TechBlogSD - Все для WordPress и WEB разработки
WEB и WordPress инструкции, новости, обзоры тем и плагинов

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

195

Microsoft Excel – один из наиболее широко используемых инструментов в организациях. Независимо от того, являетесь ли вы инженером или специалистом по обработке данных, в конце вам понадобятся числа на листе Excel, чтобы представить свою работу. Среди многих других функций Excel проверка данных – одна из распространенных функций, которые можно использовать в команде или групповой среде. Например, вы можете отправить Excel всем своим коллегам для заполнения ограниченных значений. Это поможет вам избежать ввода произвольного текста и поместить данные в заданный диапазон. В этой статье давайте рассмотрим, как создать проверку данных в Microsoft Excel с различными параметрами.

По теме: Как исправить медленный Excel и ускорить работу?

1 Определение правил валидации

Excel позволяет устанавливать правила проверки для отдельных ячеек или диапазонов ячеек. Вы можете использовать это, чтобы контролировать принятие определенных значений только в определенных ячейках.

Давайте возьмем пример для проверки ведомости успеваемости студента.

  • Ячейки под столбцом «Тема 1» должны быть числовыми.
  • Допустимое значение от 0 до 100.
  • Это не может быть текст, меньше нуля или больше 100.
  • Excel должен автоматически отклонить все остальные записи.

Вы можете определить правила проверки данных в Excel, выполнив следующие шаги.

  • Чтобы установить эти проверки, сначала выберите диапазон ячеек, значения которых вы хотите ограничить. В нашем примере мы выбираем ячейки с D4 по D7.
  • Перейдите на вкладку «Данные» и выберите параметр «Проверка данных» в группе «Инструменты для работы с данными».

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Создание правила проверки данных в Excel

  • Откроется диалоговое окно «Проверка данных». Вы можете настроить разрешенные записи для выбранных ячеек на вкладке «Настройки» диалогового окна.
  • Щелкните раскрывающийся список под «Разрешить:» и выберите желаемое значение. В нашем примере мы выберем для отметок целое число.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Настройки проверки данных Excel

  • В поле со списком «Данные» вы можете определить условия действия. Это ограничивает возможности ввода, и мы выбираем вариант «между», поскольку нам нужно разрешить только значения от 0 до 100. Помните, что параметры будут меняться в зависимости от вашего выбора. Например, если вы выберете «больше», вы увидите только текстовое поле для ввода «минимального» значения.
  • Для условия «между» вы можете определить возможный диапазон в полях «Минимум» и «Максимум». Мы введем минимум 0 и максимум 100.

Нажмите кнопку «ОК», и теперь, когда вы успешно настроили проверку данных для выбранных ячеек.

2 Предупреждение об ошибке правила проверки

Используя правило проверки, вы можете ограничить допустимые значения в ячейке. Когда вы попытаетесь ввести значение 110 в ячейку D4, Excel покажет вам сообщение об ошибке и ограничит вас.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Данные не разрешены из-за неверных записей

Однако в сообщении об ошибке не отображается допустимый диапазон от 0 до 100. Чтобы сделать сообщение об ошибке более значимым, вы можете создать настраиваемое сообщение об ошибке, которое дает четкие инструкции при возникновении ошибки.

  • Выберите ячейку или диапазон ячеек и перейдите в «Данные> Проверка данных», как описано выше. Мы рекомендуем вам выполнить этот шаг вместе, чтобы вы могли настроить проверку и сообщение об ошибке за один шаг.
  • Когда вы находитесь в диалоговом окне «Проверка данных», перейдите на вкладку «Предупреждение об ошибке».
  • В поле «Заголовок» введите заголовок ошибки.
  • Введите сведения о правиле на панели «Сообщение об ошибке».

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Предупреждение об ошибке проверки данных

Важная часть – установить стиль сообщения об ошибке. Щелкните раскрывающийся список «Стиль», и вы увидите три варианта – «Остановить», «Предупреждение» и «Информация». В зависимости от ваших потребностей вы можете полностью ограничить значение ячейки или разрешить пользователям выводить предупреждение или информационное сообщение. Например, когда пользователь вводит 110, в нашем случае вы получите следующие ошибки для разных стилей предупреждений.

Связанный: Советы по Excel для повышения вашей продуктивности.

2.1. Остановить предупреждение об ошибке:

Это также предупреждение по умолчанию, которое появляется, когда вы не настраиваете никаких пользовательских сообщений об ошибках. Excel не позволит вам ввести недопустимые записи, и вы должны ввести разрешенные значения.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Остановить оповещение об ошибке

2.2. Предупреждение об ошибке:

Это простое информационное предупреждение, и Excel позволит вам продолжить с недопустимым значением, когда вы нажмете кнопку «ОК».

