TechBlogSD - Все для WordPress и WEB разработки
WEB и WordPress инструкции, новости, обзоры тем и плагинов

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

50

Outlook – популярный почтовый клиент, используемый во многих крупных организациях. Это факт, что около 80% времени людям приходится постоянно выполнять одни и те же действия при использовании электронной почты Outlook. Это может быть отправка электронного письма вашему менеджеру в заранее определенном формате или автоматическая пересылка писем в папки для систематизации. Многократное выполнение одного и того же действия занимает много времени, и Outlook предлагает решение под названием «Быстрые действия». В этой статье мы объясним, как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook.

Связанный: Как использовать быстрые части в Microsoft Word?

Доступ к быстрым действиям в Microsoft Outlook

У вас есть два способа использовать быстрые действия в Outlook: один – использовать действия по умолчанию, а второй – создавать настраиваемые действия для ваших нужд. Outlook предлагает ряд предустановленных быстрых действий, к которым вы можете получить доступ с ленты на вкладке «Главная».

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Быстрые шаги в Outlook

Щелкните стрелку вниз, чтобы развернуть список. Хотя есть предустановленные быстрые действия, вам все равно нужно настроить действие в первый раз.

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Предопределенные быстрые действия в Outlook 2016

Пример случая

Допустим, вам нужно часто пересылать электронные письма своему менеджеру. Без Quick Steps вам необходимо выполнить следующие шаги:

  • Откройте электронное письмо и нажмите на опцию пересылки. Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши по электронному письму и выбрать «Вперед».
  • После этого вам необходимо ввести адрес электронной почты вашего менеджера.
  • Наконец, нажмите отправить электронное письмо, чтобы завершить задачу.

Вы можете выполнить все эти действия одним щелчком мыши с помощью Quick Steps. Однако сначала вам нужно настроить шаги в первый раз.

Первоначальная настройка для заранее определенных быстрых шагов

Нажмите на опцию «К менеджеру» в предопределенных быстрых действиях. Если вы не видите эту опцию, прочтите следующий раздел о том, как создать новые быстрые действия.

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Первичная настройка в первый раз

  • Введите адрес электронной почты вашего менеджера в поле Кому. Если вы хотите настроить, нажмите кнопку «Параметры», чтобы открыть всплывающее окно «Редактировать быстрые действия».

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Редактировать быстрые шаги

  • Во всплывающем окне «Редактировать быстрые действия» вы можете изменить тему, добавить копию, добавить скрытую копию, установить флаг и важность.
  • Вы также можете добавить текст и запланировать сообщение с задержкой в ​​1 минуту.
  • Нажмите кнопку «Добавить действие», чтобы добавить дополнительное действие, например, после пересылки, ответа на электронное письмо или перемещения электронного письма в указанную папку. Вы можете создать новую папку, например «Электронное письмо, отправленное менеджеру», и добавить второе действие, чтобы переместить электронное письмо в эту папку. Таким образом, вы можете легко отслеживать электронные письма, пересылаемые вашему менеджеру.
  • Настройте ярлык и всплывающую подсказку для действия.
  • Нажмите кнопку «Сохранить» во всплывающих окнах, чтобы применить изменения.

Теперь, когда вы выполнили первую настройку Quick Steps для его использования. Прежде чем использовать быстрые действия, давайте также обсудим создание ваших настраиваемых действий.

Настройка пользовательских быстрых шагов

Если вы хотите сделать что-то, не перечисленное в предопределенных быстрых шагах, нажмите «Новый быстрый шаг> Пользовательский».

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Создание настраиваемых быстрых шагов в Outlook

Вы увидите то же всплывающее окно «Редактировать быстрый шаг».

  • Введите имя для своего Quick Step.
  • Щелкните раскрывающееся меню «Выбрать действие», чтобы просмотреть список доступных параметров.

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Создание нового быстрого шага

  • Допустим, вы хотите настроить Quick Step для «Отметить как непрочитанное». Выберите вариант из раскрывающегося списка.
  • Щелкните раскрывающийся список ярлыков и выберите существующий ярлык для отмены быстрого действия. Outlook предлагает диапазон сочетаний клавиш от «Control + Shift + 1» до «Control + Shift +9». К сожалению, вы не можете создать собственный ярлык для отмены быстрых шагов.

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Ярлык настройки для Quick Step

  • Введите текст всплывающей подсказки, который будет отображаться при наведении курсора мыши на имя быстрых шагов на ленте.
  • Нажмите кнопку «Готово», чтобы завершить настройку.
  • Вы можете увидеть, что только что созданный шаг появляется на ленте, как показано ниже.

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Просмотр пользовательских быстрых шагов

Применение быстрых шагов

Теперь, когда вы знаете, как в первый раз настроить быстрые действия по умолчанию, а также создать новые для ваших нужд. Вы можете использовать их одним щелчком мыши.

  • Сначала выберите электронное письмо и нажмите «Быстрые действия» на ленте.
  • В приведенном выше примере «Отметить как непрочитанное» вы можете использовать сочетания клавиш «Control + Shift + 1», чтобы сделать письмо непрочитанным. Точно так же вы можете переслать электронное письмо своему менеджеру и переместить его в указанную папку одним щелчком мыши.

Управление быстрыми действиями

Вы можете запутаться, если у вас много быстрых шагов. Чтобы управлять всеми существующими быстрыми действиями, щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы быстрых действий на ленте. Вы увидите всплывающее окно «Управление быстрыми действиями», как показано ниже.

Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Управляйте быстрыми действиями

Здесь вы можете просмотреть все доступные быстрые действия в вашем Outlook.

  • Вы можете редактировать, дублировать или удалять Быстрый шаг.
  • Создайте новый Quick Steps, нажав кнопку «New» и выбрав необходимую опцию.
  • Используйте кнопки со стрелками вверх или вниз для перемещения элементов и изменения порядка. Таким образом, вы можете держать наиболее важные быстрые действия в верхней части списка на ленте.

Быстрые шаги против правил

Обратите внимание, что в Outlook также есть правила для перемещения электронных писем в папки. Однако быстрые действия – полезное дополнение к существующим правилам в Outlook. Разница между быстрыми действиями и правилами заключается в том, что вам нужно вызывать быстрые действия вручную, в то время как правила работают автоматически.

Источник записи: www.webnots.com
Leave A Reply

Этот веб-сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта. Мы предполагаем, что вы согласны с этим, но вы можете отказаться, если хотите. Принимаю Подробнее