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Comment créer des blocs de contenu réutilisables dans Microsoft Word ?

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La plupart d’entre nous utilisent Microsoft Office à des fins professionnelles et personnelles. Lorsque vous créez de nombreux documents, vous devrez peut-être utiliser les mêmes blocs de contenu sur certains de vos documents. Par exemple, vous avez un logo d’entreprise dans WordArt et devez l’insérer sur tous les documents. Un autre exemple est que vous souhaitez insérer des notes sur certaines pages dans un bloc de texte pré-formaté. Word propose par défaut de nombreux blocs de construction réutilisables ; Cependant, vous pouvez également créer des blocs de contenu réutilisables dans Microsoft Word en fonction de vos besoins.

Connexe : Comment modifier le nom de fichier incorporé dans les documents Office ?

Comment créer des blocs de contenu réutilisables dans Microsoft Word ?

Nous aborderons les sujets suivants dans cet article :

  • Qu’est-ce qu’un bloc de contenu ?
  • Utilisation du bloc de contenu par défaut de Quick Parts
  • Insérer des blocs de contenu avec F3
  • Création de blocs de contenu personnalisés
  • Insertion de blocs de contenu personnalisés

1 Qu’est-ce que le blocage de contenu ?

Ouvrez un nouveau document Word et accédez à l’onglet "Insertion". Ici, vous pouvez voir de nombreux blocs prédéfinis pour la page de couverture, les formes, WordArt, l’en-tête, le pied de page, etc.

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Blocs de construction par défaut dans Microsoft Word

Par exemple, cliquez sur « En-tête » et choisissez l’un des modèles disponibles pour votre document. L’avantage des blocs de construction est qu’ils sont disponibles sur le modèle de document global Word et que vous pouvez les utiliser sur tous vos documents en quelques clics.

Vous pouvez également créer et enregistrer des blocs de construction personnalisés afin de pouvoir les insérer n’importe où sur vos documents.

2 Utilisation des parties rapides

Comme il y a tellement de blocs de contenu disponibles dans Word, le trouver sera une tâche difficile. Cependant, Word propose une option Quick Parts pour trouver tous les blocs de contenu réutilisables au même endroit. Cliquez sur l’option « Pièces rapides » sous l’onglet « Insertion ».

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Parties rapides dans Microsoft Word

Vous pouvez utiliser les options Texte automatique, Propriété du document et Champ pour insérer rapidement des blocs réutilisables dans les documents. Par exemple, vous pouvez insérer rapidement la date de publication d’un document en sélectionnant l’option « Date de publication » dans « Propriété du document ».

Cliquez sur l’option « Building Blocks Organizer… » pour afficher tous les blocs de construction disponibles.

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Organisateur de blocs de construction dans Word

Vous pouvez filtrer rapidement avec la colonne "Galerie" pour sélectionner le bloc de contenu requis. Par exemple, sélectionnez l’option « Double Table » dans la colonne « Tables » « Galerie ». Prévisualisez le tableau et cliquez sur « Insérer » pour ajouter sur votre document.

Soyez prudent avant de supprimer l’un des éléments de catégorie de blocs de contenu intégrés. Vous ne pourrez peut-être pas récupérer le bloc de façon permanente. Nous vous déconseillons également de modifier les propriétés des blocs de contenu par défaut. Si vous souhaitez avoir des blocs personnalisés, créez un nouveau bloc et personnalisez-le selon vos besoins.

Connexe : Insérez rapidement des séparateurs dans Word.

2.1. Insérer des blocs de contenu à l’aide de F3

Avant de créer un bloc personnalisé, vous pouvez facilement insérer les blocs à l’aide du nom et de la touche F3. Comme vous pouvez le voir, Double Table est le nom du bloc, qui est unique au niveau du modèle. Tapez simplement double table et appuyez sur la touche F3 pour insérer une table. De même, vous pouvez insérer tous les blocs de contenu disponibles dans les Quick Parts.

3 Création de blocs de contenu personnalisés

Comme expliqué ci-dessus, la réutilisation des blocs existants peut ne pas être utile pour insérer le logo de votre entreprise ou des blocs de texte personnalisés. Expliquons deux cas de création de blocs de contenu dans Word.

3.1. Créer un bloc de contenu du logo WordArt

Il est évident; vous devrez peut-être utiliser fréquemment des éléments tels que le logo de l’entreprise sur vos documents. Afin d’améliorer votre productivité et d’éviter de créer/formater un logo à plusieurs reprises, enregistrez-le en tant que bloc de construction de contenu réutilisable. Vous pouvez utiliser le logo ultérieurement à tout moment et sur n’importe quel document Word.

  • Sélectionnez d’abord votre logo et allez dans "Insérer > Pièces rapides" et choisissez l’option "Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides".

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Ajouter un bloc personnalisé aux pièces rapides

  • Word ouvrira une fenêtre contextuelle pour créer un bloc de construction personnalisé.

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Création d’un nouveau bloc de construction

  • Remplissez les informations suivantes :

    • Nom – nom unique pour votre bloc, assurez-vous de fournir un nom qui n’existe pas déjà.

