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Comment comparer deux documents Word ?

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Dans notre article précédent, nous avons expliqué comment comparer deux feuilles de calcul Excel. De même, vous pouvez facilement comparer des documents Word en quelques clics. Ce dont vous avez besoin, c’est d’avoir Office 365 ou Word 2019. Cette fonction fonctionnera également sur les versions Windows et Mac.

Pourquoi devez-vous comparer deux documents Word ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de comparer deux documents Word. Dans notre cas, certains utilisateurs nous envoient des messages d’invités ou parfois nous obtenons des articles sur des places de marché en ligne comme Upwork. La plupart du temps, l’article nécessite des modifications et l’auteur corrigera le contenu et le renverra après les modifications. Malheureusement, aucun d’entre eux n’utilise la fonction de suivi des modifications pour différencier et afficher le contenu révisé. Par conséquent, nous devons comparer les deux versions du même fichier pour déterminer si les modifications demandées ont été effectuées. En outre, vous pouvez également combiner les deux versions du document s’il existe du contenu disponible à combiner à partir des deux versions.

L’autre bon exemple est lorsque vous travaillez avec une équipe ou des collègues dans une organisation. Parfois, tous les membres de l’équipe doivent mettre à jour le même document avec leur partie, et vous devrez peut-être vérifier et suivre les modifications pour la révision. Après avoir examiné les modifications de tous, vous pouvez rejeter ou accepter les modifications individuelles pour consolider la version finale.

Passons à l’explication du processus.

Connexe : Comment ajouter rapidement des séparateurs dans Word ?

Comment comparer deux documents Word ?

Ouvrez Microsoft Word et accédez à l’onglet « Révision ». Cliquez sur « Comparer » et choisissez l’option « Comparer les documents… ».

Comment comparer deux documents Word ?

Menu Comparer les documents

Word essaiera d’accéder à vos documents récents et vous demandera la permission d’y accéder. Cela se produira en particulier sur la version Office 365 sur Mac, car Apple a besoin d’une confirmation de confidentialité lors de l’accès aux fichiers de la version macOS Catalina. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Annuler » pour fermer les fenêtres contextuelles et sélectionner un autre document. Cependant, vous devrez peut-être encore confirmer l’accès lorsque vous sélectionnez un autre document.

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Accorder l’accès aux fichiers dans macOS

Dans Windows 10, vous verrez la boîte de dialogue "Comparer les documents" comme ci-dessous.

Sélection de documents à comparer

Cliquez sur le bouton du navigateur et choisissez les versions originales et révisées de votre document. Vous pouvez également accéder facilement aux fichiers récents en cliquant sur les listes déroulantes des noms de fichiers.

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Sélectionnez les documents à comparer

Word par défaut affiche les modifications sur votre document révisé et prend l’auteur du document dans l’étiquette. Vous pouvez fournir un mot différent comme « Modifié » dans la zone de texte « L’étiquette change avec » disponible dans la section « Document révisé ».

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Saisir l’étiquette de suivi

Connexe : Comment modifier le nom du fichier incorporé dans les documents Office ?

Personnalisation de la comparaison

Il suffit de sélectionner deux documents pour exécuter la fonction de comparaison dans Word. Cependant, vous pouvez cliquer sur le petit bouton fléché déroulant pour voir plus d’options de personnalisation.

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Personnaliser la comparaison

Paramètres de comparaison

Sélectionnez les options pour comparer comme les changements de cas, les commentaires, les champs, les notes, la mise en forme, les en-têtes et les pieds de page. Vous pouvez également trouver l’ajout et la suppression de zones de texte, de tableaux et même d’espaces blancs entre les deux versions du document.

Afficher les modifications

Ici, vous verrez deux autres options à comparer au niveau du caractère ou du mot. Nous vous recommandons de sélectionner l’option de niveau de mot par défaut. Enfin, vous pouvez sélectionner où vous souhaitez afficher les comparaisons. Vous pouvez afficher la comparaison dans l’un des documents originaux ou révisés ou créer un nouveau document pour afficher la comparaison.

Cliquez sur « OK » après avoir sélectionné les options.

Vérification de la comparaison

En fonction de votre sélection, Word ouvrira la comparaison sur l’un des documents existants ou dans un nouveau document. Vous pouvez voir tous les changements entre les deux documents sont répertoriés dans la barre latérale comme indiqué ci-dessous. Ceci est exactement similaire à l’utilisation de « Suivi des modifications » lors de la mise à jour du contenu dans des documents Word.

Comment comparer deux documents Word ?

Voir les résultats comparés

Cliquez sur l’un des changements dans la barre latérale pour voir quand il a été modifié. Vous pouvez également cliquer sur le texte du document pour afficher plus de détails sur les modifications.

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Afficher les détails du changement

Notez que le mot «Modifié» apparaissant dans le suivi est le mot que vous aviez donné comme étiquette lors de la sélection des documents. Lorsque vous avez choisi d’afficher la comparaison dans un nouveau document, cliquer sur les modifications dans la barre latérale affichera les statistiques d’insertion et de suppression dans une autre barre latérale comme ci-dessous.

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Récapitulatif des révisions

Accepter ou rejeter les modifications

Maintenant que vous pouvez comparer les deux documents Word et voir les résultats. Comme pour la révision normale, vous pouvez accepter ou rejeter chaque modification de la version révisée. Vous pouvez le faire depuis le menu «Réviser > Accepter / Rejeter» ou en faisant un clic droit sur chaque modification.

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Accepter ou rejeter les modifications

Après avoir terminé la révision, enregistrez votre contenu pour avoir une version finale après comparaison. Lors de l’examen de comparaison, vous pouvez rétablir la version originale du document en allant dans « Révision > Suivi » et sélectionnez « Original ». Vous pouvez également modifier les options de balisage pour personnaliser l’affichage de la comparaison.

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Revenir au document d’origine

N’oubliez pas que lorsque vous sélectionnez des documents contenant des modifications de suivi sans acceptation, Word vous demandera de confirmer que toutes ces modifications peuvent être acceptées ou rejetées avant la comparaison. Cela signifie essentiellement que vous devez d’abord examiner et accepter / rejeter les modifications apportées aux documents avant d’essayer de comparer.

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Confirmer le suivi des modifications avant la comparaison

Connexe : Comment créer des eBooks avec Word ?

Considération de formatage

Il peut arriver que deux documents sélectionnés aient un formatage différent et que vous souhaitiez afficher la comparaison dans un nouveau document. Dans ce scénario ou dans tout autre conflit de mise en forme, Word vous demandera de confirmer l’utilisation de la mise en forme à partir de l’un des documents sélectionnés.

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Confirmer l’utilisation du formatage

Combiner des documents

Semblable à la comparaison, vous pouvez également combiner deux documents après comparaison avec le suivi des modifications. Cependant, cela ne fonctionnera pas pour combiner deux documents entièrement différents.

Source d’enregistrement: www.webnots.com
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