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Come archiviare le email in Microsoft Outlook?

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La maggior parte di noi utilizza Microsoft Outlook come client di posta elettronica da molti anni. Nel corso degli anni, la dimensione della tua casella di posta aumenterà e renderà l’app molto lenta. Gestire le vecchie e-mail può essere un compito arduo se non le stai organizzando correttamente. Per avere un’app Outlook veloce e fluida, devi pulire periodicamente la tua casella di posta. In questo articolo spiegheremo come archiviare le email in Microsoft Outlook.

Perché dovresti archiviare le email in Outlook?

Oltre al miglioramento della velocità, ci sono molti altri motivi per cui dovresti fare le pulizie.

  • In genere, le organizzazioni utilizzano Exchange Server per inviare e ricevere e-mail. Quando hai GB di e-mail, il server di scambio diventerà lento per sincronizzare le e-mail tra il server e il tuo computer. Pertanto, avrai uno spazio di archiviazione limitato per le e-mail. In questo caso, dovresti eliminare o archiviare le email per liberare spazio.
  • Potresti cambiare l’organizzazione e voler migrare tutte le tue vecchie email come riferimento.
  • Quando si cambia il computer potrebbe essere necessario eseguire il backup dei vecchi messaggi di posta elettronica per la migrazione al nuovo computer.

Visualizzazione dei dettagli dello spazio di archiviazione in Outlook

Outlook ha diverse cartelle come posta in arrivo, messaggi inviati, calendari, ecc. Prima dell’archiviazione, puoi visualizzare la dimensione di queste cartelle per avere un’idea di quale contenuto occupa lo spazio di archiviazione.

  • Avvia Outlook e vai al menu "File> Informazioni".
  • Nel riquadro di destra, cerca il pulsante "Strumenti di pulizia".

Come archiviare le email in Microsoft Outlook?

Strumenti di pulizia della posta di Outlook

  • È possibile visualizzare la barra di avanzamento che indica la dimensione totale della casella di posta e lo spazio libero disponibile .
  • Fare clic sul pulsante "Strumenti di pulizia" e scegliere l’opzione "Pulizia della cassetta postale…".

Come archiviare le email in Microsoft Outlook?

Pulizia delle cassette postali in Outlook

  • Puoi vedere diverse opzioni per ottenere la dimensione dei dati e-mail nel popup "Pulizia della cassetta postale". Fare clic sul pulsante "Archiviazione automatica" per aprire il pop-up "Dimensioni cartella".

Come archiviare le email in Microsoft Outlook?

Visualizza le dimensioni della casella di posta in Outlook

  • Puoi controllare la dimensione dei dati in diverse cartelle nella memoria locale e del server nel pop-up "Dimensione cartella" .

A volte, l’archiviazione della posta in arrivo non ridurrà le dimensioni della tua casella di posta. Questo è uno strumento utile per avere un’idea di quale cartella occupa dati di grandi dimensioni. Ad esempio, potresti avere molti elementi del calendario con allegati di grandi dimensioni che occupano lo spazio di archiviazione.

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Come archiviare le email in Microsoft Outlook?

Outlook offre funzioni predefinite per archiviare le email in una cartella sul tuo computer. È possibile utilizzare questo file archiviato da utilizzare su qualsiasi altro account Outlook per visualizzare la vecchia data dell’e-mail. Esistono due modi per archiviare le email in Outlook: automaticamente e manualmente.

Archiviazione automatica delle email in Outlook

La soluzione più semplice per risparmiare tempo è pianificare l’archiviazione delle email. Ad esempio, puoi archiviare automaticamente le email ogni 15 giorni.

  • Vai al menu "File> Opzioni" e seleziona la scheda "Avanzate".

Come archiviare le email in Microsoft Outlook?

