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Comment gérer les tâches dans Microsoft Outlook ?

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La plupart d’entre nous utilisent Microsoft Outlook pour envoyer des e-mails et des réunions/rendez-vous de calendrier. Cependant, vous pouvez également utiliser Outlook pour créer des tâches et suivre la progression jusqu’à la fin. Il est également possible d’attribuer ou de déléguer les tâches à vos collègues et membres de votre équipe. Dans cet article, nous expliquerons comment gérer les tâches dans Microsoft Outlook.

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Nous couvrirons les sections suivantes dans cet article :

  • Création d’une nouvelle tâche
  • Conversion d’un e-mail en tâche
  • Tâche d’édition
  • Déléguer ou assigner une tâche

Comment créer des tâches dans Microsoft Outlook ?

Suivez les instructions pour créer une nouvelle tâche.

Outlook affichera les icônes de courrier, de calendrier et de tâches en bas de la barre latérale droite. Cela peut varier en fonction de vos paramètres. Si vous ne voyez pas l’option "Tâches", cliquez sur le bouton à trois points en bas de la barre de navigation latérale et sélectionnez l’option "Tâches".

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Ouvrir des tâches dans Outlook

Vous pouvez également utiliser la zone de recherche dans Outlook 2016 pour trouver la vue Tâches pour vous. Une fois que vous êtes dans la vue Tâches, Outlook aura différents éléments de menu dans le ruban.

Par défaut, vous pouvez afficher toutes vos tâches existantes et votre liste de tâches dans la vue des tâches. La liste de tâches affiche toutes les tâches ainsi que tous les e-mails signalés pour le suivi. Cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche » pour créer une nouvelle tâche.

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Création de nouvelles tâches dans Outlook

Entrez le sujet de votre nouvelle tâche qu’Outlook affichera dans la liste des tâches.

Définir la date d’échéance, le statut et la priorité

Contrairement à un rendez-vous, la modification d’une tâche n’est pas liée à une heure et une durée fixes. Vous pouvez cependant définir une date d’échéance pour les tâches. Vous pouvez également créer des tâches sans date d’échéance ferme.

  • Cliquez sur l’icône « Calendrier » dans les champs « Date de début » et « Date d’échéance ». Configurez les dates de votre tâche selon vos besoins. Vous pouvez également saisir des descriptions de date telles que Aujourd’hui, Demain ou Après-demain dans les champs de date de début et d’échéance. Outlook les convertit automatiquement en dates correspondantes.
  • Cliquez maintenant sur le champ « Statut ». Ici, vous pouvez définir l’avancement du travail sur la tâche.
  • Vous pouvez utiliser le champ « Priorité » pour définir l’importance ou l’urgence d’une tâche. Par défaut, la priorité d’une tâche est définie comme « Normale » dans Outlook.

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  • Dans le champ « % achevé », vous pouvez entrer le pourcentage d’achèvement de la tâche si nécessaire.
  • Si vous le souhaitez, Outlook peut vous rappeler d’effectuer une tâche.
  • Dans la zone de texte, vous pouvez saisir des informations supplémentaires sur la tâche ou insérer des éléments liés à la tâche.

Connexe : Comment améliorer la productivité lors de l’utilisation d’Outlook ?

Configuration de la tâche de récurrence

Si une série de tâches récurrentes est impliquée, telle qu’une tâche à accomplir chaque semaine, activez le bouton « Récurrence » sur le ruban. Vous pouvez ensuite définir le modèle de récurrence.

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Définition de la récurrence des tâches dans Outlook

Affichage des tâches créées

Maintenant que vous avez rempli les détails de la tâche, enregistrez et fermez la tâche. Vous pouvez afficher la nouvelle tâche dans la liste des tâches avec la date d’échéance appropriée.

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Afficher la tâche créée

Conversion d’un e-mail en tâche

Créer vos propres nouvelles tâches est très simple. Cependant, vous devrez peut-être de temps en temps convertir un e-mail reçu en tâche. Voici comment convertir un mail reçu en tâche.

  • Basculez vers la vue e-mail dans Outlook.
  • Vous avez plusieurs options pour inclure un e-mail dans votre liste de tâches. Pour un e-mail, vous avez la possibilité de marquer un e-mail pour le suivi. Ces e-mails sont affichés dans la liste des tâches à faire, mais restent des e-mails. Vous pouvez le faire en cliquant avec le bouton droit sur un message et en sélectionnant la date d’échéance dans le menu « Suivi ».

