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Comment utiliser le publipostage dans Word ?

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Le publipostage est une fonctionnalité de Microsoft Word qui vous permet de personnaliser une section pour chaque copie d’un document similaire. Il vous permet d’utiliser une liste de contacts ou d’autres éléments d’un document stocké dans une base de données (il peut s’agir de listes de publipostage Word, de feuilles de calcul Excel, d’accès ou d’autres formes de bases de données). En d’autres termes, le publipostage permet aux utilisateurs de créer un ensemble de documents avec une mise en page et un contenu similaires mais avec des informations différentes sur certaines sections.

Connexe : Comment modifier le nom du fichier incorporé dans les documents Office ?

Quand utiliser le publipostage dans Microsoft Word ?

Cette fonctionnalité est principalement utilisée pour créer des lettres, des étiquettes ou des e-mails identiques pour différents destinataires. Vous pouvez également utiliser l’outil pour personnaliser les rapports, la newsletter ou tout autre document et envoyer des e-mails à différents contacts de votre liste de diffusion. En règle générale, le publipostage peut être utile chaque fois que vous souhaitez générer plusieurs documents de sortie avec un contenu fixe comme du papier à en-tête et des parties spécifiques avec des données variant en fonction d’une source de données particulière.

Différents composants du publipostage

  • Document principal – Document Word avec un contenu qui sera le même sur toute la sortie. Il peut s’agir de texte brut, de champs de fusion guidant le texte, de papier à en-tête de l’entreprise, etc.
  • Source de données – Une base de données avec une liste de données qui varient avec chaque sortie de publipostage (par exemple, les destinataires de votre newsletter mensuelle).
  • Fusionner le document – ​​La sortie résultante lorsque vous fusionnez le document principal avec la source de données.

Dans ce guide, nous allons vous montrer comment utiliser la fonction de fusion et publipostage dans MS Word.

Utilisation du publipostage dans Microsoft Word

  • Ouvrez un nouveau document, un modèle ou un document principal existant dans Word pour commencer.
  • Allez dans le menu « Envois » et sur le ruban, cliquez sur la flèche « Démarrer le publipostage » pour développer.
  • Sélectionnez la dernière option "Pas à pas…" pour démarrer l’assistant de fusion et publipostage.

Comment utiliser le publipostage dans Word ?

Démarrer le publipostage

  • Cela ouvrira un assistant de fusion et publipostage sur le bord droit du document. Sélectionnez le type de document que vous souhaitez préparer et cliquez sur "Suivant" en bas de l’assistant.

Comment utiliser le publipostage dans Word ?

Type de document

Connexe : Comment créer des livres électroniques dans Microsoft Word ?

Choisir votre document principal

Ici, vous devez sélectionner votre document de départ.

  • Si le document actuel est votre document principal, choisissez la première option et continuez à ajouter le destinataire.
  • Dans certains cas, vous pouvez avoir un modèle que vous utilisez pour vos lettres. Si tel est le cas, cochez l’option de modèle, puis cliquez sur « Sélectionner un modèle » pour choisir parmi vos modèles stockés.

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Choisir un modèle

  • Lorsque votre document principal est prêt, cochez l’alternative de document existante et cliquez sur le bouton « Ouvrir » pour choisir le fichier spécifique sur le stockage de votre PC.

Comment utiliser le publipostage dans Word ?

À partir d’un document existant

Remarque : Une fois que vous avez choisi un modèle ou un fichier existant, le document se charge et l’option passe à « Utiliser le document actuel ».

Ajout de données (destinataires) au publipostage

MS Word vous propose trois options pour ajouter des données à partir de la source.

Sélectionner une liste dans une liste existante
  • Vous pouvez avoir vos données dans une base de données (excel, access, etc.). Choisissez « Utiliser une liste existante », cliquez sur le lien « Parcourir » pour spécifier la liste que vous souhaitez fusionner.
  • Sélectionnez la source de données et cliquez sur « Ok » pour ajouter la liste.

Comment utiliser le publipostage dans Word ?

