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10 suggerimenti di Excel per migliorare la tua produttività

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La maggior parte delle organizzazioni in tutto il mondo utilizza Microsoft Excel per svolgere varie attività. Puoi eseguire semplici analisi dei dati per attività complesse come il monitoraggio delle vendite, la gestione dell’inventario e la generazione di promemoria con Excel. Fornisce un’interfaccia a griglia che consente agli utenti di organizzare ed elaborare diversi tipi di dati nel proprio stile e struttura. Tuttavia, la maggior parte degli utenti comprende Excel solo come un programma per le figure, ma ci sono così tante funzioni e trucchi di Excel che puoi usare per aumentare la tua produttività.

Ecco i 10 migliori suggerimenti per migliorare la tua produttività in Microsoft Excel.

  1. Usa i modelli di Excel
  2. Prova i grafici di Excel
  3. Assegna un nome alle celle di Excel per riferimento
  4. Crea bellissime tabelle Excel
  5. Formattazione facile
  6. Prova il riempimento flash
  7. Usa i dati dell’elenco
  8. Blocca intestazione
  9. Ottieni una somma veloce
  10. Prova le scorciatoie da tastiera

Correlati: Converti righe in colonne in Excel.

1 Utilizza i modelli Excel

Progettare la struttura delle informazioni può essere noioso e richiedere molto tempo. Fortunatamente, Excel offre una varietà di modelli già pronti per varie attività e non è necessario creare un progetto da zero.

  • Per utilizzare i modelli Excel, apri il foglio di calcolo e quindi nel menu a discesa "File" seleziona "Nuovo".

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Nuova cartella di lavoro

  • Excel visualizzerà un elenco di modelli per vari usi come la gestione finanziaria, la pianificazione, la gestione dei progetti, i calendari e così via.

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Elenco modelli Excel

  • Seleziona una delle opzioni, pronuncia "Budget" e fai clic sull’icona "Crea" nel pop-up risultante.

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Crea da modello

  • Ora puoi personalizzare il modello in base alle tue esigenze.

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Personalizza modello

Nota: puoi anche cercare modelli online quando sei connesso a Internet.

2 Usa i grafici di Excel

I grafici sono molto utili per riassumere dati enormi in semplici illustrazioni facili da capire e analizzare. Comprendere alcuni trucchi per i grafici in Excel ti aiuterà a creare grafici più significativi in ​​meno tempo.

  • Usa la funzione "Grafico consigliato" per capire il grafico più appropriato che puoi creare in base ai tuoi dati.
  • Fare clic su qualsiasi cella all’interno dell’intervallo di dati e nella scheda "Inserisci" selezionare i dati consigliati.
  • Fare clic sulle varie opzioni, visualizzare in anteprima il grafico e, una volta trovata la scelta migliore, fare clic su "Ok" per inserire.

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Grafici consigliati

  • Personalizza il grafico utilizzando gli "Strumenti grafico" che appare in cima a tutte le voci di menu.

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Strumenti del grafico

  • Puoi aggiungere più dati alla tabella ed Excel aggiornerà automaticamente il grafico. Per aggiungere una colonna (Q4), digita "Q4" nella cella a destra dell’intestazione "Q3".
  • Immettere i dati per il quarto trimestre e notare che il grafico visualizza automaticamente i dati per la colonna aggiunta.

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Aggiungi dati

Ricorda, quando vuoi convertire la tua tabella di dati in un grafico, premi semplicemente i tasti "Alt + F1". Excel convertirà automaticamente la tabella selezionata in un grafico elegante.

3 Denominazione delle celle Excel per un facile riferimento

La "Casella Nome" di Excel a sinistra (appena) sopra le celle mostra il nome della selezione corrente (tabella, cella e così via).

  • Per impostazione predefinita, il programma assegna il nome alla cella combinando la lettera della colonna e il numero della riga.

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Casella del nome

  • È possibile assegnare un nome personalizzato alle celle, a un intervallo o a una tabella per evitare confusione e migliorare la velocità quando si fa riferimento a una cella oa un intervallo specifici.
  • Seleziona la cella o l’intervallo e fai clic con il pulsante destro del mouse. Selezionare "Definisci nome" dall’elenco dei menu.

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Definizione del nome

  • Digita un nome per la cella e seleziona l’ambito. Puoi aggiungere alcuni commenti per descrivere la cella nella casella di testo "Commento" e quindi fare clic su "Ok".