    • Par défaut, Word utilise la catégorie "Général" pour ses propres parties rapides. Vous pouvez également définir vos propres catégories si nécessaire. Vous pouvez utiliser ce nom de catégorie pour filtrer les blocs personnalisés lors de la recherche.

    • Galerie – sélectionnez l’endroit où vous souhaitez ajouter votre bloc de construction. Nous vous recommandons de sélectionner « Parties rapides » afin que vous puissiez accéder au bloc à partir du menu déroulant « Parties rapides ». Cependant, vous pouvez sélectionner n’importe quelle galerie disponible comme "En-tête" et le bloc personnalisé sera ajouté sous cette section.

    • Word enregistre automatiquement les éléments graphiques des zones de texte dans le modèle « Blocs de construction ». Vous pouvez également choisir un modèle « Normal » ou tout autre modèle global que vous utilisez. N’oubliez pas que ces deux modèles sont globaux, ce qui signifie que votre bloc personnalisé sera disponible sur tous les documents.

    • Cliquez sur le menu déroulant « Options » pour choisir comment vous souhaitez insérer le bloc. Vous pouvez choisir d’enregistrer uniquement en insérant le contenu, en insérant sur votre propre paragraphe ou en insérant sur votre propre page.

    • Confirmez maintenant les paramètres avec « OK » et vérifiez le bloc de logo sous « Pièces rapides ». Vous pouvez insérer rapidement n’importe où sur vos documents et gagner du temps dans le formatage à plusieurs reprises.

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Bloc de construction personnalisé ajouté dans Quick Parts

3.2. Enregistrement de texte en tant que bloc de construction

Vous pouvez enregistrer n’importe quel élément d’un document en tant que partie rapide, y compris les titres, la mise en forme et les graphiques. Semblable au logo comme expliqué ci-dessus, vous pouvez également enregistrer des passages de texte. Des phrases fréquemment utilisées comme des titres, des signatures ou un passage d’ouverture peuvent ainsi être insérées facilement.

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Enregistrer le texte en tant que parties rapides

  • Sélectionnez le bloc de texte sur votre document. Cette fois, utilisez le raccourci clavier Alt + F3 pour ouvrir la fenêtre de dialogue.
  • Word utilise le début du texte comme nom du bloc de construction. Remplacez-le par un nom plus significatif.
  • Cette partie rapide ne contient que du texte et est enregistrée dans le modèle de fichier « Normal ».
  • Confirmez les paramètres avec « OK ».
  • Vous pouvez afficher le bloc de texte personnalisé dans la section « Parties rapides > Insertion automatique ».

4 Insertion de blocs de construction

Une fois que vous avez défini les blocs de construction dont vous avez besoin, vous pouvez les placer dans votre document quand vous le souhaitez. À l’aide d’une fonction simple, vous pouvez insérer avec précision vos blocs de construction et ainsi économiser beaucoup de temps et d’énergie.

  • Entrez le nom du bloc de construction.
  • Appuyez sur la touche F3 pour insérer la partie rapide.
  • Après avoir inséré le bloc, vous pouvez le modifier normalement.
  • Word fournit une autre option pour insérer des blocs de construction. Pour ce faire, ouvrez l’onglet « Insertion » et le menu « Parties rapides ». Choisissez le bloc que vous avez précédemment enregistré dans la liste.
  • N’oubliez pas que le texte que vous avez enregistré en tant que modèle « Normal » apparaît dans le sous-menu « AutoTexte ». Cependant, le logo que vous avez enregistré en tant que « Building Blocks » apparaîtra juste sous la liste déroulante « Quick Parts ».

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le bloc personnalisé dans le menu « Parties rapides » et choisir l’endroit où vous souhaitez insérer le bloc sur votre document.

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Options d’insertion de bloc personnalisé

Si vous souhaitez modifier les propriétés, choisissez « Modifier les propriétés » et modifiez les options

Remarque: chaque fois que vous entrez le nom d’un texte de bloc de construction, Word le reconnaîtra pendant que vous tapez. Vous pouvez le voir dans une petite fenêtre et insérer le bloc de construction à l’aide de la touche de retour.

Connexe : Comment créer un livre électronique dans Microsoft Word ?

5 Déplacer des blocs de contenu dans Word

En plus de créer des blocs de construction, vous pouvez structurer votre document avec des titres. Lorsque vous utilisez le titre, activez le « volet de navigation » sous l’onglet « Affichage ».

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Glisser-déposer des blocs dans Word

Maintenant, vous pouvez voir toute la structure de titre de votre document. Faites simplement glisser et déposez le bloc de titre vers le haut ou vers le bas pour déplacer tout le contenu sous le titre. Cela vous aidera à organiser facilement la structure de votre document après avoir écrit le contenu.

Vous pouvez également sélectionner le bloc de contenu sur votre document, faites simplement glisser et déposez n’importe où pour déplacer le bloc entier.

Source d’enregistrement: www.webnots.com
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