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Come gestire le attività in Microsoft Outlook?

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La maggior parte di noi utilizza Microsoft Outlook per inviare e-mail e riunioni/appuntamenti del calendario. Tuttavia, puoi anche utilizzare Outlook per creare attività e seguire i progressi fino al completamento. È anche possibile assegnare o delegare i compiti ai tuoi colleghi e membri del team. In questo articolo spiegheremo come gestire le attività in Microsoft Outlook.

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Tratteremo le seguenti sezioni in questo articolo:

  • Creazione di un nuovo compito
  • Conversione di posta elettronica in un’attività
  • Attività di modifica
  • Delegare o assegnare compiti

Come creare attività in Microsoft Outlook?

Segui le istruzioni per creare una nuova attività.

Outlook mostrerà le icone della posta, del calendario e delle attività nella parte inferiore della barra laterale destra. Questo può variare a seconda delle impostazioni. Se non vedi l’opzione "Attività", fai clic sul pulsante con tre punti nella parte inferiore della barra di navigazione laterale e seleziona l’opzione "Attività".

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Apri attività in Outlook

In alternativa, puoi utilizzare la casella di ricerca in Outlook 2016 in poi per trovare la visualizzazione Attività per te. Una volta che sei nella visualizzazione Attività, Outlook avrà diverse voci di menu nella barra multifunzione.

Per impostazione predefinita, puoi visualizzare tutte le tue attività esistenti e l’elenco delle cose da fare nella vista delle attività. L’elenco delle cose da fare mostra tutte le attività e tutte le e-mail contrassegnate per il follow-up. Fare clic sul pulsante "Nuova attività" per creare una nuova attività.

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Creazione di nuove attività in Outlook

Inserisci l’oggetto per la tua nuova attività che Outlook visualizzerà nell’elenco delle attività.

Definizione di data di scadenza, stato e priorità

A differenza di un appuntamento, la modifica di un’attività non è legata a un orario ea una durata fissi. È possibile, tuttavia, definire una data di scadenza per le attività. Puoi anche creare attività senza una data di scadenza fissa.

  • Fare clic sull’icona "Calendario" nei campi "Data di inizio" e "Data di scadenza". Imposta le date per il tuo compito secondo le tue necessità. Puoi anche inserire descrizioni di date come Oggi, Domani o Dopodomani nei campi della data di inizio e di scadenza. Outlook li converte automaticamente nelle date corrispondenti.
  • Ora fai clic sul campo "Stato". Qui puoi impostare lo stato di avanzamento del lavoro sull’attività.
  • È possibile utilizzare il campo "Priorità" per definire l’importanza o l’urgenza di un’attività. Per impostazione predefinita, la priorità di un’attività è definita come "Normale" in Outlook.

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  • Nel campo "% completamento", è possibile inserire la percentuale di completamento dell’attività, se richiesto.
  • Se lo desideri, puoi fare in modo che Outlook ti ricordi di completare un’attività.
  • Nell’area di testo è possibile inserire informazioni aggiuntive sull’attività o inserire elementi correlati all’attività.

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Impostazione dell’attività di ricorrenza

Se è coinvolta una serie di attività ricorrenti, ad esempio un’attività da completare su base settimanale, abilitare il pulsante "Ricorrenza" sulla barra multifunzione. È quindi possibile definire il modello di ricorrenza.

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Impostazione della ricorrenza dell’attività in Outlook

Visualizzazione delle attività create

Ora che hai compilato i dettagli dell’attività, salva e chiudi l’attività. È possibile visualizzare la nuova attività nell’elenco delle attività con la data di scadenza appropriata.

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Visualizza attività creata

Conversione di posta elettronica in attività

Creare le tue nuove attività è molto semplice. Tuttavia, di tanto in tanto potrebbe essere necessario convertire un’e-mail ricevuta in un’attività. Ecco come convertire una posta ricevuta in un’attività.

  • Passa alla visualizzazione e-mail in Outlook.
  • Sono disponibili diverse opzioni per includere un’e-mail nell’elenco delle attività. Per un’e-mail, hai la possibilità di contrassegnare un’e-mail per il follow-up. Tali messaggi di posta elettronica vengono visualizzati nell’elenco delle attività da fare, ma rimangono messaggi di posta elettronica. Puoi farlo facendo clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio e selezionando la data di scadenza dal menu "Follow Up".

