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12 astuces Microsoft Word pour améliorer la productivité

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Word fait partie du package Microsoft Office et est l’un des outils de traitement de texte les plus populaires. Des millions d’entreprises et d’utilisateurs individuels dépendent des capacités de cet outil puissant. Les gens créent quotidiennement à partir de propositions, de rapports et de presque tous les autres documents. Word possède de nombreuses fonctionnalités qui accélèrent et facilitent la préparation et le formatage de tout fichier texte ou document. Cependant, malgré sa popularité et le fait que la majorité des utilisateurs d’ordinateurs maîtrisent Word, seules quelques personnes savent comment utiliser ce programme puissant à sa pleine capacité. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à gagner du temps et à améliorer votre productivité lorsque vous utilisez Microsoft Word.

  1. Récupération automatique et sauvegarde automatique
  2. Récupérer des documents non enregistrés
  3. Personnaliser les options de collage
  4. Utiliser le contenu du presse-papiers
  5. Application rapide de styles avec Format Painter
  6. Maintien de la cohérence de la mise en forme
  7. Ajouter une table des matières
  8. Déplacer des blocs de contenu avec le volet de navigation
  9. Insérer des captures d’écran rapides
  10. Ajout de séparateurs
  11. Insérer des guillemets
  12.  Utiliser les raccourcis clavier

1 Récupération automatique et enregistrement automatique des documents

L’une des plus grandes frustrations pour les utilisateurs de Word est de perdre tout leur travail en cas de plantage inattendu du système ou du programme. Pour cette raison, il est important de continuer à enregistrer votre document après avoir apporté quelques modifications. Cependant, vous pouvez utiliser certaines fonctionnalités de Word pour éviter une situation dans laquelle vous devrez peut-être répéter ce que vous avez déjà fait.

  • Utilisez les touches de raccourci clavier "Ctrl + S" pour enregistrer un document pour la première fois ou des modifications dans les documents.
  • Vous pouvez également définir «AutoSave» pour activer l’enregistrement automatique du document après quelques minutes. Allez dans "Fichier" et sélectionnez "Options" en bas de la liste dans le volet de gauche.
  • Dans la fenêtre contextuelle résultante, cliquez sur « Enregistrer » sur le côté gauche et sur le côté droit, accédez à la section « Enregistrer les documents ».
  • Cochez les cases « Enregistrer la récupération automatique… » et « Conserver le dernier… », puis spécifiez la durée après laquelle Word doit automatiquement enregistrer les documents (entre 1 et 10 minutes) en cliquant sur la flèche vers le haut ou vers le bas. Cliquez sur « OK » en bas de la fenêtre.

Définir les options d’enregistrement automatique dans Word

2 Récupérer des documents non enregistrés

  • Vous pouvez également récupérer des documents non enregistrés en naviguant dans le menu "Fichier > Infos".
  • Sous « Gérer les versions », cliquez sur « Récupérer un fichier non enregistré… ».

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Récupérer un document non enregistré

  • Cela ouvre une liste de fichiers non enregistrés. Double-cliquez sur un fichier pour l’ouvrir.

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Option de fichiers non enregistrés

  • Cliquez sur " Enregistrer sous " pour ouvrir et enregistrer une copie du fichier.

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Enregistrer en tant que document

3 Personnaliser l’option de collage

La combinaison Copier-Coller est très utile lorsque vous travaillez sur un document Word, mais parfois, cela peut devenir délicat, surtout lorsque vous collez un format prédéfini. Vous pouvez éviter la frustration en :

  • Appuyez sur "Ctrl + Alt + V" et choisissez "Texte non formaté" pour fusionner automatiquement le texte ajouté avec le format de votre document, puis cliquez sur "Ok".

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Options de collage

  • Vous pouvez également configurer les options de collage. Pour ce faire, allez dans "Fichier" choisissez "Options" et cliquez sur "Avancé".
  • Faites défiler jusqu’à la section "Couper, copier et coller", personnalisez les options de collage selon vos préférences et cliquez sur "Ok".

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Personnaliser Coller

4 Utilisation du presse-papiers

Si vous copiez divers blocs de texte ou d’images, vous pouvez augmenter votre productivité en stockant les différentes copies dans le presse-papiers.

  • Pour ajouter du texte ou un objet au presse-papiers, sélectionnez l’élément et appuyez deux fois sur «Ctrl + C ».
  • Développez le presse-papiers dans l’onglet "Accueil" pour voir les éléments copiés.
  • Cliquez sur la flèche sur un élément et cliquez sur "Coller". L’option « Supprimer » supprime l’élément du presse-papiers.

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Documents du presse-papiers

5 Maintenir la cohérence du format avec les styles de texte

Utilisez les styles de texte intégrés à Word pour structurer votre document et créer un document cohérent. Sélectionnez le thème et définissez la mise en page de votre document, afin que la lisibilité soit cohérente dans tout le document.