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Предупреждение об ошибке информации

2.3. Предупреждение об ошибке:

Это предупреждение, и Excel предложит вам варианты продолжения или отмены.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Предупреждение об ошибке

3 Сообщение о вводе правила проверки

Как и предупреждение об ошибке, вы также можете создать отображаемое сообщение при нажатии на ячейку. Это поможет ввести правильные данные за один шаг до появления ошибки.

  • Выберите ячейку или диапазон ячеек и перейдите в «Данные> Проверка данных», как описано выше.
  • Когда вы находитесь в диалоговом окне «Проверка данных», перейдите на вкладку «Входное сообщение».
  • В поле ввода «Заголовок» введите заголовок сообщения об ошибке.
  • Введите сведения о правиле на панели «Входное сообщение».

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Входное сообщение проверки данных

Щелкните подтвержденную ячейку, чтобы увидеть сообщение ввода, как показано ниже, в качестве инструкции.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Сообщение о вводе правила проверки

Это будет полезно, когда у вас есть большой Excel с разными типами проверки данных в разных ячейках.

По теме: Как исправить ошибки формул в Excel?

4 Правила проверки существующих данных

Когда вы создаете правило проверки, маловероятно, что ваша таблица Excel все еще пуста. Следовательно, вы должны позаботиться о некоторых настройках при использовании правил проверки для существующих данных.

4.1. Расширение проверки данных

Когда вы выбираете ячейки вне правил проверки и щелкаете по опции «Проверка данных», Excel выдаст вам сообщение.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Расширение проверки данных

Вы можете нажать «Да», чтобы расширить проверку на выбранные ячейки. Однако проблема в том, что Excel НЕ будет проверять какие-либо существующие данные с вашими правилами проверки. Вы можете использовать правило проверки только для записей, которые следуют ранее установленному правилу. Excel проигнорирует существующие данные без проверки. Единственный вариант, доступный в Excel, – это пометить недопустимые данные, чтобы их можно было исправить вручную.

4.2. Маркировка существующих недопустимых значений

Чтобы найти недопустимые существующие ячейки данных, перейдите в меню «Данные» и нажмите кнопку раскрывающегося меню «Проверка данных» в группе «Инструменты для работы с данными». Теперь выберите запись «Обвести недопустимые данные», чтобы выделить недопустимые ячейки красными кругами, как показано ниже:

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Циркуляция неверных данных

4.3. Удаление метки с неверных данных

Используя круги проверки, вы можете создать четкий обзор недопустимых данных в своей таблице. Если вы исправили значения или кружки вам больше не нужны, их можно легко удалить.

Вы можете снова использовать запись «Очистить круги проверки» в раскрывающемся списке «Проверка данных», чтобы удалить метку красного круга.

5 Список правил валидации

В качестве альтернативы правилам проверки вы можете использовать список, содержащий все допустимые значения. Таким образом, каждый пользователь может просто выбрать между доступными значениями и вставить правильные данные. Другими словами, вы можете ограничить выбор пользователя в пределах указанных значений. В нашем примере вы можете разрешить только такие отметки, как 50, 60, 70, 80 и 90, и ограничить любой другой ввод данных пользователем.

Когда вы находитесь во всплывающем окне «Проверка данных», перейдите на вкладку «Настройки»:

  • Выберите запись «Список» в раскрывающемся списке «Разрешить».
  • Выберите вариант «Раскрывающийся список в ячейке», чтобы отображать значения в раскрывающемся списке.
  • Установите или снимите флажок «Игнорировать пустое место» в зависимости от ваших потребностей.
  • Введите допустимые значения в текстовое поле «Источник» через запятую. Если требуемые значения уже существуют в таблице или на других листах, после щелчка в поле «Источник» выберите соответствующую область, чтобы принять значения. Убедитесь, что источник значений доступен в той же книге Excel, чтобы он работал, когда вы делитесь Excel с другими.
  • Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Проверка данных со значениями списка

Отформатированная таким образом ячейка при активации получает стрелку списка. Теперь вы можете ввести одно из возможных значений вручную или открыть список с помощью кнопки со стрелкой, а затем выбрать нужную запись.

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

Выберите значения из списка

Вы также можете настроить входное сообщение и предупреждение об ошибке, как описано выше.

Используйте кнопку «Очистить все», чтобы удалить все проверки данных, сообщения ввода и предупреждения об ошибках одним щелчком мыши.

Источник записи: www.webnots.com
Leave A Reply

Этот веб-сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта. Мы предполагаем, что вы согласны с этим, но вы можете отказаться, если хотите. Принимаю Подробнее