Come impostare i passaggi rapidi in Microsoft Outlook?

Outlook è il popolare client di posta elettronica utilizzato in molte organizzazioni su larga scala. È un dato di fatto che circa l’80% delle volte le persone devono svolgere ripetutamente le stesse attività quando utilizzano le e-mail di Outlook. Potrebbe essere l’invio di un’e-mail al tuo manager in un formato predefinito o l’inoltro automatico delle e-mail alle cartelle per l’organizzazione. Fare la stessa azione ripetutamente è un’attività che richiede tempo e Outlook offre una soluzione chiamata Quick Steps. In questo articolo, spiegheremo come impostare Quick Step in Microsoft Outlook.

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Accesso a Quick Step in Microsoft Outlook

Hai due modi per utilizzare Quick Step in Outlook: uno è utilizzare le azioni predefinite e il secondo è creare azioni personalizzate per le tue necessità. Outlook offre una gamma di passaggi rapidi predefiniti, a cui è possibile accedere dalla barra multifunzione nella scheda "Home".

Passaggi rapidi in Outlook

Fare clic sulla freccia in basso per espandere l’elenco. Sebbene ci siano passaggi rapidi predefiniti, è comunque necessario impostare l’azione per la prima volta.

Passaggi rapidi predefiniti in Outlook 2016

Caso di esempio

Supponiamo che tu debba inoltrare frequentemente email al tuo manager. Senza Quick Steps, è necessario seguire i passaggi seguenti:

• Apri l’e-mail e fai clic sull’opzione di inoltro. In alternativa, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’elemento e-mail e scegli avanti.
• Successivamente, è necessario inserire l’indirizzo e-mail del proprio manager.
• Infine, fai clic su Invia e-mail per completare l’attività.

Puoi eseguire tutti questi passaggi con un solo clic utilizzando Quick Steps. Tuttavia, è necessario prima impostare i passaggi per la prima volta.

Prima configurazione per passaggi rapidi predefiniti

Fare clic sull’opzione "To Manager" nei passaggi rapidi predefiniti. Se non vedi l’opzione, leggi la sezione successiva su come creare un nuovo Quick Step.

Configurazione in avanti per la prima volta

• Inserisci l’indirizzo email del tuo manager nel campo A. Se desideri personalizzare, fai clic sul pulsante "Opzioni" per aprire il pop-up "Modifica passaggi rapidi" .

Modifica passaggi rapidi

• Nel pop-up "Modifica passaggi rapidi", puoi modificare l’oggetto, aggiungere Cc, aggiungere Ccn, impostare flag e importanza.
• Puoi anche aggiungere un testo e programmare il messaggio dopo 1 minuto di ritardo.
• Fare clic sul pulsante "Aggiungi azione" per aggiungere ulteriori azioni come dopo l’inoltro, la risposta all’e-mail o lo spostamento dell’e-mail in una cartella specificata. Puoi creare una nuova cartella come "E-mail inviata al gestore" e aggiungere la seconda azione per spostare l’e-mail in questa cartella. In questo modo, puoi facilmente tenere traccia delle email inoltrate al tuo manager.
• Imposta una scorciatoia e un suggerimento per l’azione.
• Fare clic sui pulsanti "Salva" nei popup per applicare le modifiche.

Ora che hai completato la prima configurazione dei passaggi rapidi per utilizzarlo. Prima di utilizzare i passaggi rapidi, discutiamo anche della creazione delle tue azioni personalizzate.

Imposta passaggi rapidi personalizzati

Se vuoi fare qualcosa non elencato nei passaggi rapidi predefiniti, fai clic sull’opzione "Nuovo passaggio rapido> Personalizzato".

Creazione di passaggi rapidi personalizzati in Outlook

Vedrai lo stesso pop-up "Modifica passaggio rapido".

• Inserisci il nome per il tuo Quick Step.
• Fare clic sul menu a discesa "Scegli un’azione" per visualizzare l’elenco delle opzioni disponibili.

Creazione di un nuovo passaggio rapido

• Diciamo che vuoi impostare un passaggio rapido per "Segna come non letto". Seleziona l’opzione dal menu a discesa.
• Fai clic sul menu a discesa del collegamento e scegli il collegamento esistente per revocare il tuo Quick Step. Outlook offre l’ intervallo di scorciatoie da "Control + Shift + 1" a "Control + Shift +9. Sfortunatamente, non puoi creare una scorciatoia personalizzata per revocare i tuoi Quick Step.

Scorciatoia di installazione per Quick Step

• Inserisci il testo della descrizione comando che verrà mostrato quando passi il mouse sul nome dei passaggi rapidi nella barra multifunzione.
• Fare clic sul pulsante "Fine" per completare la configurazione.
• Puoi vedere che il passaggio appena creato appare nella barra multifunzione come di seguito.

Visualizza i passaggi rapidi personalizzati

Applicazione di passaggi rapidi

Ora che sai come impostare i Quick Step predefiniti per la prima volta e crearne uno nuovo per le tue necessità. Puoi usarli in un solo clic.

• Innanzitutto, seleziona l’e-mail e fai clic sui passaggi rapidi nella barra multifunzione.
• Nell’esempio precedente "Segna come non letto", puoi utilizzare le scorciatoie "Control + Maiusc + 1" per rendere l’e-mail non letta. Allo stesso modo, puoi inoltrare l’e-mail al tuo manager e spostare l’e-mail nella cartella specificata con un solo clic.

Gestire i passaggi rapidi

Potresti confonderti quando hai molti passaggi rapidi. Per gestire tutti i tuoi Quick Step esistenti, fai clic sulla piccola icona nell’angolo in basso a destra del gruppo Quick Step nella barra multifunzione. Vedrai un pop-up "Gestisci passaggi rapidi" come di seguito.

Gestisci i passaggi rapidi

Qui puoi visualizzare tutti i Quick Step disponibili su Outlook.

• Puoi modificare, duplicare o eliminare un Quick Step.
• Crea un nuovo Quick Step facendo clic sul pulsante "Nuovo" e seleziona l’opzione richiesta.
• Utilizzare i pulsanti freccia su o giù per spostare gli elementi e riorganizzare l’ordine. In questo modo, puoi mantenere i passaggi rapidi più importanti nella parte superiore dell’elenco sulla barra multifunzione.

Passaggi rapidi contro regole

Nota che Outlook ha anche regole per spostare le email da specificare nelle cartelle. Tuttavia, i passaggi rapidi sono un’utile aggiunta alle regole esistenti in Outlook. La differenza tra i passaggi rapidi e le regole è che è necessario chiamare i passaggi rapidi manualmente mentre le regole funzionano automaticamente.