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Inserisci il nome

  • Utilizzi il nome personalizzato nella formula di Excel.

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Nomi personalizzati

Correlati: modifica il nome del file incorporato in Excel.

4 Converti semplici tabelle in bellissime tabelle Excel

Hai una semplice tabella di dati sul tuo foglio Excel? Puoi convertire la tabella semplice in una tabella Excel di bell’aspetto con filtro e colori alternativi per le righe. Basta fare clic all’interno della tabella e premere i tasti "Control + F1" per convertirla in una bellissima tabella Excel.

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Crea bellissimi tavoli

5 Facile formattazione

L’inserimento di dati enormi nei fogli di calcolo non è solo noioso, ma anche soggetto a errori. Un singolo errore nei tuoi dati può essere costoso, ma con alcuni accorgimenti puoi ridurre al minimo il lavoro e gli errori.

  • Il modo di base per controllare gli errori è formattare la cella per un tipo di dati specifico. Per fare ciò, seleziona le celle ed espandi le opzioni di formato "Numero" nella scheda "Home".
  • Scegli il tipo di dati che desideri inserire nelle celle. Nella scheda "Numero" selezionare la categoria, specificare il formato desiderato nel pannello di destra e fare clic su "Ok".

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Formato numero

Correlati: correggi il foglio Excel lento durante l’elaborazione dei dati.

6 Prova il riempimento istantaneo

  • Quando si tratta di dati con un motivo particolare, utilizzare "Riempimento flash" per completare l’immissione automaticamente.
  • Compila i primi esempi, seleziona la cella successiva e fai clic su "Riempimento flash" nella scheda "Dati".

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Riempimento flash

  • Excel completerà il riempimento del resto delle celle.

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Cellule piene

  • Quando hai un elenco definito di voci come categorie di prodotti, gruppi di età e così via, puoi risparmiare tempo e controllare l’immissione dei dati con un elenco di opzioni tra cui scegliere.

7 Utilizzare i dati dell’elenco

  • Seleziona le celle e nella scheda "Dati" vai allo strumento "Convalida dati".
  • In "Consenti", scegli "Elenco" e quindi digita le tue opzioni in origine separate da una virgola. Se hai la tua lista nel foglio di calcolo, seleziona l’intervallo e fai clic su "Ok".

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Lista di controllo

  • Quando si riempiono i dati, sarà più veloce selezionare dall’elenco quello da digitare.

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Voce dell’elenco

Correlati: come creare caselle di controllo e pulsanti di opzione in Excel?

8 Blocca intestazione

È difficile ricordare l’intestazione della colonna quando si lavora con fogli lunghi e larghi. Non preoccuparti, seleziona la seconda riga sotto l’intestazione e fai clic sull’opzione "Blocca riquadri" nel menu "Visualizza> Blocca riquadri". Ciò bloccherà la prima riga di intestazione e la manterrà mobile quando si scorre il contenuto. Questo ti aiuterà facilmente a controllare l’intestazione quando scorri verso il basso il foglio.

Simile alla prima riga, puoi anche bloccare la prima colonna del foglio.

9 Somma rapida, Max, Min e Media

Quando hai un numero in una colonna, premi "Ctrl + Maiusc + T" su Windows o "Comando + Maiusc + T" su Mac per ottenere una somma rapida.

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Somma veloce, Max, Min e Medie

Nella tabella Excel filtrata, puoi vedere un menu a discesa sulla somma. Fare clic su di esso per ottenere altre opzioni come massimo, minimo, media, conteggio, deviazione standard, ecc.

Correlati: come confrontare due cartelle di lavoro di Excel?

10 Usa le scorciatoie da tastiera di Excel

Spostarsi tra fogli e diversi documenti Excel può essere una seccatura se non si conoscono le scorciatoie da tastiera corrette. Ad esempio, quando vuoi avere molto spazio, premi "Control + F1" per nascondere la barra multifunzione.

Dai un’occhiata alla nostra guida gratuita alle scorciatoie da tastiera di Excel per diventare un esperto.

Conclusione

L’obiettivo di ogni individuo o azienda è diventare più produttivo ed efficiente e Microsoft Excel aiuta a raggiungere questo obiettivo. Per chiunque utilizzi Excel per completare varie attività, i suggerimenti di cui sopra possono aumentare la velocità e l’accuratezza della gestione dei dati, facendoti risparmiare tempo e denaro.

Fonte di registrazione: www.webnots.com
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