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Comment configurer la réponse d’absence du bureau dans Microsoft Outlook ?

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Outlook est l’un des clients de messagerie les plus pratiques, que vous l’utilisiez en entreprise ou à des fins personnelles. Évidemment, vous ne pouvez pas travailler tout le temps et devez faire une pause pour cause de maladie ou de vacances. Dans ce cas, il est judicieux d’informer les expéditeurs d’e-mails que vous n’êtes pas en poste et du moment où vous pourrez répondre à leurs e-mails. OOO est un terme populaire dans les organisations pour indiquer l’absence du bureau. Dans cet article, nous expliquerons comment configurer la réponse d’absence du bureau dans les e-mails Microsoft Outlook.

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Suivez les instructions ci-dessous pour configurer les réponses automatiques d’absence du bureau dans Outlook :

  • Lancez Outlook et allez dans le menu "Fichier > Informations". Si vous avez plusieurs e-mails dans Outlook, choisissez à partir de quel e-mail vous souhaitez déclencher la réponse automatique.
  • Cliquez sur le bouton « Réponses automatiques ».

Comment configurer la réponse d'absence du bureau dans Microsoft Outlook ?

Réponses automatiques dans Outlook

  • Vous verrez deux options pour désactiver et activer la réponse automatique de votre e-mail.
  • Sélectionnez l’option "Envoyer des réponses automatiques". Maintenant, vous verrez, Outlook active toutes les autres options d’édition.

Comment configurer la réponse d'absence du bureau dans Microsoft Outlook ?

Activer les réponses automatiques

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Plage de temps de configuration pour la réponse automatique

Lorsque vous activez la réponse automatique, Outlook envisage d’envoyer une réponse automatique immédiatement sans date de fin. Ceci est utile si vous fermez définitivement l’e-mail ou si vous partez en congé prolongé comme raison de maternité. Dans ce cas, saisissez le message correspondant dans la zone de texte et cliquez sur « OK » pour appliquer les modifications.

Cependant, partir en congé à durée indéterminée n’est pas le cas général. Vous pouvez prendre un jour ou une semaine pour un congé de maladie ou de vacances. Dans ce cas, vous devez configurer l’heure exacte à laquelle vous souhaitez envoyer la réponse automatique.

  • Cliquez sur l’option "Envoyer uniquement pendant cette période".
  • Sélectionnez la date/heure de début et de fin.

Message de réponse automatique

Après la configuration des dates de début et de fin, l’étape suivante consiste à saisir le message en réponse à l’expéditeur de l’e-mail. Vous pouvez envoyer une réponse automatique à des personnes ayant l’adresse e-mail de votre entreprise ainsi qu’à des personnes extérieures.

  • Tapez le message correspondant sous l’onglet "Dans mon organisation". Vous pouvez formater la réponse en configurant différentes polices, tailles et couleurs. Cliquez sur « OK » et fermez la fenêtre contextuelle pour envoyer une réponse automatique pendant la durée spécifiée.
  • Si vous souhaitez envoyer une réponse à des personnes extérieures à votre entreprise, accédez à l’onglet « En dehors de mon organisation ».
  • Activez l’option « Réponse automatique pour répondre en dehors de mon organisation ». Vous pouvez choisir de répondre uniquement aux personnes de vos contacts ou à toutes les personnes qui vous envoient un e-mail pendant la période d’absence.
  • Tapez le contenu et le format de votre message si nécessaire.
  • Cliquez sur « OK » pour appliquer vos modifications.

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Configurer la réponse automatique à l’extérieur de l’organisation

C’est ça; vous avez configuré la réponse OOO dans Outlook. N’oubliez pas de taper le message significatif avec des détails clairs. Vous trouverez ci-dessous un exemple de message d’absence avec le motif du congé, l’heure de retour, un autre contact et un numéro de contact d’urgence (si vous le souhaitez).

Cher expéditeur,
[] Je suis en congé de maladie ; votre email sera répondu après mon retour.
[x] Je suis en congé avec un accès très limité à mon email.
[x] Je suis en congé avec un accès très limité à mon email.

Je serai de retour le 26 avril 2019 et vous pouvez contacter xxxxx pour toute question.
En cas d’urgence, veuillez appeler mon téléphone portable xxxxxxxx.

Merci et meilleures salutations,
votre nom

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Configuration des règles

La partie amusante consiste à configurer des règles pour envoyer une réponse automatique uniquement pour certains e-mails. Cliquez sur le bouton « Règles » dans la fenêtre contextuelle des réponses automatiques, puis cliquez à nouveau sur « Ajouter une règle… ».

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Ajouter une règle aux messages OOO

Dans la boîte de dialogue « Modifier la règle », configurez la règle à appliquer. Par exemple, saisissez l’adresse e-mail de afin qu’Outlook n’envoie qu’une réponse automatique à cet expéditeur d’e-mail. Les autres expéditeurs ne recevront PAS de réponse automatique. D’autre part, vous pouvez envisager d’envoyer une réponse automatique uniquement aux e-mails qui vous sont envoyés directement avec votre e-mail dans le champ Adresse. De cette manière, vous pouvez ignorer des centaines d’e-mails qui vous parviennent avec votre e-mail dans le champ CC.

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Règle de réglage

Test de la réponse automatique

Outlook affichera un message d’alerte lorsque vous ouvrirez Outlook pendant la période d’absence du bureau. Vous pouvez également envoyer un e-mail de test à votre propre identifiant pour recevoir une réponse OOO.

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Absent du bureau activé dans Outlook

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Désactiver la réponse d’absence du bureau

Si vous souhaitez désactiver la réponse OOO pendant la période spécifiée, ouvrez Outlook et cliquez sur l’option « Désactiver » pour désactiver les paramètres OOO. Vous pouvez également aller dans le menu "Fichiers > Infos" et désactiver les réponses automatiques.

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Désactiver la réponse d’absence du bureau

Sinon, les paramètres expireront automatiquement après le délai spécifié.

Source d’enregistrement: www.webnots.com

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