’argent.

Source d’enregistrement: www.webnots.com
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