Parcourir la liste

  • Vous pouvez ajouter plusieurs sources de données en cliquant sur le lien « Sélectionner une autre liste ». De plus, en cliquant sur le lien « Modifier… », vous pouvez modifier votre liste pour ne sélectionner que les données qui vous intéressent.

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Liste d’édition

Sélectionnez la liste dans vos contacts Outlook
  • Choisissez l’option permettant de sélectionner les données du destinataire à partir de vos contacts de messagerie Outlook.
  • Cliquez sur "Choisir le dossier Contacts", sélectionnez votre profil Outlook et cliquez sur le bouton "Ok".

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Contacts Outlook

Connexe : Comment ajouter une table des matières dans Word ?

Créer une liste dans Word
  • La troisième option vous permet de créer une nouvelle liste dans MS Word pour votre publipostage.
  • Cliquez sur « Tapez une nouvelle liste », puis sur le bouton Créer dans la section inférieure.
  • Cela ouvre une vue sous forme de tableau où vous pouvez ajouter et enregistrer votre liste de destinataires.
  • Tapez les coordonnées des destinataires et appuyez sur « Ok », puis enregistrez le document.

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Nouvelle liste

Modification du document principal

  • Passez maintenant à la page suivante pour modifier le document principal.
  • Si vous avez choisi un document vierge, ajoutez votre contenu au document et définissez l’emplacement de fusion des données.
  • Cliquez sur le lien « Bloquer l’adresse » pour modifier l’ordre dans lequel vous souhaitez que les détails du destinataire apparaissent.
  • Sélectionnez votre style préféré et cliquez sur « OK » pour insérer l’adresse.

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Bloc d’adresse

  • Sous les « lignes de salutation », choisissez une salutation et cliquez sur « OK ».

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Salutation

  • Si vous avez besoin d’ajouter plus de détails, allez dans «Plus d’articles» et insérez des champs supplémentaires.
  • Une fois que vous avez terminé, votre document devrait ressembler à ceci.

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Doc de publipostage

Connexe : Comment réparer Microsoft Word lent ?

Aperçu des documents de sortie

  • Cliquez sur Suivant pour passer à l’assistant d’aperçu. Utilisez les doubles flèches gauche et droite pour prévisualiser les multiples documents personnalisés.

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Aperçu du publipostage

  • Vous pouvez trouver une fonctionnalité pour rechercher un destinataire spécifique. Une fois que vous avez vérifié les détails, cliquez sur « Suivant » pour terminer le publipostage.

Raccourcis clavier de publipostage

Voici quelques-uns des raccourcis clavier lorsque vous utilisez la fonction Fusion et publipostage.

Raccourci La description
Alt + Maj + K Aperçu du publipostage
Alt + Maj + N Fusionner le document
Alt + Maj + M Imprimer le document fusionné
Alt + Maj + E Modifier les données de publipostage
Alt + Maj + F Insérer un champ de fusion
Alt + Maj + D Insérer le champ DATE
Alt + Contrôle + L Insérer le champ LISTNUM
Alt + Maj + P Insérer un champ PAGE
Alt + Maj + T Insérer le champ HEURE
Contrôle + F9 Insérer un champ vide
Contrôle + Maj + F7 Mettre à jour les données liées
F9 Mettre à jour les champs sélectionnés
Contrôle + Maj + F9 Supprimer le lien du champ.
Maj + F9 Basculer le code et le résultat pour le champ sélectionné
Alt + F9 Basculer tous les codes de champ et les résultats
Alt + Maj + F9 Exécutez GOTOBUTTON ou MACROBUTTON
F11 Champ suivant
Maj + F11 Champ précédent
Contrôle + F11 Verrouiller le champ
Contrôle + Maj + F11 Déverrouiller le champ

Emballer

Si vous souhaitez envoyer la même lettre à plusieurs destinataires, imprimer des étiquettes ou préparer un document personnalisé mais standard, vous pouvez utiliser le publipostage au lieu de créer autant de documents que le nombre sur votre liste. La fonction de publipostage vous permet de fusionner votre document principal avec une source de données pour obtenir des documents identiques avec des détails uniques sur certaines sections.

Source d’enregistrement: www.webnots.com

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