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Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

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Outlook est le client de messagerie populaire utilisé dans de nombreuses organisations à grande échelle. C’est un fait qu’environ 80% du temps, les gens doivent faire les mêmes activités à plusieurs reprises lors de l’utilisation des e-mails Outlook. Il peut s’agir d’envoyer un e-mail à votre responsable dans un format prédéfini ou de transférer automatiquement des e-mails vers des dossiers pour l’organisation. Faire la même action à plusieurs reprises est une tâche qui prend du temps et Outlook propose une solution appelée Quick Steps. Dans cet article, nous expliquerons comment configurer les étapes rapides dans Microsoft Outlook.

Connexe : Comment utiliser les Quick Parts dans Microsoft Word ?

Accès aux étapes rapides dans Microsoft Outlook

Vous avez deux façons d’utiliser les étapes rapides dans Outlook: l’une consiste à utiliser les actions par défaut et la seconde consiste à créer des actions personnalisées pour vos besoins. Outlook propose une gamme d’étapes rapides prédéfinies, auxquelles vous pouvez accéder à partir du ruban sous l’onglet "Accueil".

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Étapes rapides dans Outlook

Cliquez sur la flèche vers le bas pour développer la liste. Bien qu’il existe des étapes rapides prédéfinies, vous devez toujours configurer l’action pour la première fois.

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Étapes rapides prédéfinies dans Outlook 2016

Exemple de cas

Supposons que vous ayez besoin de transférer fréquemment des e-mails à votre responsable. Sans étapes rapides, vous devez suivre les étapes ci-dessous :

  • Ouvrez l’e-mail et cliquez sur l’option de transfert. Sinon, faites un clic droit sur l’élément de l’e-mail et choisissez Suivant.
  • Après cela, vous devez entrer l’adresse e-mail de votre responsable.
  • Enfin, cliquez sur envoyer un e-mail pour terminer la tâche.

Vous pouvez effectuer toutes ces étapes en un seul clic à l’aide des étapes rapides. Cependant, vous devez d’abord configurer les étapes pour la première fois.

Première configuration pour les étapes rapides prédéfinies

Cliquez sur l’option « Vers le gestionnaire » dans les étapes rapides prédéfinies. Si vous ne voyez pas l’option, lisez la section suivante sur la façon de créer un nouveau Quick Steps.

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Configuration du transfert initial

  • Saisissez l’adresse e-mail de votre responsable dans le champ À. Si vous souhaitez personnaliser, cliquez sur le bouton « Options » pour ouvrir la fenêtre contextuelle « Modifier les étapes rapides ».

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Modifier les étapes rapides

  • Dans la fenêtre contextuelle « Modifier les étapes rapides », vous pouvez modifier le sujet, ajouter Cc, ajouter Cci, définir le drapeau et l’importance.
  • Vous pouvez également ajouter un texte et programmer le message après 1 minute de délai.
  • Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter une action supplémentaire, comme après le transfert, la réponse à l’e-mail ou le déplacement de l’e-mail vers un dossier spécifié. Vous pouvez créer un nouveau dossier comme « E-mail envoyé au gestionnaire » et ajouter la deuxième action pour déplacer l’e-mail vers ce dossier. De cette façon, vous pouvez facilement suivre les e-mails transmis à votre responsable.
  • Configurez un raccourci et une info-bulle pour l’action.
  • Cliquez sur les boutons « Enregistrer » dans les fenêtres contextuelles pour appliquer vos modifications.

Maintenant que vous avez terminé la première configuration des étapes rapides pour l’utiliser. Avant d’utiliser les étapes rapides, discutons également de la création de vos actions personnalisées.

Configurer des étapes rapides personnalisées

Si vous souhaitez faire quelque chose qui ne figure pas dans les étapes rapides prédéfinies, cliquez sur l’option « Nouvelle étape rapide > Personnalisé ».

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Création d’étapes rapides personnalisées dans Outlook

Vous verrez la même fenêtre contextuelle « Modifier l’étape rapide ».

  • Saisissez le nom de votre Quick Step.
  • Cliquez sur le menu déroulant « Choisir une action » pour afficher la liste des options disponibles.

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Création d’une nouvelle étape rapide

  • Disons que vous souhaitez configurer une étape rapide pour « Marquer comme non lu ». Sélectionnez l’option dans la liste déroulante.
  • Cliquez sur la liste déroulante des raccourcis et choisissez le raccourci existant pour révoquer votre Quick Step. Outlook propose la plage de raccourcis de « Control + Shift + 1 » à « Control + Shift +9. Malheureusement, vous ne pouvez pas créer de raccourci personnalisé pour révoquer vos étapes rapides.

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Raccourci de configuration pour l’étape rapide

  • Entrez le texte de l’info-bulle qui s’affichera lorsque vous passerez la souris sur le nom des étapes rapides dans le ruban.
  • Cliquez sur le bouton « Terminer » pour terminer la configuration.
  • Vous pouvez voir que l’étape nouvellement créée apparaît dans le ruban comme ci-dessous.

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Afficher les étapes rapides personnalisées

Application des étapes rapides

Maintenant que vous savez comment configurer les étapes rapides par défaut pour la première fois et en créer une nouvelle pour vos besoins. Vous pouvez les utiliser en un seul clic.

  • Tout d’abord, sélectionnez l’e-mail et cliquez sur les étapes rapides dans le ruban.
  • Dans l’exemple "Marquer comme non lu" ci-dessus, vous pouvez utiliser les raccourcis "Ctrl + Maj + 1" pour rendre l’e-mail non lu. De même, vous pouvez transférer l’e-mail à votre responsable et déplacer l’e-mail vers le dossier spécifié en un seul clic.

Gestion des étapes rapides

Vous pouvez être confus lorsque vous avez beaucoup d’étapes rapides. Afin de gérer toutes vos étapes rapides existantes, cliquez sur la petite icône dans le coin inférieur droit du groupe Étapes rapides dans le ruban. Vous verrez une fenêtre contextuelle « Gérer les étapes rapides » comme ci-dessous.

Comment configurer des étapes rapides dans Microsoft Outlook ?

Gérer les étapes rapides

Ici, vous pouvez voir toutes les étapes rapides disponibles sur votre Outlook.

  • Vous pouvez modifier, dupliquer ou supprimer une étape rapide.
  • Créez une nouvelle étape rapide en cliquant sur le bouton « Nouveau » et sélectionnez l’option requise.
  • Utilisez les boutons fléchés vers le haut ou vers le bas pour déplacer les éléments et réorganiser l’ordre. De cette façon, vous pouvez conserver les étapes rapides les plus importantes en haut de la liste de votre ruban.

Étapes rapides contre règles

Notez qu’Outlook a également des règles pour déplacer les e-mails à spécifier vers des dossiers. Cependant, les étapes rapides sont un ajout utile aux règles existantes dans Outlook. La différence entre les étapes rapides et les règles est que vous devez appeler les étapes rapides manuellement tandis que les règles fonctionnent automatiquement.

Source d’enregistrement: www.webnots.com
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