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Come creare la convalida dei dati in Microsoft Excel?

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Microsoft Excel è uno degli strumenti più utilizzati nelle organizzazioni. Non importa che tu sia un ingegnere o un data scientist, alla fine devi avere dei numeri su un foglio Excel per presentare il tuo lavoro. Tra le molte altre funzionalità di Excel, la convalida dei dati è una delle funzionalità comuni da utilizzare in un ambiente di team o di gruppo. Ad esempio, puoi inviare un Excel a tutti i tuoi colleghi da compilare dai valori ristretti. Questo ti aiuterà a evitare di inserire testo libero e a rendere i dati all’interno di un ambito specifico. In questo articolo, esploriamo come creare la convalida dei dati in Microsoft Excel con varie opzioni.

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1 Definizione delle regole di convalida

Excel consente l’impostazione di regole di convalida per singole celle o intervalli di celle. È possibile utilizzarlo per monitorare l’accettazione di valori specifici solo in determinate celle.

Facciamo un esempio per la convalida di un foglio di voto di studente.

  • Le celle sotto la colonna "Oggetto 1" devono essere un numero.
  • Il valore consentito è compreso tra 0 e 100.
  • Non può essere un testo, minore di zero o maggiore di 100.
  • Excel dovrebbe rifiutare automaticamente tutte le altre voci.

È possibile definire le regole di convalida dei dati in Excel seguendo i passaggi seguenti.

  • Per impostare queste convalide, seleziona prima l’intervallo di celle di cui vuoi restringere i valori. Nel nostro esempio, selezioniamo le celle da D4 a D7.
  • Vai alla scheda "Dati" e seleziona l’opzione "Convalida dati" nel gruppo "Strumenti dati".

Come creare la convalida dei dati in Microsoft Excel?

Creazione di regole di convalida dei dati in Excel

  • Si aprirà la finestra di dialogo "Convalida dati". È possibile impostare le voci consentite per le celle selezionate nella scheda "Impostazioni" della finestra di dialogo.
  • Fare clic sul menu a discesa sotto "Consenti:" e selezionare il valore preferito. Nel nostro esempio, selezioneremo l’intero numero per i marchi.

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Impostazioni di convalida dei dati di Excel

  • Nella casella di riepilogo "Dati" è possibile definire le condizioni di validità. Questo limita le possibilità di immissione e selezioniamo l’opzione "tra" poiché dobbiamo consentire solo i valori da 0 a 100. Ricorda, le opzioni cambieranno in base alla tua selezione. Ad esempio, se selezioni "maggiore di" vedrai solo una casella di testo per inserire un valore "minimo".
  • Per la condizione “tra" è possibile determinare l’intervallo possibile nelle caselle “Minimo” e “Massimo”. Inseriremo il minimo come 0 e il massimo come 100.

Fai clic sul pulsante "OK" e ora che hai impostato correttamente una convalida dei dati per le celle selezionate.

2 Avviso errore regola di convalida

Utilizzando una regola di convalida, puoi limitare i valori consentiti in una cella. Quando provi a inserire un valore 110 nella cella D4, Excel ti mostrerà un messaggio di errore e ti limiterà.

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Dati non consentiti a causa di voci non valide

Tuttavia, il messaggio di errore non mostra che l’intervallo consentito è compreso tra 0 e 100. Per rendere il messaggio di errore più significativo, è possibile creare un messaggio di avviso di errore personalizzato che fornisce istruzioni chiare quando si verifica l’errore.

  • Seleziona la cella o l’intervallo di celle e vai su "Dati> Convalida dati" come spiegato sopra. Ti consigliamo di eseguire questo passaggio insieme in modo da poter impostare la convalida e il messaggio di errore in un unico passaggio.
  • Quando ti trovi nella finestra di dialogo "Convalida dati", vai alla scheda "Avviso errore".
  • Nella casella "Titolo", inserisci l’intestazione dell’errore.
  • Immettere i dettagli della regola nel riquadro "Messaggio di errore".

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Avviso di errore di convalida dei dati

La parte importante è impostare lo stile del messaggio di errore. Fai clic sul menu a discesa "Stile" e puoi vedere tre opzioni: Stop, Avviso e Informazioni. A seconda delle tue esigenze puoi limitare completamente il valore della cella o consentire agli utenti un messaggio di avviso o informazione. Ad esempio, quando l’utente immette 110 nel nostro caso, otterrai i seguenti errori per diversi stili di avviso.

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2.1. Avviso di errore di arresto:

Questo è anche l’avviso predefinito che appare quando non si impostano messaggi di avviso di errore personalizzati. Excel non ti consentirà di inserire le voci non valide e dovresti digitare i valori consentiti.

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Interrompi avviso di errore

2.2. Avviso errore informazioni:

Questo è un semplice avviso informativo ed Excel ti consentirà di continuare con il valore non valido quando fai clic sul pulsante "OK".