Impostazioni di archiviazione automatica in Outlook

  • Fare clic sul pulsante "Impostazioni di archiviazione automatica…" nella sezione "Archiviazione automatica".
  • Abilita la prima casella di controllo "Esegui archiviazione automatica ogni – giorni" e seleziona il numero di giorni tra le pianificazioni.

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Pianificazione dell’archiviazione automatica in Outlook

Hai molte altre opzioni per personalizzare la funzione di archiviazione automatica.

  • Ricevi un avviso prima che Outlook esegua automaticamente l’archiviazione.
  • Mostra o nascondi gli elementi archiviati nella sezione "Archivi" della casella di posta.
  • Imposta l’ora predefinita per ripulire le e-mail in "Pulisci elementi più vecchi di…". Ad esempio, puoi impostare 3 mesi, in modo che Outlook archivi automaticamente gli elementi più vecchi di 3 mesi.
  • Seleziona la casella di controllo "Elimina definitivamente i vecchi elementi", se desideri eliminare definitivamente gli elementi più vecchi della data specificata.
  • Modifica la posizione predefinita sul tuo computer per salvare il file archiviato.

Dopo aver fornito i dettagli, fare clic sul pulsante Salva per pianificare l’archiviazione automatica.

Archiviare manualmente le email in Outlook

Un problema con l’archiviazione automatica è che inizierà a funzionare quando apri Outlook nel giorno pianificato. A meno che tu non abbia abilitato l’avviso, disturberà il tuo programma di lavoro. L’opzione alternativa è che puoi archiviare manualmente le email ogni volta che hai tempo libero.

  • Vai al menu "File> Informazioni".
  • Fare clic sul pulsante "Strumenti di pulizia" e scegliere l’opzione "Archivia…".
  • Nel popup, seleziona le cartelle che desideri archiviare e avvia l’archiviazione degli elementi.
  • È possibile visualizzare la barra di stato che mostra l’avanzamento.

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Pianificazione dell’archiviazione automatica per singole cartelle

Il metodo di pianificazione sopra descritto archivierà tutti gli elementi nella posta in arrivo, nel calendario, negli elementi inviati e in altre cartelle. Puoi visualizzare la stessa struttura di cartelle in "Archivi" mostrata generalmente sotto la tua casella di posta.

Tuttavia, puoi anche avere una pianificazione dell’archiviazione automatica diversa per la posta in arrivo, gli elementi inviati e il calendario.

  • Supponiamo che tu voglia impostare l’archiviazione automatica per la cartella "Posta inviata". Fare clic con il pulsante destro del mouse su "Posta inviata" che si desidera impostare Archiviazione automatica e selezionare "Proprietà".
  • Seleziona l’opzione "Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni:" e imposta la pianificazione.

Come archiviare le email in Microsoft Outlook?

Cartella di archiviazione automatica in Outlook

Visualizzazione delle email archiviate

Come accennato, puoi visualizzare le e-mail archiviate nell’app Outlook in modo simile alla tua normale casella di posta. Outlook salverà le email archiviate come file .pst o .ost. PST sta per Personal Storage Table e ost sta per Off-line Storage Table. Puoi trovare il file di archivio nella cartella:

C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Se hai cambiato il percorso o il nome del file nelle impostazioni, guarda sotto la cartella selezionata. È possibile copiare e utilizzare questo file PST per l’utilizzo con qualsiasi client Outlook. Nelle versioni precedenti di Outlook, Microsoft aveva un limite di dimensione di 2 GB per i file .pst. Tuttavia, il limite è 50 GB da Outlook 2010 su Windows e 10 GB in Outlook 2011 su Mac.

Quando cambi l’organizzazione o il computer, puoi copiare il vecchio file di archivio e collegarlo al tuo nuovo account Outlook. Vedrai la sezione "Archivi" sotto la tua casella di posta nella barra laterale. Questo ti aiuterà a visualizzare le vecchie e-mail e a continuare ad archiviare le tue nuove e-mail con lo stesso vecchio file pst.

Fonte di registrazione: www.webnots.com

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