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Come impostare la risposta fuori sede in Microsoft Outlook?

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Outlook è uno dei client di posta elettronica più convenienti, indipendentemente dal fatto che lo si utilizzi in azienda o per uso personale. Ovviamente, non puoi lavorare tutto il tempo e devi fare una pausa a causa di malattia o ferie. In tal caso, è buona norma informare i mittenti dell’e-mail che non sei in ufficio e l’eventuale tempo in cui puoi rispondere alle loro e-mail. OOO è un termine popolare nelle organizzazioni per indicare fuori sede. In questo articolo, spiegheremo come impostare la risposta fuori sede nelle e-mail di Microsoft Outlook.

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Segui le istruzioni seguenti per impostare le risposte automatiche fuori sede in Outlook:

  • Avvia Outlook e vai al menu "File> Informazioni". Se hai più e-mail in Outlook, scegli da quale e-mail desideri attivare la risposta automatica.
  • Fare clic sul pulsante "Risposte automatiche".

Come impostare la risposta fuori sede in Microsoft Outlook?

Risposte automatiche in Outlook

  • Vedrai due opzioni per disabilitare e abilitare la risposta automatica dalla tua email.
  • Seleziona l’opzione "Invia risposte automatiche". Ora vedrai, Outlook abilita tutte le altre opzioni per la modifica.

Come impostare la risposta fuori sede in Microsoft Outlook?

Abilita risposte automatiche

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Imposta l’intervallo di tempo per la risposta automatica

Quando abiliti la risposta automatica, Outlook prenderà in considerazione l’invio di una risposta automatica immediatamente senza alcuna data di fine. Questo è utile se stai chiudendo definitivamente l’e-mail o stai andando in congedo lungo come motivo di maternità. In questo caso, digita il messaggio pertinente nella casella di testo e fai clic su "OK" per applicare le modifiche.

Tuttavia, andare in congedo a tempo indeterminato non è il caso generale. Potresti prenderti un giorno o una settimana per malattia o vacanza. In questo caso, dovresti impostare l’ora esatta in cui desideri inviare la risposta automatica.

  • Fare clic sull’opzione "Invia solo durante questo intervallo di tempo".
  • Seleziona la data/ora di inizio e di fine.

Messaggio di risposta automatica

Dopo l’impostazione delle date da e per, il passaggio successivo consiste nel digitare il messaggio come risposta al mittente dell’e-mail. Puoi inviare risposte automatiche alle persone che hanno il tuo indirizzo e-mail aziendale e anche da estranei.

  • Digita il messaggio pertinente nella scheda "Dentro la mia organizzazione". Puoi formattare la risposta impostando caratteri, dimensioni e colori diversi. Fare clic su "OK" e chiudere il popup per inviare una risposta automatica durante il tempo specificato.
  • Se desideri inviare una risposta a persone esterne alla tua azienda, vai alla scheda "Fuori dalla mia organizzazione".
  • Abilita l’opzione "Rispondi automaticamente per rispondere al di fuori della mia organizzazione". Puoi scegliere di rispondere solo alle persone nei tuoi contatti o a tutte le persone che ti inviano un’email durante il periodo di assenza dall’ufficio.
  • Digita il contenuto e il formato del messaggio, se necessario.
  • Fare clic su "OK" per applicare le modifiche.

Come impostare la risposta fuori sede in Microsoft Outlook?

Configurazione della risposta automatica all’esterno dell’organizzazione

Questo è tutto; hai impostato la risposta OOO in Outlook. Ricorda di digitare il messaggio significativo con dettagli chiari. Di seguito è riportato un esempio del messaggio di assenza con il motivo del congedo, l’orario di ritorno, il contatto alternativo e il numero di contatto di emergenza (se si desidera).

Caro mittente,
[] sono in congedo per malattia; la tua email riceverà risposta dopo la mia schiena.
[x] Sono in ferie con accesso molto limitato alla mia posta elettronica.
[x] Sono in ferie con accesso molto limitato alla mia posta elettronica.

Tornerò il 26 aprile 2019 e puoi contattare xxxxx per qualsiasi domanda.
In casi urgenti, chiama il mio cellulare xxxxxxxx.

Grazie e cordiali saluti, il
tuo nome

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Impostazione delle regole

La parte divertente è impostare le regole per inviare la risposta automatica solo per determinate e-mail. Fare clic sul pulsante "Regole" nel popup delle risposte automatiche e fare nuovamente clic su "Aggiungi regola…".

Come impostare la risposta fuori sede in Microsoft Outlook?

Aggiunta di regole ai messaggi OOO

Nella finestra di dialogo "Modifica regola", imposta la regola che desideri applicare. Ad esempio, digita l’indirizzo e-mail del mittente in modo che Outlook invii solo la risposta automatica a quel mittente dell’e-mail. Altri mittenti NON riceveranno risposta automatica. D’altra parte, puoi considerare l’invio di una risposta automatica solo alle e-mail che ti sono state inviate direttamente con la tua e-mail nel campo A indirizzo. In questo modo, puoi ignorare centinaia di email che ti arrivano con la tua email nel campo CC.

Come impostare la risposta fuori sede in Microsoft Outlook?

Impostazione della regola

Test della risposta automatica

Outlook mostrerà un messaggio di avviso, quando apri Outlook durante il periodo fuori sede. Puoi anche inviare un’e-mail di prova al tuo ID per ricevere una risposta OOO.

Come impostare la risposta fuori sede in Microsoft Outlook?

Fuori sede abilitato in Outlook

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Disattiva Risposta fuori sede

Se desideri disattivare la risposta OOO durante il periodo specificato, apri Outlook e fai clic sull’opzione "Disattiva" per disabilitare le impostazioni OOO. Puoi anche andare al menu "File> Informazioni" e disabilitare le risposte automatiche.

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Disattiva la risposta fuori sede

In caso contrario, le impostazioni scadranno automaticamente dopo il tempo specificato.

Fonte di registrazione: www.webnots.com
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