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Avviso errore informazioni

2.3. Avviso di errore:

Questo è un avviso ed Excel ti offrirà le opzioni per continuare o annullare.

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Avviso di errore di avviso

3 Messaggio di input della regola di convalida

Proprio come un avviso di errore, puoi anche creare un messaggio di visualizzazione quando fai clic sulla cella. Questo aiuterà a digitare i dati corretti un passo prima di ottenere l’errore.

  • Seleziona la cella o l’intervallo di celle e vai su "Dati> Convalida dati" come spiegato sopra.
  • Quando sei nella finestra di dialogo "Convalida dati", vai alla scheda "Messaggio di input".
  • Nella casella di immissione "Titolo", inserisci l’intestazione del messaggio per il tuo errore.
  • Immettere i dettagli della regola nel riquadro "Inserisci messaggio".

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Messaggio di input di convalida dei dati

Fare clic sulla cella convalidata per visualizzare il messaggio di input come di seguito come istruzione.

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Messaggio di input della regola di convalida

Ciò sarà utile quando si dispone di un Excel di grandi dimensioni con diversi tipi di convalida dei dati su celle diverse.

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4 Regole di convalida dei dati esistenti

Quando crei una regola di convalida, è improbabile che la tabella di Excel sia ancora vuota. Pertanto, è necessario prestare attenzione ad alcune impostazioni quando si utilizzano le regole di convalida sui dati esistenti.

4.1. Estensione della convalida dei dati

Quando selezioni celle al di fuori delle regole di convalida e fai clic sull’opzione "Convalida dati", Excel ti chiederà con un messaggio.

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Estensione della convalida dei dati

È possibile fare clic su "Sì" per estendere la convalida alle celle selezionate. Tuttavia, il problema è che Excel NON convaliderà nessuno dei dati esistenti con le regole di convalida. È possibile utilizzare una regola di convalida solo per le voci che seguono una regola impostata in precedenza. Excel ignorerà i dati esistenti senza alcuna convalida. L’unica opzione disponibile in Excel è etichettare i dati non validi in modo da poterli correggere manualmente.

4.2. Etichettatura di valori non validi esistenti

Per trovare le celle di dati esistenti non valide, vai al menu "Dati" e fai clic sul pulsante a discesa "Convalida dati" nel gruppo "Strumenti dati". Ora, seleziona la voce "Cerchia dati non validi" per evidenziare le celle non valide con cerchi rossi come di seguito:

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Circolazione di dati non validi

4.3. Rimozione dell’etichettatura sui dati non validi

Utilizzando i cerchi di convalida, puoi creare una chiara panoramica dei dati non validi nella tua tabella. Se hai corretto i valori o non hai più bisogno dei cerchi, puoi rimuoverli facilmente.

È possibile utilizzare nuovamente la voce "Cancella cerchi di convalida" nel menu a discesa "Convalida dati" per rimuovere l’etichettatura del cerchio rosso.

5 Elenco delle regole di convalida

In alternativa alle regole di convalida, puoi utilizzare un elenco contenente tutti i valori validi. Pertanto, ogni utente può semplicemente scegliere tra i valori disponibili e inserire i dati corretti. In altre parole, è possibile limitare la selezione da parte dell’utente all’interno dei valori specificati. Nel nostro caso di esempio, puoi consentire solo i segni come 50, 60, 70, 80 e 90 e limitare qualsiasi altro input dell’utente.

Quando sei nel pop-up "Convalida dati", vai alla scheda "Impostazioni":

  • Seleziona la voce "Elenco" dalla casella a discesa "Consenti".
  • Seleziona l’opzione "Menu a discesa nella cella" per mostrare i valori nel menu a discesa.
  • Seleziona o deseleziona l’opzione "Ignora vuoto" in base alle tue necessità.
  • Immettere i valori consentiti nella casella di testo "Sorgente" separati da virgole. Se i valori richiesti esistono già in una tabella o in altri fogli, dopo aver cliccato nella casella “Sorgente”, selezionare l’area corrispondente per adottare i valori. Assicurati che l’origine dei valori sia disponibile all’interno dello stesso libro di Excel in modo che funzioni quando condividi Excel con altri.
  • Fare clic sul pulsante "OK" per salvare le modifiche.

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Convalida dei dati con valori di elenco

La cella formattata in questo modo riceve una freccia di elenco all’attivazione. Ora è possibile immettere manualmente uno dei valori possibili oppure aprire l’elenco tramite il pulsante freccia e selezionare la voce desiderata.

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Seleziona i valori dall’elenco

Puoi anche impostare un messaggio di input e un avviso di errore come spiegato sopra.

Utilizzare il pulsante "Cancella tutto" per rimuovere tutte le convalide dei dati, i messaggi di input e gli avvisi di errore con un clic.

Fonte di registrazione: www.webnots.com
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