TechBlogSD - Все для WordPress и WEB разработки
WEB и WordPress инструкции, новости, обзоры тем и плагинов

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

45

Большинство из нас уже много лет используют Microsoft Outlook в качестве почтового клиента. С годами размер вашего почтового ящика будет расти, и приложение будет работать очень медленно. Управление старыми электронными письмами может оказаться сложной задачей, если вы не организуете их должным образом. Чтобы приложение Outlook было быстрым и бесперебойным, вам необходимо периодически очищать свой почтовый ящик. В этой статье мы объясним, как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook.

Почему вы должны архивировать электронные письма в Outlook?

Помимо улучшения скорости, есть много других причин, по которым вам следует заняться домашним хозяйством.

  • Как правило, организации используют Exchange Server для отправки и получения электронной почты. Когда у вас есть гигабайт электронных писем, сервер обмена будет медленно синхронизировать электронные письма между сервером и вашим компьютером. Таким образом, у вас будет ограниченное хранилище для электронных писем. В этом случае вам следует удалить или заархивировать электронные письма, чтобы освободить место.
  • Возможно, вы меняете организацию и хотите перенести все свои старые электронные письма для справки.
  • При смене компьютера вам может потребоваться сделать резервную копию старых писем для переноса на новый компьютер.

Просмотр сведений о дисковом пространстве в Outlook

В Outlook есть разные папки, такие как входящие, отправленные, календари и т.д. Перед архивированием вы можете просмотреть размер этих папок, чтобы понять, какое содержимое занимает хранилище.

  • Запустите Outlook и перейдите в меню «Файл> Информация».
  • На правой панели найдите кнопку «Инструменты очистки».

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Инструменты очистки почты Outlook

  • Вы можете просмотреть индикатор выполнения, показывающий общий размер почтового ящика и доступное свободное пространство.
  • Нажмите кнопку «Инструменты очистки» и выберите вариант «Очистка почтового ящика…».

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Очистка почтового ящика в Outlook

  • Вы можете увидеть различные варианты получения размера данных электронной почты во всплывающем окне «Очистка почтового ящика». Нажмите кнопку «Автоархивирование», чтобы открыть всплывающее окно «Размер папки».

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Просмотр размера почтового ящика в Outlook

  • Вы можете проверить размер данных в разных папках в локальном и серверном хранилище во всплывающем окне «Размер папки».

Иногда архивирование почтового ящика не уменьшает размер вашего почтового ящика. Это полезный инструмент, чтобы понять, какая папка занимает большие данные. Например, у вас может быть много элементов календаря с большими вложениями, занимающими место для хранения.

Связанный: Как автоматически отправлять электронные письма в определенную папку в Outlook?

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Outlook предлагает функции по умолчанию для архивирования писем в папку на вашем компьютере. Вы можете использовать этот заархивированный файл для использования в любой другой учетной записи Outlook для просмотра старой даты электронной почты. Есть два способа архивировать электронные письма в Outlook – автоматически и вручную.

Автоархивирование писем в Outlook

Простое решение для экономии времени – запланировать архивирование электронных писем. Например, вы можете автоматически архивировать электронные письма каждые 15 дней.

  • Перейдите в меню «Файл> Параметры» и выберите вкладку «Дополнительно».

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Параметры автоархивации в Outlook

  • Нажмите кнопку «Настройки автоархивации…» в разделе «Автоархивирование».
  • Установите первый флажок «Запускать автоархивирование каждые дни» и выберите количество дней между расписаниями.

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Планирование автоархивации в Outlook

У вас есть много других возможностей для настройки функции автоматического архивирования.

  • Получите предупреждение, прежде чем Outlook автоматически запустит архивирование.
  • Показать или скрыть заархивированные элементы в разделе «Архивы» почтового ящика.
  • Установите время по умолчанию для очистки электронной почты в «Очистить элементы старше…». Например, вы можете установить 3 месяца, чтобы Outlook автоматически архивировал элементы старше 3 месяцев.
  • Установите флажок «Удалить старые элементы без возможности восстановления», если вы хотите безвозвратно удалить элементы старше указанной даты.
  • Измените место по умолчанию на вашем компьютере, чтобы сохранить заархивированный файл.

После предоставления сведений нажмите кнопку «Сохранить», чтобы запланировать автоархивирование.

Архивация писем в Outlook вручную

Одна из проблем с AutoArchive заключается в том, что он начинает работать, когда вы открываете Outlook в запланированный день. Если вы не включили оповещение, это нарушит ваш рабочий график. Альтернативный вариант – вы можете вручную архивировать электронные письма, когда у вас есть свободное время.

  • Перейдите в меню «Файл> Информация».
  • Нажмите кнопку «Инструменты для очистки» и выберите вариант «Архивировать…».
  • Во всплывающем окне выберите папки, которые вы хотите заархивировать, и начните архивирование элементов.
  • Вы можете просмотреть строку состояния, показывающую прогресс.

Связанный: Как вставить смайлики в Outlook?

Планирование автоархивации для отдельных папок

Вышеупомянутый способ планирования заархивирует все элементы в папке «Входящие», календаре, отправленных элементах и ​​других папках. Вы можете просмотреть ту же структуру папок в разделе «Архивы», который обычно отображается под вашим почтовым ящиком.

Однако у вас также может быть другое расписание автоархивации для входящих, отправленных элементов и календаря.

  • Допустим, вы хотите настроить автоархивирование для папки «Отправленные». Щелкните правой кнопкой мыши «Отправленные», для которых вы хотите настроить автоархивирование, и выберите «Свойства».
  • Выберите опцию «Архивировать эту папку с этими настройками:» и настройте расписание.

Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook?

Папка автоархивации в Outlook

Просмотр архивных писем

Как уже упоминалось, вы можете просматривать заархивированные электронные письма в приложении Outlook, как в обычном почтовом ящике. Outlook сохранит заархивированные электронные письма как файл .pst или .ost. PST расшифровывается как Personal Storage Table, а ost – Off-line Storage Table. Вы можете найти архивный файл в папке:

C: UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Если вы изменили путь или имя файла в настройках, посмотрите под выбранной папкой. Вы можете скопировать и использовать этот PST-файл для использования с любым клиентом Outlook. В более ранних версиях Outlook компания Microsoft ограничивала размер PST-файлов 2 ГБ. Однако ограничение составляет 50 ГБ для Outlook 2010 в Windows и 10 ГБ для Outlook 2011 на Mac.

При изменении организации или компьютера вы можете скопировать старый архивный файл и связать его с новой учетной записью Outlook. Вы увидите раздел «Архивы» под своим почтовым ящиком на боковой панели. Это поможет вам просматривать старые электронные письма, а также продолжить архивирование новых писем с тем же старым файлом PST.

Источник записи: www.webnots.com
Leave A Reply

Этот веб-сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта. Мы предполагаем, что вы согласны с этим, но вы можете отказаться, если хотите. Принимаю Подробнее