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E-mail di follow-up

  • Puoi anche convertire completamente un’e-mail in un’attività. Utilizzare il pulsante "Sposta" e selezionare la cartella "Attività" per farlo.

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Spostare un’e-mail in Attività

  • Ora vedi la nuova finestra dell’attività con l’oggetto dell’attività uguale all’oggetto dell’email. Outlook allega anche l’e-mail originale nell’area di testo che puoi aprire con un doppio clic se necessario.

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Converti email in attività

Hai tutte le opzioni disponibili mentre crei una nuova attività. Dopo aver compilato i dettagli, salvare l’attività e poi tornare alla vista "Attività" per vedere la nuova attività nell’elenco delle attività. Ricorda, Outlook rimuoverà l’e-mail dalla cartella Posta in arrivo.

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Email spostata in Attività

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Attività di modifica

Puoi modificare qualsiasi attività dopo la creazione. Per modificare, seleziona prima un’attività.

  • Supponiamo che tu voglia modificare la data di scadenza per un’attività. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’attività e scegli la data di scadenza dal menu "Follow Up".
  • Dopo aver completato un’attività, fai clic sulla casella "Completato" davanti all’attività o sulla bandiera nella colonna di destra.
  • Puoi anche contrassegnare un’attività come completata facendo clic sul pulsante corrispondente nella barra multifunzione.
  • Outlook visualizzerà tutte le attività completate con barrato. Se non hai più bisogno di un’attività nell’elenco, fai clic sul pulsante "Rimuovi dall’elenco" per eliminarlo dall’elenco.

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Modificare le attività in Outlook

Delegare compiti

In Outlook puoi anche delegare compiti ad altre persone. Puoi assegnare compiti nuovi o esistenti ad altre persone. Se vuoi assegnare un compito ad un’altra persona devi solo scegliere la persona dai tuoi contatti o inserire l’indirizzo email del destinatario.

  • Quando crei una nuova attività, puoi fare clic sul pulsante "Assegna attività" per delegare a un’altra persona.
  • Quando hai un’attività già creata nell’elenco delle cose da fare, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’attività e seleziona "Assegna attività". In alternativa, fare doppio clic per aprire l’attività in una vista Attività e nella barra multifunzione è possibile trovare un pulsante per l’assegnazione di un’attività.
  • Utilizzare il campo dell’indirizzo in questa finestra di dialogo per selezionare la persona che deve eseguire l’attività.

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Delegare o assegnare un’attività in Outlook

  • Inoltre, per impostazione predefinita, una copia dell’attività rimane nell’elenco delle attività per informazioni. Disattiva questo campo se l’attività delegata non verrà più visualizzata nell’elenco delle attività.
  • Per impostazione predefinita, riceverai una notifica quando l’attività assegnata è stata completata. Puoi anche disabilitare questa notifica.
  • Dopo aver verificato i dettagli, inviare l’attività alla persona designata.

Accettare o rifiutare i compiti delegati

  • L’icona davanti all’attività indica che l’attività è stata assegnata a un’altra persona. Il destinatario ha ora la possibilità di accettare o rifiutare l’attività.

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Accetta o rifiuta l’attività assegnata

  • Outlook ti avviserà dello stato accettato o rifiutato. Inoltre, otterrai informazioni sui progressi nel completamento dell’attività non appena il destinatario dell’attività immette le informazioni pertinenti.

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Controlla lo stato delle attività assegnate

Visualizzazione di tutte le attività assegnate

Quando sei nella visualizzazione Attività, fai clic sull’opzione di visualizzazione "Assegnato" dalla voce dell’elenco. Ora puoi visualizzare solo le attività che hai assegnato ad altre persone.

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Visualizza le attività delegate in Outlook

È possibile visualizzare lo stato delle attività delegate come una colonna separata nelle viste "Dettagliato" e "Assegnato". Nelle visualizzazioni "Attivo", "Prossimi 7 giorni" e "Scaduto", sono presenti colonne separate per lo stato e l’avanzamento. Troverai anche tutte le informazioni rilevanti nell’intestazione della finestra dell’attività quando apri un’attività.

Fonte di registrazione: www.webnots.com
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