Lorsque vous souhaitez styliser une partie particulière de votre document, mettez le texte en surbrillance et sélectionnez l’un des styles de texte sur le ruban "Styles" dans le menu "Accueil". En appliquant une mise en forme appropriée à vos documents, vous pouvez facilement convertir des documents Word en magnifiques livres électroniques PDF.

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Styles de texte dans Word

6 Appliquer des styles rapidement

Vous savez probablement appliquer le formatage d’un segment à un autre segment en utilisant «Format Painter ».

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Format Painter dans Word

Cependant, vous n’avez pas besoin de cliquer à chaque fois sur «Format Painter» pour appliquer le style sélectionné à plusieurs parties de votre document.

  • Sélectionnez une partie de texte et double-cliquez sur l’option "Format Painter" dans le menu "Accueil".
  • Sélectionnez maintenant différentes portions de texte à différents endroits de votre document pour appliquer le style.
  • Appuyez sur Echap pour quitter le peintre de format.

7 Utiliser la table des matières

Créez un document avec les en-têtes appropriés. Les rubriques facilitent la navigation (vue Plan) et aident à générer une table des matières automatique sur l’onglet « Références ».

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Table des matières dans Word

Lorsque vous avez beaucoup de titres, allez simplement dans l’onglet "Références" et insérez une table des matières dans votre document. Cela aide votre lecteur à comprendre rapidement le résumé.

8 Volet de navigation pour déplacer des blocs de contenu

Créer un très gros document est une corvée. Surtout lorsque vous souhaitez restructurer le document, vous n’avez pas besoin de couper et coller à travers les documents. Le volet de navigation vous permet de glisser-déposer facilement les blocs de contenu. Vous pouvez activer le volet de navigation dans le menu « Affichage ». Sur Mac, vous pouvez activer le volet sous « Affichage > Barre latérale > Volet Plan de document ».

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Volet Plan de document dans Mac Word

Vous pouvez modifier les paramètres du volet pour afficher le document sous forme de vignettes page par page ou sous forme de plan de document.

9 Insérer des captures d’écran rapidement

Les captures d’écran permettent de montrer avec une seule image exactement ce que vous expliquez en centaines de mots. Pour insérer une capture d’écran dans Word, allez dans le menu "Insertion> Capture d’écran". Vous pouvez soit insérer la capture plein écran de l’une des applications ouvertes, soit capturer uniquement la partie requise de la fenêtre à l’aide de l’option "Screen Clipping".

Après avoir inséré des images, utilisez "Picture Tools" pour ajouter des bordures et choisissez différentes mises en page pour votre capture d’écran.

10 Ajouter un diviseur

Savez-vous que vous tapez trois points et appuyez sur la touche Entrée pour créer une ligne de séparation pleine largeur dans le document Word ?

Essayez avec différentes touches comme le point et l’astérisque pour créer différents types de séparateurs. En savoir plus sur la façon d’ ajouter et de supprimer rapidement des séparateurs dans des documents Word.

11 Insérer des citations à tirer

Avoir des milliers de mots sans image ni tableau dans un document ennuie les gens. Ne t’inquiète pas!!! Vous avez la possibilité d’insérer des citations colorées pour garder le lecteur sur vos documents. Allez dans l’onglet "Insertion" et sélectionnez l’option "Zone de texte". Vous pouvez soit choisir un style de citation prédéfini dans la liste déroulante de la zone de texte, soit créer une zone de texte et un format par défaut dans un style différent.

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Insérer une citation tirée dans Word

12 raccourcis clavier maîtres

Les raccourcis clavier peuvent vraiment vous faire gagner du temps lorsque vous travaillez sur un document Word. Voici quelques-uns des raccourcis sous-utilisés qui vous font gagner du temps et de l’énergie.

  • "Maj + F5" – Pour passer aux sections où vous avez travaillé sur le document en dernier.
  • "Ctrl" puis appuyez n’importe où dans une phrase – Sélectionnez rapidement une phrase entière.
  • "Shift + F3" – Pour changer la casse de la sélection.
  • "Ctrl + Espace" – Pour supprimer la mise en forme sur le texte sélectionné.
  • "Ctrl + F" – Pour rechercher un mot ou une phrase dans un document.
  • Vous pouvez utiliser « Rechercher et remplacer » ensemble pour remplacer un ou plusieurs mots dans votre document.

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Rechercher et remplacer dans Word

Conclusion

Microsoft Word est un outil d’or standard pour créer tout type de document. Il possède une multitude de fonctionnalités, ce qui facilite l’édition et le formatage du texte, des images et d’autres illustrations pour répondre à nos besoins. Cependant, avec les bonnes connaissances, vous pouvez utiliser les différentes fonctionnalités de Word pour devenir plus efficace et cohérent dans vos tâches quotidiennes. Les conseils ci-dessus ne sont que quelques-uns des conseils pour améliorer votre productivité avec MS Word, mais vous pouvez faire bien plus pour gagner du temps et obtenir les bons résultats.

Source d’enregistrement: www.webnots.com
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