Come utilizzare la stampa unione in Word?

La stampa unione è una funzionalità di Microsoft Word che consente di personalizzare una sezione per ogni copia di un documento simile. Ti consente di utilizzare un elenco di contatti o altre parti di un documento archiviato in un database (potrebbe essere un elenco di Word Mail Merge, fogli di calcolo Excel, access o altre forme di database). In altre parole, la stampa unione consente agli utenti di creare una serie di documenti con un layout e un contenuto simili ma con informazioni diverse su alcune sezioni.

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Quando utilizzare la stampa unione in Microsoft Word?

Principalmente, questa funzione viene utilizzata per creare lettere, etichette o e-mail identiche per destinatari diversi. Puoi anche utilizzare lo strumento per personalizzare report, newsletter o qualsiasi altro documento ed e-mail a diversi contatti della tua mailing list. In genere, la stampa unione può essere utile ogni volta che si desidera generare più documenti di output con alcuni contenuti fissi come carta intestata e parti specifiche con dati che variano a seconda di una particolare origine dati.

Diversi componenti della stampa unione

• Documento principale: documento Word con contenuto che sarà lo stesso per tutto l’output. Potrebbe essere testo normale, unire i campi che guidano il testo, carta intestata dell’azienda e così via.
• Origine dati: un database con un elenco di dati che variano a seconda dell’output della stampa unione (ad esempio, i destinatari della newsletter mensile).
• Unisci documento: l’output risultante quando si unisce il documento principale con l’origine dati.

In questa guida, ti mostreremo come utilizzare la funzione di stampa unione in MS Word.

Utilizzo di Stampa unione in Microsoft Word

• Apri un nuovo documento, un modello o un documento principale esistente in Word per iniziare.
• Vai al menu "Mailing" e sulla barra multifunzione, fai clic sulla freccia "Avvia stampa unione" per espandere.
• Selezionare l’ultima opzione "Passo dopo passo…" per avviare la procedura guidata per la stampa unione.

Avvia stampa unione

• Si aprirà una procedura guidata Stampa unione sul bordo destro del documento. Seleziona il tipo di documento che desideri preparare e fai clic su "Avanti" nella parte inferiore della procedura guidata.

tipo di documento

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Scelta del documento principale

Qui è necessario selezionare il documento di partenza.

• Se il documento corrente è il tuo documento principale, scegli la prima opzione e continua ad aggiungere il destinatario.
• In alcuni casi, potresti avere un modello che usi per le tue lettere. In tal caso, seleziona l’opzione modello e quindi fai clic su "Seleziona modello" per scegliere tra i modelli memorizzati.

Scegli modello

• Quando hai pronto il tuo documento principale, seleziona l’alternativa al documento esistente e fai clic sul pulsante "Apri" per scegliere il file specifico sulla memoria del PC.

Da documento esistente

Nota: una volta selezionato un modello o un file esistente, il documento viene caricato e l’opzione passa a "Utilizza il documento corrente".

Aggiunta di dati (destinatari) alla stampa unione

MS Word offre tre opzioni per aggiungere dati dalla fonte.

Seleziona elenco da un elenco esistente

• Potresti avere i tuoi dati in un database (excel, access e così via). Scegli "Usa un elenco esistente" fai clic sul collegamento "Sfoglia" per specificare l’elenco che desideri unire.
• Seleziona l’origine dati e fai clic su "Ok" per aggiungere l’elenco.

Sfoglia l’elenco

• Puoi aggiungere più origini dati facendo clic sul link "Seleziona un elenco diverso". Inoltre, cliccando sul link “Modifica…", puoi modificare la tua lista per selezionare solo i dati che ti interessano.

Modifica elenco

Seleziona Elenco dai tuoi contatti di Outlook

• Scegli l’opzione per selezionare i dati del destinatario dai tuoi contatti di posta di Outlook.
• Fai clic su "Scegli cartella contatti", seleziona il tuo profilo di Outlook e fai clic sul pulsante "Ok".

Contatti di Outlook

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Crea una lista in Word

• La terza opzione ti consente di creare un nuovo elenco in MS Word per la tua stampa unione.
• Fare clic su "Digita un nuovo elenco" e quindi sul pulsante di creazione nella sezione inferiore.
• Si apre una vista tabella in cui è possibile aggiungere e salvare l’elenco dei destinatari.
• Digitare i dettagli dei destinatari e premere "Ok", quindi salvare il documento.

Nuova lista

Modifica del documento principale

• Ora passa alla pagina successiva per modificare il documento principale.
• Se hai scelto un documento vuoto, aggiungi il tuo contenuto al documento e imposta la posizione per l’unione dei dati.
• Fare clic sul collegamento "Blocco indirizzo" per modificare l’ordine in cui si desidera visualizzare i dettagli del destinatario.
• Seleziona lo stile che preferisci e fai clic su "Ok" per inserire l’indirizzo.

Blocco indirizzi

• Sotto le "Linee di saluto" scegli un saluto e fai clic su "Ok".

Saluto

• Se hai bisogno di aggiungere maggiori dettagli, vai su “Altri articoli” e inserisci campi extra.
• Una volta che hai finito, il tuo documento dovrebbe assomigliare a questo.

Documento stampa unione

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Anteprima dei documenti di output

• Fare clic su Avanti per passare alla procedura guidata di anteprima. Utilizzare le doppie frecce sinistra e destra per visualizzare in anteprima i molteplici documenti personalizzati.

Anteprima stampa unione

• Potresti trovare funzionalità per cercare un destinatario specifico. Dopo aver verificato i dettagli, fare clic su "Avanti" per completare la stampa unione.

Scorciatoie da tastiera per stampa unione

Ecco alcune delle scorciatoie da tastiera quando usi la funzione Stampa unione.

scorciatoia	Descrizione
Alt + Maiusc + K	Anteprima stampa unione
Alt + Maiusc + N	Unisci documento
Alt + Maiusc + M	Stampa documento unito
Alt + Maiusc + Mi	Modifica dati stampa unione
Alt + Maiusc + F	Inserisci campo unione
Alt + Maiusc + D	Inserisci il campo DATA
Alt + Ctrl + L	Inserisci il campo LISTNUM
Alt + Maiusc + P	Inserisci campo PAGINA
Alt + Maiusc + T	Inserisci il campo ORA
Ctrl + F9	Inserisci campo vuoto
Ctrl + Maiusc + F7	Aggiorna dati collegati
F9	Aggiorna i campi selezionati
Ctrl + Maiusc + F9	Rimuovi collegamento dal campo.
Maiusc + F9	Attiva/disattiva codice e risultato per il campo selezionato
Alt + F9	Attiva/disattiva tutti i codici di campo e risultati
Alt + Maiusc + F9	Esegui GOTOBUTTON o MACROBUTTON
F11	Campo successivo
Maiusc + F11	Campo precedente
Ctrl + F11	Blocca campo
Ctrl + Maiusc + F11	Sblocca campo

Avvolgendo

Se desideri inviare la stessa lettera a più destinatari, stampare etichette o preparare un documento personalizzato ma standard, puoi utilizzare la stampa unione invece di creare tanti documenti quanti sono i numeri sulla tua lista. La funzione di stampa unione consente di unire il documento principale con un’origine dati per ottenere documenti identici con dettagli univoci su alcune sezioni.