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E-mail de suivi

  • Vous pouvez également convertir entièrement un e-mail en tâche. Utilisez le bouton "Déplacer" et sélectionnez le dossier "Tâches" pour ce faire.

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Déplacer un e-mail vers des tâches

  • Vous voyez maintenant la nouvelle fenêtre de tâche avec l’objet de la tâche identique à l’objet de l’e-mail. Outlook joignez également l’e-mail d’origine dans la zone de texte que vous pouvez ouvrir en double-cliquant si nécessaire.

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Convertir l’e-mail en tâche

Vous avez toutes les options disponibles comme vous le faites lors de la création d’une nouvelle tâche. Après avoir rempli les détails, enregistrez la tâche, puis revenez à la vue « Tâche » pour voir la nouvelle tâche dans la liste des tâches. N’oubliez pas qu’Outlook supprimera l’e-mail du dossier Boîte de réception.

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E-mail déplacé vers les tâches

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Modification des tâches

Vous pouvez modifier n’importe laquelle de vos tâches après la création. Pour modifier, sélectionnez d’abord une tâche.

  • Imaginons que vous souhaitiez modifier la date d’échéance d’une tâche. Pour ce faire, faites un clic droit sur la tâche et choisissez la date d’échéance dans le menu « Suivi ».
  • Après avoir terminé une tâche, cliquez soit sur la case « Terminé » devant la tâche ou sur le drapeau dans la colonne de droite.
  • Vous pouvez également marquer une tâche comme terminée en cliquant sur le bouton correspondant dans le ruban.
  • Outlook affichera toutes les tâches terminées barrées. Si vous n’avez plus besoin d’une tâche dans la liste, cliquez sur le bouton « Supprimer de la liste » pour la supprimer de la liste.

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Modification des tâches dans Outlook

Déléguer des tâches

Dans Outlook, vous pouvez également déléguer des tâches à d’autres personnes. Vous pouvez attribuer des tâches nouvelles ou existantes à d’autres personnes. Si vous souhaitez attribuer une tâche à une autre personne, il vous suffit de choisir la personne dans vos contacts ou de saisir l’adresse email du destinataire.

  • Lors de la création d’une nouvelle tâche, vous pouvez cliquer sur le bouton « Attribuer une tâche » pour la déléguer à une autre personne.
  • Lorsque vous avez une tâche déjà créée sur votre liste de tâches, faites un clic droit sur la tâche et sélectionnez « Attribuer une tâche ». Vous pouvez également double-cliquer pour ouvrir la tâche dans une vue Tâche et vous pouvez trouver un bouton pour attribuer une tâche dans le ruban.
  • Utilisez le champ d’adresse dans cette fenêtre de dialogue pour sélectionner la personne qui doit effectuer la tâche.

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Déléguer ou attribuer une tâche dans Outlook

  • Par défaut également, une copie de la tâche reste dans votre liste de tâches pour information. Désactivez ce champ si la tâche déléguée ne doit plus apparaître dans votre liste de tâches.
  • Par défaut, vous recevrez une notification lorsque la tâche assignée sera terminée. Vous pouvez également désactiver cette notification.
  • Après avoir vérifié les détails, envoyez la tâche à la personne désignée.

Accepter ou rejeter les tâches déléguées

  • L’icône devant la tâche vous indique que la tâche a été attribuée à une autre personne. Le destinataire a maintenant la possibilité d’accepter ou de refuser la tâche.

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Accepter ou rejeter la tâche assignée

  • Outlook vous informera du statut accepté ou rejeté. Vous obtiendrez également des informations sur la progression de la tâche dès que le destinataire de la tâche entre les informations pertinentes.

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Vérifier l’état des tâches affectées

Affichage de toutes les tâches affectées

Lorsque vous êtes dans la vue Tâches, cliquez sur l’option de vue « Attribuée » dans l’élément de liste. Désormais, vous ne pouvez afficher que les tâches que vous avez attribuées à d’autres personnes.

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Afficher les tâches déléguées dans Outlook

Vous pouvez afficher le statut des tâches déléguées dans une colonne distincte dans les vues « Détaillée » et « Affectée ». Dans les vues "Actif", "7 prochains jours" et "En retard", il y a des colonnes séparées pour l’état et la progression. Vous trouverez également toutes les informations pertinentes dans l’en-tête de la fenêtre de tâche lorsque vous ouvrez une tâche.

Source d’enregistrement: www.webnots.com
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