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Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

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La plupart d’entre nous utilisent Microsoft Outlook comme client de messagerie depuis de nombreuses années. Au fil des années, la taille de votre boîte aux lettres augmentera et rendra l’application très lente. La gestion des anciens e-mails peut être une tâche ardue si vous ne les organisez pas correctement. Afin d’avoir une application Outlook rapide et fluide, vous devez nettoyer votre boîte aux lettres périodiquement. Dans cet article, nous expliquerons comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook.

Pourquoi devriez-vous archiver les e-mails dans Outlook ?

En plus de l’amélioration de la vitesse, il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles vous devriez faire le ménage.

  • En règle générale, les organisations utilisent Exchange Server pour envoyer et recevoir des e-mails. Lorsque vous avez des Go d’e-mails, le serveur d’échange deviendra lent pour synchroniser les e-mails entre le serveur et votre ordinateur. Par conséquent, vous disposerez d’un espace de stockage limité pour les e-mails. Dans ce cas, vous devez supprimer ou archiver les e-mails pour libérer de l’espace.
  • Vous changez peut-être d’organisation et souhaitez migrer tous vos anciens e-mails pour référence.
  • Lors du changement d’ordinateur, vous devrez peut-être sauvegarder les anciens e-mails pour migrer vers un nouvel ordinateur.

Affichage des détails de l’espace de stockage dans Outlook

Outlook a différents dossiers comme la boîte de réception, les éléments envoyés, les calendriers, etc. Avant l’archivage, vous pouvez afficher la taille de ces dossiers pour avoir une idée du contenu qui occupe le stockage.

  • Lancez Outlook et accédez au menu "Fichier > Informations".
  • Dans le volet de droite, recherchez le bouton « Outils de nettoyage ».

Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

Outils de nettoyage de messagerie Outlook

  • Vous pouvez afficher la barre de progression indiquant la taille totale de la boîte aux lettres et l’ espace libre disponible .
  • Cliquez sur le bouton « Outils de nettoyage » et choisissez l’option « Nettoyage de la boîte aux lettres… ».

Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

Nettoyage de la boîte aux lettres dans Outlook

  • Vous pouvez voir différentes options pour obtenir la taille des données de courrier électronique dans la fenêtre contextuelle « Nettoyage de la boîte aux lettres ». Cliquez sur le bouton « Archive automatique » pour ouvrir la fenêtre contextuelle « Taille du dossier ».

Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

Afficher la taille de la boîte aux lettres dans Outlook

  • Vous pouvez vérifier la taille des données dans différents dossiers sous le stockage local et sur le serveur dans la fenêtre contextuelle « Taille du dossier ».

Parfois, l’archivage de la boîte de réception ne réduira pas la taille de votre boîte aux lettres. C’est un outil utile pour avoir une idée du dossier qui occupe des données volumineuses. Par exemple, vous pouvez avoir beaucoup d’éléments de calendrier avec de grandes pièces jointes occupant l’espace de stockage.

Connexe : Comment envoyer automatiquement des e-mails à un dossier spécifique dans Outlook ?

Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

Outlook propose des fonctions par défaut pour archiver les e-mails dans un dossier de votre ordinateur. Vous pouvez utiliser ce fichier archivé sur n’importe quel autre compte Outlook pour afficher l’ancienne date de l’e-mail. Il existe deux façons d’archiver les e-mails dans Outlook: automatiquement et manuellement.

Archivage automatique des e-mails dans Outlook

La solution simple pour gagner du temps est de programmer l’archivage des e-mails. Par exemple, vous pouvez archiver automatiquement les e-mails tous les 15 jours.

  • Allez dans le menu "Fichier > Options" et sélectionnez l’onglet "Avancé".

Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

Paramètres d’archivage automatique dans Outlook

  • Cliquez sur le bouton « Paramètres d’archivage automatique… » dans la section « Archive automatique ».
  • Cochez la première case « Exécuter l’archivage automatique tous les — jours » et sélectionnez le nombre de jours entre les planifications.

Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

Planification de l’archivage automatique dans Outlook

Vous disposez de nombreuses autres options pour personnaliser la fonction d’archivage automatique.

  • Recevez une alerte avant qu’Outlook n’exécute automatiquement l’archivage.
  • Affichez ou masquez les éléments archivés dans la section « Archives » de la boîte aux lettres.
  • Configurez l’heure par défaut pour nettoyer les e-mails dans « Nettoyer les éléments antérieurs à… ». Par exemple, vous pouvez définir 3 mois pour qu’Outlook archive automatiquement les éléments de plus de 3 mois.
  • Cochez la case « Supprimer définitivement les anciens éléments » si vous souhaitez supprimer définitivement les éléments antérieurs à la date spécifiée.
  • Modifiez l’emplacement par défaut sur votre ordinateur pour enregistrer le fichier archivé.

Après avoir fourni les détails, cliquez sur le bouton Enregistrer pour planifier l’archivage automatique.

Archivage manuel des e-mails dans Outlook

Un problème avec l’archivage automatique est qu’il commencera à s’exécuter lorsque vous ouvrirez Outlook le jour prévu. À moins que vous n’ayez activé l’alerte, cela perturbera votre horaire de travail. L’autre option est que vous pouvez archiver manuellement les e-mails chaque fois que vous avez du temps libre.

  • Allez dans le menu "Fichier > Infos".
  • Cliquez sur le bouton « outils de nettoyage » et choisissez l’option « archiver… ».
  • Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez archiver et commencez à archiver les éléments.
  • Vous pouvez afficher la barre d’état indiquant la progression.

Connexe : Comment insérer des emojis dans Outlook ?

Planification de l’archivage automatique pour des dossiers individuels

La méthode de planification ci-dessus archivera tous les éléments de la boîte de réception, du calendrier, des éléments envoyés et d’autres dossiers. Vous pouvez afficher la même structure de dossiers sous « Archives » généralement affichée sous votre boîte de réception.

Cependant, vous pouvez également avoir un calendrier d’archivage automatique différent pour la boîte de réception, les éléments envoyés et le calendrier.

  • Supposons que vous souhaitiez configurer l’archivage automatique pour le dossier « Éléments envoyés ». Faites un clic droit sur les « éléments envoyés » que vous souhaitez configurer l’archivage automatique et choisissez « Propriétés ».
  • Sélectionnez l’option « Archiver ce dossier en utilisant ces paramètres : » et configurez le calendrier.

Comment archiver des e-mails dans Microsoft Outlook ?

Dossier d’archivage automatique dans Outlook

Affichage des e-mails archivés

Comme mentionné, vous pouvez afficher les e-mails archivés dans l’application Outlook de la même manière que votre boîte de réception habituelle. Outlook enregistrera les e-mails archivés sous forme de fichier .pst ou .ost. PST signifie Personal Storage Table et ost signifie Off-line Storage Table. Vous pouvez trouver le fichier d’archive sous le dossier :

C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Si vous avez modifié le chemin ou le nom du fichier dans les paramètres, regardez sous le dossier sélectionné. Vous pouvez copier et utiliser ce fichier PST pour l’utiliser avec n’importe quel client Outlook. Dans les versions antérieures d’Outlook, Microsoft avait une limite de taille de 2 Go pour les fichiers .pst. Cependant, la limite est de 50 Go à partir d’Outlook 2010 sur Windows et de 10 Go dans Outlook 2011 sur Mac.

Lorsque vous changez d’organisation ou d’ordinateur, vous pouvez copier l’ancien fichier d’archive et créer un lien vers votre nouveau compte Outlook. Vous verrez la section « Archives » sous votre boîte de réception dans la barre latérale. Cela vous aidera à afficher les anciens e-mails et à continuer à archiver vos nouveaux e-mails avec le même ancien fichier pst.

Source d’enregistrement: www.webnots.com
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